Hieronder vindt u instructies over hoe u de instellingen/details van een ondertekenaar kunt wijzigen nadat u een dossier heeft verzonden.
Als u de instructies voor het wijzigen van een specifieke instelling/detail niet kunt vinden, betekent dit dat het misschien niet mogelijk is om deze te wijzigen na het verzenden; lees deze handleiding voor meer informatie: Wat kan worden gewijzigd in een dossier nadat het is verzonden?
Opmerking: u kunt de details of instellingen van een ondertekenaar die al heeft ondertekend niet wijzigen.
- Hoe wijzig ik e-mailadres en/of naam?
- Hoe 'namens' wijzigen of toevoegen
- Herinneringsinterval wijzigen
- Eenvoudige elektronische handtekeningen in-/uitschakelen
- Hoe rijksregisternummer of VATIN toevoegen of bewerken
- Hoe toegangscontrole wijzigen
- Ondertekenaar verwijderen
- Hoe SMS verificatie toevoegen
Zoek het relevante dossier in uw archief of vind het in In afwachting.
Hoe e-mailadres en/of naam wijzigen
- Klik in het dossier op de ondertekenaar waarvan je de gegevens wilt wijzigen.
- Ga naar de tab Stamgegevens.
- Wijzig de naam en het e-mailadres door in de respectievelijke velden te typen en druk op Wijzigingen opslaan.
- Als je het e-mailadres hebt gewijzigd, moet je een nieuw verzoek ter ondertekening naar het nieuwe e-mailadres sturen. Ga hiervoor naar het tabblad Acties en klik op Verzoek opnieuw verzenden.
Hoe 'namens' te wijzigen of toe te voegen
- Klik in het dossier op de ondertekenaar waarvan je de gegevens wilt wijzigen.
- Ga naar de tab Stamgegevens.
- Wijzig 'Namens' door in het betreffende veld te typen en druk op Wijzigingen opslaan.
Hoe wijzig je het herinneringsinterval
- Klik in het dossier op de ondertekenaar van wie je de instellingen wilt wijzigen.
- Ga naar de tab Stamgegevens.
- Wijzig het herinneringsinterval door op het plusje of minnetje naast het getal te klikken en druk op Wijzigingen opslaan.
Eenvoudige elektronische handtekeningen in-/uitschakelen
- Wanneer je het dossier bekijkt, klik je op de ondertekenaar waarvan je de instellingen wilt wijzigen.
- Ga naar de tab Stamgegevens.
- Kies welke Eenvoudige Elektronische Handtekening u wilt in-/uitschakelen en druk op Wijzigingen opslaan. Als u Eenvoudige elektronische handtekeningen niet kunt inschakelen, kan dat een van de volgende oorzaken hebben:
- Het kan zijn omdat je toegangscontrole hebt ingeschakeld tijdens het aanmaken van het dossier. Als dat het geval is, moet je toegangscontrole uitschakelen om vervolgens Eenvoudige elektronische handtekeningen in te schakelen.
- Als u na het uitschakelen van toegangscontrole nog steeds Eenvoudige elektronische handtekeningen niet kunt inschakelen, kan het zijn dat u de optie Gevoelige informatie hebt ingeschakeld tijdens het aanmaken van het dossier. Je kunt controleren of dat het geval is door helemaal naar beneden te scrollen in de dossierweergave; als je de optie Gevoelige informatie hebt ingeschakeld, zie je "Toegangscontrole is ingeschakeld" onder Gevoelige gegevensbescherming. In dit geval kunt u deze instelling niet meer wijzigen (de optie Gevoelige informatie kan niet worden uitgeschakeld nadat u het dossier hebt verzonden; daarom kunnen de Eenvoudige elektronische handtekeningen niet worden ingeschakeld).
Hoe rijksregisternummer of VATIN toevoegen of bewerken
Notitie: enkel Zweedse, Deense, Noorse en Finse rijksregisternummers en Deense VATIN's kunnen toegevoegd worden in Penneo Sign. Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor Belgische rijksregisternummers en Belgische BTW nummers.
- Wanneer u het dossier bekijkt, klikt u op de ondertekenaar van wie u de gegevens wilt wijzigen.
- Ga naar het tabblad Beperkingen.
- Selecteer het land waarop het rijksregisternummer betrekking heeft en voer het nummer in het relevante veld in. Als je niet zeker bent van het formaat, raadpleeg dan deze handleiding: Wat is het juiste formaat voor rijksregisternummers?. Als je een BTW nummer toevoegt, doe je dat door het BTW-veld in te typen (let op: BTW is alleen van toepassing op Deense organisatienummers).
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Hoe de instellingen voor toegangscontrole wijzigen
- Wanneer je het dossier bekijkt, klik je op de ondertekenaar waarvan je de instellingen wilt wijzigen.
- Kies de tab Beperkingen.
- Klik op Vereis identificatie om documenten te bekijken op Verplicht om toegangscontrole in te schakelen.
- Klik op Wijzigingen opslaan. Als u het bericht "Mislukt bij het opslaan van wijzigingen" krijgt, kan dit zijn omdat u Eenvoudige elektronische handtekeningen hebt ingeschakeld. Om toegangscontrole in te schakelen, schakelt u Eenvoudige elektronische handtekeningen uit en probeert u het opnieuw. Als je meer wilt weten over toegangscontrole, raadpleeg dan deze handleiding: Hoe toegangscontrole werkt.
Hoe een ondertekenaar verwijderen
- Wanneer u het dossier bekijkt, klikt u op de ondertekenaar die u wilt verwijderen.
- Selecteer de tab Acties.
- Klik op Ondertekenaar verwijderen.
- Bevestig uw keuze voor verwijdering door op Ja, verwijderen te klikken. Merk op dat je deze verwijdering niet ongedaan kunt maken.
Hoe SMS verificatie toevoegen
Houd er rekening mee dat u ook een rijksregisternummer en een BTW nummer terug kunt vinden. Deze functies zijn niet beschikbaar voor Belgische ondertekenaars.
- Wanneer u het dossier bekijkt, klikt u op de ondertekenaar wiens gegevens u wilt wijzigen. Dit is een belangrijke stap omdat het essentieel is om de juiste persoon te selecteren voordat u wijzigingen aanbrengt. Het is aan te raden om goed te controleren of u de juiste ondertekenaar heeft gekozen om eventuele fouten te voorkomen.
- Ga vervolgens naar het tabblad Beperkingen. Dit tabblad bevat verschillende opties die u kunt instellen om de toegang en mogelijkheden van de ondertekenaar te beheren. Hier kunt u specifieke beperkingen toepassen die relevant zijn voor de ondertekenaar in kwestie.
- Selecteer SMS, kies het land van uw ondertekenaar en voeg zijn/haar telefoonnummer toe. Dit is cruciaal voor de communicatie met de ondertekenaar, vooral als u belangrijke updates of bevestigingen via sms wilt verzenden. Zorg ervoor dat het telefoonnummer correct is ingevoerd om miscommunicatie te voorkomen.
- Klik ten slotte op Wijzigingen opslaan. Dit is de afsluitende stap in het proces, en het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle aangebrachte wijzigingen correct zijn voordat u deze opslaat. Door op deze knop te klikken, bevestigt u dat alle gegevens zijn bijgewerkt zoals bedoeld.