De ondertekeningsstroom is het eerste wat je te zien krijgt wannneer je een nieuw dossierbestand creëert.
Het concept van ondertekeningsstromen omvat:
- Ondertekenende rollen
- Types van documenten
- De volgorde waarin the ondertekenaars het verzoek ter ondertekening zullen ontvangen en ondertekenen
Je kan deze Engelstalige video die meer informatie over ondertekeningsstromen hier terugvinden.
Wat is een ondertekeningsstroom en hoe werkt het?
De ondertekeningsstroom bepaalt welke ondertekenaars (gebaseerd op hun rol) welke documenten zullen ondertekenen en in welke volgorde.
Met andere woorden, een ondertekeningsstroom omvat een combinatie van rollen, types van documenten en rondes.
Het is niet verplicht om alle types van documenten en ondertekenende rollen te gebruiken. Je moet wel minstens een ondertekenbaar document type kiezen met een bijpassende ondertekenaar. Elk dossier bestand moet minstens een document ter ondertekening bevatten en ten minste een ontvanger hebben met een ondertekenende rol.
Hieronder vind je een uitleg over de betekenis van de termen die we tot nu toe gebruikt hebben:
- Rollen worden toegewezen aan ondertekenaars. Het bepaalt welke documenten de ondertekenaars zullen ondertekenen en in welke ronde. Je kan verschillende rollen toewijzen aan dezelfde ondertekenaar, maar als de verschillende rollen die toegewezen werden aan de ondertekenaar voorkomen in verschillende rondes, zal de persoon mogelijks meerdere keren moeten ondertekenen. Je kan de naam van een rol aanpassen zoals getoond wordt in deze handleiding: Hoe kan ik de rolnaam van mijn ondertekenaar aanpassen?. Het hernoemen van een rol heeft geen invloed op zijn ‘gedragingen’, m.a.w. De regels dat van toepassing zijn voor deze rol m.b.t. de documenten die ondertekend moeten worden en in welke volgorde.
- Types van documenten zijn enkel bedoeld om je te helpen met het opzetten van een ondertekeningsstroom en om documenten ter ondertekening toe te wijzen aan elke ondertekenaar. Document types zijn enkel zichtbaar voor jou - de ondertekenaars krijgen deze niet te zien. Als je dus een geschikt document type vindt, maar de benaming is niet bruikbaar voor jouw specifiek document, kan je deze nog steeds gebruiken zonder het eindresultaat te beïnvloeden (de persoon die dit zal ondertekenen en de volgorde hiervan).
- Rondes bepalen in welke volgorde de documenten ondertekend worden. Wanneer je een ondertekeningsstroom bekijkt, zie je de nummers in de tab. Deze verwijzen naar de rondes - de volgorde waarin de overeenkomstige ondertekenende rollen de documenten zullen ondertekenen. Daarnaast wordt ook de relatie tussen ondertekenende rollen en types van documenten getoond. Als een cel in een tabel leeg is (geen nummer heeft), moet de ondertekenaar in de overeenkomstige kolom deze documenten niet ondertekenen in de overeenkomstige rij.
Hier zie je een voorbeeld van een simpele ondertekeningsstroom:
- De kolommen verwijzen naar de ondertekenende rollen
- De rijen verwijzen naar de types van documenten
- De nummers heeft een dubbele functie. Ze geven aan dat een bepaalde ondertekenaar een bepaald document moet ondertekenen en in welke ronde de ondertekening moet plaatsvinden.
In dit voorbeeld is er een document dat ondertekend moet worden door alle ondertekenaars (zie eerste rij) in een zekere volgorde (ondertekenaar 1 moest eerst ondertekenen, ondertekenaar 2 moet als tweede ondertekenen enz.).
Daarom zal de ondertekeningsstroom als volgt verlopen: Ondertekenaar 1 zal het verzoek ter ondertekening ontvangen; als hij ondertekend heeft, zal Ondertekenaar 2 hetzelfde document ontvangen ter ondertekening; tenslotte zal Ondertekenaar 3 het verzoek ter ondertekening ontvangen.
Omwille van de rondes zal Ondertekenaar 2 geen verzoek ter ondertekening ontvangen tot Ondertekenaar 1 ondertekend heeft enz.
Als er twee ondertekenaars zijn met de rol van Signer 1, moeten zij allebei het document ondertekenen zodat de eerste ronde voorbij is en de tweede ronde kan starten.
Zoals je kan zien in de tabel moeten de andere 3 documenten niet ondertekend worden door alle ondertekenaars, maar enkel een ondertekenaar per document (ondertekenaar 1 moet document 1 ondertekenen, ondertekenaar 2 moet document 2 ondertekenen enz.).
Sommige ondertekeningsstromen zijn meer complex, zoals de ondertekeningsstroom van een jaarlijks rapport dat je hieronder kan zien:
In dit voorbeeld (de ondertekeningsstroom van het jaarlijks rapport) zullen de ondertekenaars met de rol van de boekhouder moeten ondertekenen in de tweede ronde, dus zij zullen geen link ter ondertekening ontvangen tot alle ondertekenaars die het document moesten ondertekenen in de eerste ronde ondertekend hebben.
Als jouw bedrijf een nieuwe ondertekeningsstroom nodig heeft dat specifiek aan jouw noden dient te voldoen, aarzel dan niet om ons te contacteren door een verzoek in te dienen bij ons Support team. Wij zullen jou dan helpen om een geschikte ondertekeningsstroom te vinden.
Het verzoek voor een nieuwe ondertekeningsstroom dient ingediend te worden door een beheerder. Afhankelijk van jouw overeenkomst met Penneo kunnen er bijkomende kosten worden aangerekend om deze taak uit te voeren.
Waar vind ik de ondertekeningsstromen?
Met de Penneo Web Interface
In de eerste stap van het creëren van een nieuw dossierbestand, zie je het veld van de Ondertekeningsstroom onder het Titel veld. Je kan volgende stappen ondernemen om de ondertekeningsstroom te bekijken:
- Selecteer een ondertekeningsstroom.
- Eens geselecteerd, kan je klikken op het vraagteken naast de Ondertekeningsstroom. Een tab dat lijkt op het voorbeeld in dit artikel zal tevoorschijn komen. Hier kan je zien hoe de specifieke ondertekeningsstroom werkt (het linken van de ondertekenende rollen met de documenten die ondertekend moeten worden en ook elke ronde wordt getoond).
Met de Penneo Desktop Applicatie
In de eerste stap van het creeren van een nieuw dossierbestand kan je het type dossierbestand selecteeren onder de naam van het dossierbestand. Je kan volgende stappen ondernemen om de ondertekeningsstroom te bekijken:
- Selecteer een ondertekeningsstroom.
- Eens geselecteerd, kan je klikken op het vraagteken naast de Ondertekeningsstroom. Een tab dat lijkt op het voorbeeld in dit artikel zal tevoorschijn komen. Hier kan je zien hoe de specifieke ondertekeningsstroom werkt (het linken van de ondertekenende rollen met de documenten die ondertekend moeten worden en ook elke ronde wordt getoond).