Elk Penneo archief is standaard privé en persoonlijk.
Dit betekent dat je als gebruiker de enige bent die jouw mappen en dossiers kan bekijken, tot ze gedeeld worden met andere gebruikers.
We raden je aan jouw mappen te delen met jouw collega’s zodat anderen jouw dossier bestanden kunnen opvolgen als je afwezig bent. Als je toegang nodig hebt tot een map die aangemaakt werd door een andere gebruiker, zal je die gebruiker moeten contacteren en deze moeten vragen de map met jou te delen.
Toegang levels tot gedeelde mappen
Je kan gebruikers verschillende rechten geven tot een map. Hieronder kan je een overzicht terugvinden van de toegang levels en wat ze precies betekenen.
Je kan geen map verwijderen die met jou gedeeld is. Door het verwijderen van een map dat met jou gedeeld is, verwijder je enkel jouw toegang tot deze map. De map zal niet verwijderd worden voor de eigenaar van de map en de andere gebruikers die toegang hebben tot de map.
| Kan bekijken | Kan bewerken | Kan beheren | |
| Dossierbestanden in een map bekijken | X | X | X |
| Dossierbestanden in een map bewerken | X | X | |
| Dossierbestanden in een map opslaan | X | X | |
| Dossierbestanden in een map verwijderen | X* | X | |
| Rechten tot een map bewerken | X | ||
| Toegang van andere gebruikers tot een gedeelde map verwijderen | X |
*Het is enkel mogelijk een dossierbestand in een gedeelde map te verwijderen indien je de eigenaar bent van dat dossierbestand.
Het aanmaken van mappen
- Ga naar de plek in het archief waar je een nieuwe map wilt creëren. Als je jouw map op de foute plek gecreëerd hebt, kan je deze altijd verplaatsen.
- Klik op Nieuwe Map. Een pop-up venster zal verschijnen en je kan jouw nieuwe map een naam geven.
- Geef jouw map een naam en klik op Aanmaken.
Het delen van mappen
- Bepaal welke map je wilt delen, beweeg de muis over de map en klik op het deel icoon.
- Noteer de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee je de map wilt delen.
- Selecteer de rechten die de gebruiker zou moeten krijgen in het dropdownmenu.
- Klik op Delen.
Indien de gebruiker op hetzelfde Penneo bedrijfsaccount dan jou zit, zal de gebruiker automatisch toegang tot de map krijgen. Als je de map deelt met externe medewerkers, zullen deze een uitnodiging ontvangen om de map te openen. Je zal deze externe medewerkers kunnen terugvinden onder Uitnodigingen in behandeling.