Zodra alle betrokken partijen de documenten hebben ondertekend, ontvang je een e-mail. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen die zijn gekozen voor het dossier door de verzender (b.v. of opties voor toegangscontrole al dan niet zijn ingeschakeld), bevat deze e-mail ofwel

• de ondertekende documenten als bijlagen - die rechtstreeks vanuit de e-mail kunnen worden gedownload;
• een link om toegang te krijgen tot de ondertekende documenten.

Hieronder vindt u instructies om de ondertekende documenten te downloaden (als ze niet als bijlage bij de e-mail terug te vinden zijn); kies de situatie die bij u past en volg de stappen:

1. Ik wil een ondertekend document downloaden 
2. Ik wil een ondertekend document downloaden dat ik ter ondertekening heb verzonden
3. Ik kan een document niet vinden in mijn archief

Ik wil een ondertekend document downloaden

Als u een document via Penneo hebt ondertekend, is er automatisch een privé-archief voor u aangemaakt dat u kunt openen door in te loggen op Penneo met dezelfde methode die u hebt gebruikt bij het ondertekenen van het document.

Volg deze stappen om toegang te krijgen tot het ondertekende document en het te downloaden

1. Ga naar https://app.penneo.com/.
2. Log in met dezelfde methode die je hebt gebruikt bij het ondertekenen van je documenten (als je je eID hebt gebruikt, moet je diezelfde eID gebruiken om in te loggen).
3. Eenmaal ingelogd zou je je archief moeten kunnen zien. Je documenten zijn waarschijnlijk opgeslagen in je standaardmap, die meestal Ongesorteerd heet. Zoek het dossier met de documenten die je wilt bekijken of downloaden en klik erop. Als je het document niet kunt vinden, kan het zijn dat het dossier nog niet is afgerond - dat wil zeggen dat nog niet alle betrokken partijen de documenten hebben ondertekend. Controleer uw e-mail om er zeker van te zijn dat u een bevestiging van afronding hebt ontvangen.
4. Zodra u het relevante dossier hebt gevonden, kunt u kiezen wat u wilt downloaden:
   • Als het dossier meerdere documenten bevat, kunt u ze allemaal in één keer downloaden als zip-bestand. Klik hiervoor rechtsboven op Alle documenten downloaden.
   • Om een enkel document als PDF te downloaden, navigeer je naar de documentenlijst aan de linkerkant en klik je op het document dat je wilt downloaden. Je vindt de knop Als PDF downloaden naast de documentsleutel boven het voorbeeld.

Ik wil een ondertekend document downloaden dat ik ter ondertekening heb verzonden

Als u een Penneo-account hebt en documenten ter ondertekening hebt verzonden, kunt u deze vinden in uw accountarchief en downloaden

1. Wanneer u ingelogd bent op uw Penneo account, ga dan naar uw archief door te klikken op Beheer in het linker menu en vervolgens op Case Files.
2. Zoek het dossier met de documenten die u wilt bekijken of downloaden en klik erop.
3. Zodra u het betreffende dossier hebt gevonden, kunt u kiezen wat u wilt downloaden:
   • Als het dossier meerdere documenten bevat, kun je ze allemaal tegelijk downloaden als een zip-bestand. Klik hiervoor rechtsboven op Downloaden.
   • Om een enkel document als PDF te downloaden, navigeer je naar de documentenlijst door naar beneden te scrollen. Klik op het document dat je wilt downloaden. Je vindt de knop PDF downloaden in de rechterbovenhoek boven het voorbeeld.

Ik kan het document niet terugvinden in mijn archief

Als u op zoek bent naar een ondertekend document in uw archief en het niet kunt vinden, kan het zijn omdat het dossier nog niet is afgerond - dat wil zeggen, niet alle betrokken partijen hebben de documenten ondertekend.

Het eerste wat u moet doen is de e-mail die u van Penneo heeft ontvangen controleren om te bevestigen dat het document door alle partijen is ondertekend en kan worden gevonden in uw archief.

Als u een e-mail hebt ontvangen waarin staat dat het document is ondertekend door alle partijen, maar u kunt het nog steeds niet vinden in uw archief, kan de reden zijn dat u op zoek bent naar het ondertekende document in het verkeerde archief.

Dit kan gebeuren omdat u misschien meerdere archieven in Penneo heeft.

Als u documenten meerdere keren hebt ondertekend via Penneo met verschillende eID's, heeft u meerdere archieven (omdat een privé-archief automatisch wordt aangemaakt voor elke verschillende eID en toegankelijk is door in te loggen met de bijbehorende eID).

Als u dus inlogt met een eID en het ondertekende document, dat u zoekt, niet kunt vinden in uw archief, kan dat betekenen dat u het document met een andere eID hebt ondertekend. Daarom moet u uitloggen uit Penneo en opnieuw inloggen met een andere eID.

U bent een bedrijfsgebruiker in Penneo

Als u een gebruikersaccount hebt dat is gekoppeld aan een bedrijfsaccount in Penneo en u wilt een document zien dat is verzonden voor ondertekening vanuit dat account, dan moet u de referenties gebruiken die zijn ingeschakeld voor uw gebruikersaccount om toegang te krijgen tot het archief.

Als u inlogt en het document dat u zoekt niet kunt zien in uw gebruikersaccount, kijkt u mogelijk naar het privéarchief dat automatisch voor u werd aangemaakt toen u in het verleden uw eID gebruikte voor het ondertekenen van persoonlijke documenten via Penneo. Daarom moet u uitloggen uit Penneo en inloggen met de referenties die u gebruikte bij het activeren van uw gebruikersaccount. Als u een gebruikersnaam en wachtwoord gebruikte, dan moet u inloggen met die inlogmethode om uw gebruikersarchief te zien.

Als je wilt kunnen inloggen op je gebruikersaccount (gekoppeld aan een bedrijfsaccount in Penneo) met je eID, dan moet je je eID koppelen aan je gebruikersaccount door deze handleiding te volgen.

Lees hier meer over hoe in te loggen in Penneo.