Om documenten te verzenden ter ondertekening, moet je een dossierbestand aanmaken. Hieronder vind je instructies terug waarin het proces van het aanmaken van een dossierbestand wordt uitgelegd. 

Om meer te leren over het aanmaken van een dossierbestand, volg de instructies in de video of volg de handleiding hieronder. 

Je kan de Engelstalige video hier terugvinden.

1. Wanneer je je inlogt in Penneo, kan je klikken op Nieuwe maken in het linkermenu en dan op Dossierbestand of klik op Dossier in het Dashboard. 

2. Voeg de details toe aan jouw dossierbestand 

• Voeg een titel toe aan jouw dossier 
• Selecteer een ondertekeningsstroom voor jouw dossier vanuit het drop-downmenu. De ondertekeningsstroom die je kiest bepaalt de rol van de ondertekenaars en in welke volgorde de documenten ondertekend zullen worden. Je kan op het vraagteken klikken om de details van de ondertekeningsstroom te bekijken. Bekijk dit artikel om meer te leren over ondertekeningsstromen: De werking van ondertekeningsstromen.
• Selecteer de map waarin je het dossierbestand wilt opslaan. 
• Selecteer of de ondertekenaars alle documenten in het dossierbestand mogen bekijken of enkel de documenten die ze zelf dienen te ondertekenen. Je kan meer leren over deze instelling in dit artikel: Welke documenten kunnen ondertekenaars bekijken?.
• Selecteer de taal van de ondertekenaars. De taal die je kiest zal gebruikt worden als de taal van het systeem wanneer ondertekenaars de documenten openen en de taal van de standaard e-mail templates van Penneo.
• Selecteer of het dossierbestand gevoelige informatie bevat. Als je meer te weten wilt komen over deze functie, lees dan het artikel: De werking van toegangscontrole.
• Optioneel: Je kan op ‘Geavanceerde opties tonen’ klikken om de optie ‘Dit dossier dient ondertekend te worden in een vergadering’ aan te vinken indien alle ondertekenaars dit document dienen te ondertekenen in een vergadering. Door deze optie te activeren, zullen de verzoeken ter ondertekening niet individueel naar elke ondertekenaar verzonden worden. In plaats daarvan zul jij (de verzender van het dossierbestand) een e-mail ontvangen met alle linken. 
• Optioneel: Onder ‘Geavanceerde opties tonen’ kan je een referentie aanmaken. De referentie heeft geen technisch effect in het dossierbestand; het is enkel bedoeld voor een persoonlijke manier van sorteren, bijvoorbeeld. 

3. Klik op Opslaan en doorgaan

4. Voeg de gewenste PDF bestanden toe aan het dossierbestand. Om PDF’s toe te voegen, klik op Documenten Uploaden of sleep de documenten in het venster. Je kan meerdere documenten in een keer toevoegen. Bekijk dit artikel om meer te weten te komen over het aanbevolen formaat en grootte van het bestand: Welke bestanden kan ik uploaden in Penneo? (types en groottes). 

5. Zodra je de documenten geüpload hebt, kan je hun titel aanpassen en hun type selecteren. Als je veranderingen moet maken in de documenten of indien je de documenten moet verwijderen na het uploaden, kan je dit doen door op de pen te klikken naast het document. Je kan ook de volgorde waarin de documenten bekeken moeten worden door de ondertekenaars/ontvangers wijzigen. Om deze volgorde te wijzigen, kan je jouw muis bewegen over de zes vierhoekjes links van de naam van het document en kan je de documenten slepen en lossen op de juist plek. Je moet telkens minstens een document dat ondertekend dient te worden uploaden om succesvol een dossierbestand aan te maken. 

6. Klik op Opslaan en doorgaan zodra je alle gewenste documenten opgeladen hebt in jouw dossierbestand. 

7. Je moet nu alle ondertekenaars en hun rollen toevoegen. De rollen bepalen welke ondertekenaars welke documenten kunnen ondertekenen en wanneer. Klik op Ontvanger toevoegen. 

8. Voeg nu een ontvanger per keer toe door alle informatie in te geven: 

• Voeg Naam toe 
• Voeg E-mail toe 
• Optioneel: Voeg Namens toe
• Selecteer een rol voor de ondertekenaar. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het type document dat je gekozen hebt. Je kan de rolnamen aanpassen door Rolnamen aanpassen aan te vinken en door de nieuwe rolnaam in het veld te schrijven. 
• Optioneel: Je kan de toegang beperken door SMS verificatie aan te zetten. Lees hier meer over in dit artikel: SMS verificatie. 
• Optioneel: Je kan ervoor kiezen om de toegang te beperken door identificatie verplicht te maken. Lees hier meer over in dit artikel: De werking van toegangscontrole.
• Optioneel: Je kan Eenvoudige Elektronische Handtekening (SES) inschakelen indien identificatie niet verplicht is en indien de beheerder van het bedrijfsaccount dit ingeschakeld heeft als een toegestane ondertekeningsmethode in de bedrijfsinstellingen.
• Optioneel: Je kan het herinneringsinterval aanpassen voor deze ondertekenaar.
• Optioneel: Je kan ontvangers van een kopie toevoegen - deze zijn niet betrokken in het ondertekeningsproces, maar ontvangen de ondertekende documenten eens ze gefinaliseerd zijn. Voeg een ontvanger van een kopie toe door op Een kopie ontvangen te klikken bovenaan jouw pop-up window. 

9. Zodra je klaar bent, klik op Ontvanger toevoegen onderaan de pagina. 
10.  Klik op Opslaan en doorgaan.

11.  Dit is de laatste stap van het proces van het aanmaken van een dossierbestand en je kan nu jouw dossierbestand controleren. Bekijk alle details om te controleren of er iets veranderd moet worden. Als je iets wilt veranderen of verbeteren, kan je terug gaan in het proces door op de verschillende stappen bovenaan de pagina te klikken. 

• Optioneel: Je kan de inhoud van de e-mails die jouw ondertekenaars/ontvangers zullen ontvangen kiezen. In de meeste gevallen zullen de ondertekenaars drie verschillende types van e-mails ontvangen: Bericht aan ondertekenaars, Dossier voltooid en Herinneringen. Je kan kiezen uit een sjabloon, een sjabloon aanpassen of jouw eigen e-mail schrijven. Je kan ook jouw eigen e-mail sjabloon aanmaken (om ze te hergebruiken voor andere dossierbestanden); bekijk hoe hier: Het aanmaken van e-mail sjablonen. De standaard sjablonen van Penneo worden automatisch vertaald in de taal die gekozen hebt in de eerste stap. 
• Onder Configuratie kan je een datum toevoegen waarop het dossierbestand verzonden moet worden of kan je een vervaldatum toevoegen. 
• Een vervaldatum wordt misschien niet getoond, maar zal nog steeds van toepassing zijn na verzending. Dit komt omdat jouw bedrijf een standaard vervaldatum ingesteld heeft voor alle dossierbestanden die bepaald wordt door jouw beheerders. 

12. Wanneer je het dossierbestand gecontroleerd hebt en de nodige wijzigingen hebt aangebracht, klik je op Documenten verzenden. 

Ik heb problemen met het creëren van mijn dossierbestand

Als er een probleem is tijdens het creëren van jouw dossierbestand zal Penneo dit markeren in het geel. Lees de opmerkingen en ga terug in het proces om het dossierbestand aan te passen. 

Als je de Penneo Desktop Application gebruikt, kan je deze handleiding bekijken voor instructies over het creëren van een nieuw dossierbestand: Het installeren, opzetten en gebruiken van de Desktop Application om dossierbestanden te creëren.