De toegangscontrole is een functie die u kunt gebruiken om de toegang te beperken en extra beveiligingslagen toe te voegen aan de documenten die u via Penneo verzendt. Deze functie bestaat uit verschillende opties (Gevoelige informatie, Toegangscontrole, Rijksregisternummer en SMS verificatie) die u kunt combineren om het beveiligingsniveau van uw documenten te reguleren. Het is belangrijk op te merken dat u geen eenvoudige elektronische handtekeningen kunt inschakelen als u een van deze beveiligingsmaatregelen activeert.
Hieronder vindt u een overzicht van de beschikbare opties en mogelijke combinaties, evenals hun locatie tijdens het aanmaken van een dossier.
Opties en combinaties
De volgende opties en combinaties zijn beschikbaar:
- Gevoelige informatie
- Toegangscontrole
- SMS-verificatie
- Rijksregisternummer (SSN) (niet van toepassing in België)
- Combinatie van Toegangscontrole en Rijksregisternummer (niet van toepassing in België)
- Combinatie van Gevoelige informatie en Rijksregisternummer (niet van toepassing in België)
Gevoelige informatie
Wanneer u de optie 'Dit dossier bevat gevoelige informatie' activeert, moet elke persoon die het document wil openen eerst zijn identiteit bevestigen door in te loggen met zijn elektronische identificatie. Dit betekent echter alleen dat men een eID moet hebben om het document te openen, wat inhoudt dat iedereen met een eID potentieel toegang heeft tot de documenten. Hierdoor is de toegang tot het document niet beperkt tot specifieke personen (bijvoorbeeld de ondertekenaars van het dossier). Bovendien zal het document met de geactiveerde optie 'gevoelige informatie' niet als bijlage bij de finalisatie e-mail worden gevoegd. In plaats daarvan kunnen de ondertekenaars en de afzender het document alleen openen via app.penneo.com. Daarnaast kunt u geen ontvangers in kopie aan het dossier toevoegen. Met de optie Gevoelige informatie ingeschakeld, wordt de Toegangscontrole automatisch ingeschakeld voor alle ondertekenaars en kan deze niet worden uitgeschakeld.
Toegangscontrole
Als u de optie Toegangscontrole inschakelt, moet elke persoon die het document wil openen zijn identiteit bevestigen door in te loggen met zijn elektronische identificatie. Dit houdt in dat men een eID moet hebben om het document te openen, wat betekent dat iedereen met een eID potentieel toegang heeft tot de documenten. Hierdoor is de toegang tot het document niet beperkt tot specifieke personen (zoals de ondertekenaars van het dossier).
Het is belangrijk op te merken dat deze optie in de desktopapplicatie wordt aangeduid als Privé.
SMS-verificatie
Wanneer de optie SMS-verificatie is ingeschakeld, moet de ondertekenaar zijn identiteit bevestigen via SMS voordat hij het dossier kan inzien. Voor meer informatie over SMS-verificatie, kunt u dit artikel raadplegen.
Rijksregisternummer (SSN)
Opmerking: Deze functie is alleen van toepassing op Deense, Zweedse, Noorse en Finse ondertekenaars en kan daarom niet worden gebruikt voor Belgische ondertekenaars.
Wanneer u de optie Rijksregisternummer (SSN) activeert door het rijksregisternummer van de ondertekenaar(s) in het daarvoor bestemde veld in te voeren, kan iedereen met de link ter ondertekening het document inzien, maar alleen de persoon met het bijbehorende rijksregisternummer kan het document ondertekenen.
Daarnaast is er ook een optie VATIN; deze is echter alleen van toepassing op ondertekenaars met een Deens organisatie nummer. De VATIN-optie werkt op dezelfde manier als de SSN-optie.
Combinatie van Rijksregisternummer en Toegangscontrole
Opmerking: Deze functie is alleen van toepassing op Deense, Zweedse, Noorse en Finse ondertekenaars en kan daarom niet worden gebruikt voor Belgische ondertekenaars.
Als u zowel het Rijksregisternummer als de Toegangscontrole inschakelt, kan alleen de persoon met het bijbehorende rijksregisternummer het document inzien en ondertekenen.
Combinatie van Rijksregisternummer en Gevoelige informatie
Opmerking: Deze functie is alleen van toepassing op Deense, Zweedse, Noorse en Finse ondertekenaars en kan daarom niet worden gebruikt voor Belgische ondertekenaars.
Wanneer u zowel het Rijksregisternummer als de optie Gevoelige informatie inschakelt, wordt de Toegangscontrole automatisch ingeschakeld voor alle ondertekenaars. Dit betekent dat alleen de persoon met het bijbehorende rijksregisternummer het document kan inzien en ondertekenen. Bovendien is het niet mogelijk om ontvangers in kopie aan het dossier toe te voegen, en zullen de documenten niet als bijlage bij de finalisatie email worden verzonden.
Waar kan ik deze opties vinden?
De opties verschijnen op verschillende plaatsen, afhankelijk van de Penneo-interface die u gebruikt. Kies de versie die voor u van toepassing is in het onderstaande overzicht of scroll naar beneden voor meer informatie over de locatie van de opties in elke versie van Penneo.
| Als u de webinterface van Penneo gebruikt | Als u de desktopapplicatie gebruikt |
Als u de webinterface van Penneo gebruikt
U kunt de optie Sensitief vinden in de eerste stap van het aanmaken van een dossier, onder de taalkeuze. Om deze optie te activeren, vinkt u het vakje Dit dossier bevat gevoelige informatie aan.
De toegangcontrole, de optie voor het rijksregisternummer en de verificatie via SMS zijn beschikbaar wanneer u een nieuwe ontvanger toevoegt.
- U kunt Niet beperkt selecteren als u de opties eID of SMS niet wilt inschakelen. Dit betekent dat iedereen toegang heeft tot het dossier zonder extra verificatie.
- Als u eID selecteert, kunt u het burgerservicenummer van de ondertekenaars toevoegen. Hierdoor kunnen alleen de ondertekenaars met het bijbehorende burgerservicenummer het dossier openen. Deze optie is alleen beschikbaar voor ondertekenaars uit Denemarken, Noorwegen, Zweden en Finland.
- U kunt de SMS-verificatie inschakelen door SMS te selecteren en de landcode en het telefoonnummer van uw ondertekenaars toe te voegen. Alleen de ondertekenaars die toegang hebben tot deze telefoonnummers kunnen het dossier openen.
U kunt kiezen of identificatie verplicht is door te klikken op Verplicht of Niet verplicht onder Identificatie vereist om documenten te bekijken. Als u Dit dossier bevat gevoelige informatie heeft geselecteerd tijdens de eerste stap van het aanmaken van het dossier, of als u een toegangscontrole-optie voor de ondertekenaar (eID of SMS) heeft toegevoegd, wordt deze optie automatisch als verplicht weergegeven.
Als u geen rijksregisternummer of telefoonnummer aan het dossier heeft toegevoegd en u selecteert Verplicht, wordt de toegangscontrole ingeschakeld. De ondertekenaar moet zich aanmelden met itsme voordat hij de documenten kan bekijken. Houd er rekening mee dat iedereen met een itsme-account de documenten kan bekijken.
Als u de desktopapplicatie van Penneo gebruikt
De optie Gevoelige informatie is te vinden in de eerste stap van het aanmaken van een dossier, onder de dossierselectie. De toegangcontrole wordt Privé genoemd in de desktopapplicatie en is te vinden in de derde stap, naast de Eenvoudige Elektronische Handtekeningen. Het rijksregisternummer wordt aangeduid als rijksregisternummer en kan worden gevonden naast de rol van de ondertekenaar. Als u niet zeker bent van het formaat van het rijksregisternummer, lees dan hier: Wat is het juiste formaat voor rijksregisternummers?