Het ophalen van afgeronde, ondertekende documenten

Toegang tot afgeronde Penneo-documenten via e-mail

Wanneer alle betrokken partijen de documenten in Penneo hebben ondertekend, ontvangt u een e-mailmelding. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen die de maker of verzender voor het dossier heeft gekozen (zoals het verwerken van gevoelige gegevens), bevat deze e-mail óf de ondertekende documenten als bijlagen om direct te downloaden, óf een link om de ondertekende documenten online te bekijken.

Als de ondertekende documenten niet als bijlage in uw e-mail staan, volgt u de instructies hieronder die van toepassing zijn op uw situatie:

1. Ik wil een ondertekend document downloaden
2. Ik wil een ondertekend document downloaden dat ik heb verzonden voor ondertekening
3. Ik kan een document niet vinden in mijn archief

Ondertekende documenten downloaden als ondertekenaar in Penneo

Als u een document via Penneo hebt ondertekend met een van de volgende elektronische ID's — MitID (Privé of Erhverv), BankID NO/SE, FTN, BeID, of Itsme (wanneer Itsme zowel is gebruikt om te openen als te ondertekenen) — wordt er automatisch een privéarchief voor u aangemaakt.

U krijgt toegang tot dit archief door in te loggen op Penneo met dezelfde elektronische ID die u heeft gebruikt bij het ondertekenen (gebruikte u bijvoorbeeld een specifieke eID om te ondertekenen, dan moet u diezelfde eID gebruiken om in te loggen).

Let op: Er wordt geen privéarchief aangemaakt als u heeft ondertekend met een Simple Electronic Signature (SES), ID Verifier, AusweisApp en in sommige gevallen ook Itsme. 

Volg deze stappen om als ondertekenaar toegang te krijgen tot een ondertekend document en dit te downloaden:

1. Ga naar https://app.penneo.com/.

2. Log in met dezelfde methode die u heeft gebruikt bij het ondertekenen van uw documenten.

3. Zoek het dossier in uw archief. Uw documenten staan waarschijnlijk in de standaardmap Ongesorteerd. Klik op het dossier met de documenten die u wilt bekijken of downloaden.

4. Kies de gewenste downloadoptie in het dossieroverzicht:

   - Alle documenten downloaden: Klik rechtsboven op Download alle documenten om een zip-bestand te downloaden.

   - Eén document downloaden: Ga naar de documentenlijst aan de linkerkant, selecteer het gewenste document en klik boven de preview op Download als PDF (naast de documentcode).

Ondertekende documenten downloaden als verzender in Penneo

Gebruikers met een Penneo-account die documenten ter ondertekening hebben verzonden, kunnen de definitieve documenten rechtstreeks uit hun accountarchief ophalen.

Volg deze stappen om ondertekende documenten als verzender te downloaden:

1. Log in op uw Penneo-bedrijfsaccount. Go naar het archief door in het linkermenu op Archief te kliken en vervolgens Voltooid te selecteren.

2. Zoek het specifieke dossier met de documenten die u wilt bekijken of downloaden en klik erop.

3. Kies de gewenste downloadoptie:

   • Alle documenten downloaden: Klik rechtsboven op Download om alle documenten in het dossier als zip-bestand te downloaden.

   • Eén document downloaden: Scrol naar de documentenlijst, selecteer het document en klik rechtsboven boven de documentpreview op Download PDF.

Problemen oplossen bij ontbrekende documenten in het Penneo-archief

Kunt u als ondertekenaar een specifiek document niet vinden in uw archief? Dat komt meestal door een van de volgende redenen:

• U heeft het dossier nog niet ondertekend.

• U heeft ondertekend met een ondertekenmethode die geen archief aanmaakt.

Als u heeft ondertekend met een methode die wel een archief ondersteunt, verschijnen de documenten daar zodra u uw handtekening heeft gezet.

Moeten andere partijen het dossier ook nog ondertekenen? Dan krijgen de documenten de status In afwachting. Pas wanneer alle partijen hebben ondertekend, is het proces definitief afgerond en verandert de status naar Voltooid.