Ondertekenen met eenvoudige elektronische handtekeningen betekent dat je je handtekening tekent op een tablet of computer, een afbeelding van je handtekening uploadt of een tekst gebaseerde handtekening maakt. Als je een gedetailleerde uitleg wilt over het ondertekeningsproces met eenvoudige elektronische handtekeningen, bekijk dan deze handleiding: Hoe een document te ondertekenen.

• Wat is een gewone elektronische handtekening?
• Waar vind je de optie voor gewone elektronische handtekeningen?
• Hoe activeer je gewone elektronische handtekeningen voor je ondertekenaars?

Wat is een eenvoudige elektronische handtekening?

Een eenvoudige elektronische handtekening gemaakt met Penneo is veel veiliger dan een conventionele handtekening met pen, omdat zowel het IP-adres van de ondertekenaar als de datum en tijd van de handtekening worden geregistreerd en een integraal onderdeel worden van het uiteindelijke digitale document. Hierdoor zijn de integriteit van de inhoud en het niet kunnen aanpassen ervan gewaarborgd. Een eenvoudige elektronische handtekening is echter niet zo veilig als een handtekening met een elektronische ID en voldoet niet aan alle eisen van de eIDAS-verordening. Daarom raden we aan om het enkel als laatste redmiddel te gebruiken wanneer je een handtekening nodig hebt van iemand die geen elektronische ID heeft of er geen toegang toe heeft.

Waar vind je de optie voor gewone elektronische handtekeningen?

Als je een document wilt verzenden ter ondertekening en je wilt dat je ondertekenaars eenvoudige elektronische handtekeningen kunnen gebruiken, moet je de optie activeren tijdens het aanmaken van het dossierbestand.

Let op dat de optie voor eenvoudige elektronische handtekeningen alleen geactiveerd kan worden als de beheerders van je Penneo-bedrijfsaccount deze toegestane ondertekeningsmethode hebben ingeschakeld in de accountinstellingen op bedrijfsniveau.

Als je de optie voor eenvoudige elektronische handtekeningen niet kunt vinden tijdens het aanmaken van het dossierbestand (volg de onderstaande instructies), betekent dit waarschijnlijk dat eenvoudige elektronische handtekeningen niet zijn toegestaan volgens de bedrijfsinstellingen. Om eenvoudige elektronische handtekeningen in te schakelen, moet je eerst contact opnemen met één van de beheerders van je Penneo-account en hen vragen om het als toegestane ondertekeningsmethode in te schakelen. Verwijs hen naar deze handleiding: Hoe je de instellingen van je bedrijfsaccount kunt bekijken en wijzigen.

Als eenvoudige elektronische handtekeningen een toegestane ondertekeningsmethode zijn volgens de accountinstellingen van je bedrijf, kun je je ondertekenaars in staat stellen dit te gebruiken door de onderstaande stappen te volgen.

Hoe activeer je gewone elektronische handtekeningen voor je ondertekenaars?

Tijdens het aanmaken van het dossierbestand, nadat je de instellingen voor het dossierbestand hebt gekozen en de documenten hebt geüpload, voeg je de ondertekenaars toe.

Voor elke individuele ondertekenaar moet je een naam en adres toevoegen en kun je een rol kiezen, de naam van hun rol aanpassen en optionele instellingen inschakelen. De optie voor eenvoudige elektronische handtekeningen is zichtbaar in deze stap, zodat je deze kunt inschakelen (het is ook mogelijk om eenvoudige elektronische handtekeningen toe te staan nadat je het dossierbestand hebt verzonden door de instellingen van de ondertekenaar te wijzigen).

Onthoud dat de opties die je kiest voor een ondertekenaar alleen van toepassing zijn op die specifieke ondertekenaar (niet op alle ondertekenaars in het dossierbestand). Als je meer ondertekenaars wilt toelaten om een eenvoudige elektronische handtekening te gebruiken, moet je de optie voor elk van hen apart inschakelen.

Kies de Penneo-interface die je gebruikt om te leren hoe je de optie voor eenvoudige elektronische handtekeningen kunt activeren.

Als je de Penneo Web Interface gebruikt

1. Maak een dossierbestand aan zoals je normaal zou doen totdat je bij de stap komt waar je ondertekenaars kunt toevoegen. Klik vervolgens op Ontvanger toevoegen en vul de velden in met de gegevens van je ondertekenaar.
2. Klik op Geavanceerde opties weergeven.
3. Onder Ondertekeningsopties vink je één of meer opties voor gewone elektronische handtekening aan om deze beschikbaar te maken voor je ondertekenaar. Let op: je moet dit proces herhalen voor elke individuele ondertekenaar waarvoor je de optie voor gewone elektronische handtekening wilt inschakelen.

• Als je deze optie niet kunt vinden, komt dit mogelijk doordat het geen toegestane ondertekeningsmethode is volgens de accountinstellingen van je Penneo-bedrijf (je moet dan contact opnemen met een van de beheerders van je bedrijfsaccount en hen vragen om het als toegestane ondertekeningsmethode in te schakelen).
• Als je de optie wel kunt zien, maar deze niet kunt aanvinken, komt dit mogelijk doordat je een van de toegangscontrole-opties hebt ingeschakeld (Gevoelige Informatie, Toegangscontrole en Rijksregisternummer). Je kunt gewone elektronische handtekeningen niet inschakelen als je één van deze beveiligingsmaatregelen hebt ingeschakeld. Als je gewone elektronische handtekeningen wilt inschakelen, moet je eerst die toegangscontrole-opties uitschakelen.

4. Nadat je met succes gewone elektronische handtekeningen hebt ingeschakeld door het vakje naast de optie aan te vinken, klik je op Ontvanger toevoegen. Deze ondertekenaar kan nu via gewone elektronische handtekeningen ondertekenen zodra hij/zij de document(en) ontvangt.

Deze ondertekenaar kan nu via eenvoudige elektronische handtekeningen ondertekenen zodra hij/zij de document(en) ontvangt.

• een handtekening tekenen op een tablet, computer of vergelijkbaar apparaat

• een afbeelding van een handgeschreven handtekening uploaden (afbeelding mag niet groter zijn dan 2 MB)

• een tekst gebaseerde handtekening maken (door de naam in te typen op een toetsenbord)

Als je de Desktop Applicatie gebruikt

1. Maak een dossierbestand aan zoals je normaal zou doen totdat je bij de stap komt waar je ondertekenaars kunt toevoegen. Vul vervolgens de velden in met de gegevens van je ondertekenaar.
2. Aan de rechterkant van de gegevens van je ondertekenaar zie je de optie Eenvoudige elektronische handtekeningen. Vink de vakjes aan die je wilt inschakelen om eenvoudige elektronische handtekeningen voor de ondertekenaar mogelijk te maken.

• Als je deze optie niet kunt vinden, komt dit mogelijk doordat het geen toegestane ondertekeningsmethode is volgens de accountinstellingen van je Penneo-bedrijf (je moet dan contact opnemen met een van de beheerders van je bedrijfsaccount en hen vragen om het als toegestane ondertekeningsmethode in te schakelen).
• Als je de optie wel kunt zien, maar deze niet kunt aanvinken, komt dit mogelijk doordat je een van de toegangscontrole-opties hebt ingeschakeld (Gevoelige Informatie, Toegangscontrole en Rijksregisternummer). Je kunt eenvoudige elektronische handtekeningen niet inschakelen als je één van deze beveiligingsmaatregelen hebt ingeschakeld. Als je eenvoudige elektronische handtekeningen wilt inschakelen, moet je eerst die toegangscontrole-opties uitschakelen.

3. Nadat je met succes eenvoudige elektronische handtekeningen hebt ingeschakeld door het vakje onder de optie aan te vinken, klik je op Volgende.

Deze ondertekenaar kan nu eenvoudige elektronische handtekeningen gebruiken zodra hij/zij de document(en) ontvangt.

Let op dat je dit proces moet herhalen voor elke individuele ondertekenaar waarvoor je de optie voor gewone elektronische handtekeningen wilt inschakelen.

Opmerking: hoewel het normaal gesproken mogelijk is om eenvoudige elektronische handtekeningen toe te staan nadat je je dossierbestand hebt verzonden, moet dit via je archief gebeuren - het is dus niet mogelijk om dit te doen in de Desktop Applicatie.