Dit artikel geeft je een overzicht van jouw dashboard en archief, wat het bevat en hoe je het kunt gebruiken.

Jouw archief bevat alle dossiers die je hebt aangemaakt, ondertekend of dossiers die anderen met je hebben gedeeld.

• Het dashboard
• Opvolging van dossierbestanden
• Opvolging van verwijderde dossierbestanden
• Opvolging van formulieren 
• Verander de instellingen van jouw profiel

Het dashboard 

Zodra je inlogt op Penneo, krijg je het Dashboard te zien. 

In de linkerbovenhoek van het Dashboard zie je een Overzicht met vijf categorieën. Zodra je op één van de categorieën klikt, krijg je een overzicht van alle dossierbestanden die tot deze categorie behoren en hun status te zien. Je kan enkel de status van jouw eigen dossierbestanden bekijken. Je hebt dus geen zicht op de status van dossierbestanden in gedeelde mappen.

Je kan volgende categorieën terugvinden in het overzicht:

• Concepten: in deze categorie heb je zicht op de dossierbestanden die je gecreëerd en opgeslagen hebt, maar dat je niet verzonden hebt (neem een kijkje op deze handleiding over het hervatten van een dossierbestand vanuit een concept)
• In afwachting: in deze categorie kun je alle dossierbestanden terugvinden die verzonden werden voor ondertekening, maar die nog niet ondertekend zijn door alle partijen. Deze dossierbestanden zullen automatisch naar ‘Voltooid’ verplaatst worden zodra alle partijen ondertekend hebben.
• Voltooid: hier kan je alle dossierbestanden terugvinden die ondertekend werden door alle partijen. De voltooide dossierbestanden kunnen niet meer gewijzigd worden aangezien hun status zo ver gevorderd is. 
• Afgekeurd: in deze categorie kun je alle dossierbestanden terugvinden die afgekeurd werden door minstens één ondertekenaar. Zelfs indien sommige ondertekenaars wel ondertekend hebben en slechts één van de ondertekenaars weigerde de documenten te ondertekenen, zal het dossierbestand niet als ‘Voltooid’ opgeslagen worden. Het zal opgeslagen worden in de categorie ‘Afgekeurd’. De status van de afgekeurde dossierbestanden kan gewijzigd worden naar Voltooid door de ondertekenaar die geweigerd heeft te: 
  - Verwijderen uit het dossier,
  - Een nieuwe kans te geven het dossier te ondertekenen door de afwijzing ongedaan te maken.
  Uiteindelijk worden vervallen dossierbestanden ook opgeslagen onder de categorie ‘Afgekeurd’.

• Geplande levering: dossierbestanden die je gemarkeerd hebt met de optie Verzend later; deze dossierbestanden worden hier opgeslagen tot ze automatisch verzonden worden op de gekozen datum en tijd.

Op het dashboard kan je ook shortcuts terugvinden naar het creëren van een nieuw dossier of een nieuw online formulier. Je kan ook een lijst terugvinden van: 

• Dossiers die binnenkort verlopen zodat je acties kan ondernemen (b.v. de vervaldatum aanpassen); 
• Recent afgeronde dossiers
• In afwachting van handtekeningen
• En ‘mijn openstaande handtekeningen’, dossierbestanden die je nog zou moeten ondertekenen. Naast de naam van het dossierbestand kan je een link terugvinden. Je zal terecht komen op de pagina waar je het bestand kan ondertekenen vanuit jouw Penneo archief door op deze link te klikken.

Opvolging van dossierbestanden

Alle dossierbestanden worden opgeslagen in jouw archief. Bekijk dit artikel om meer te leren over het beheren en opvolgen van dossierbestanden.

Om te navigeren naar jouw archief, klik op Archief in het linkermenu.

Hier kan je de hoofdmappen terugvinden. Het is ook mogelijk submappen aan te maken. 

Je kan jouw standaardmap herkennen door het ster icoon naast de naam van de map. Dit betekent dat jouw nieuwe dossierbestanden automatisch opgeslagen zullen worden in deze map. 

Indien je een dossierbestand of submap wilt zoeken, kan je dit enkel doen in de relevante map, m.a.w. de map waarin ze opgeslagen werden. De zoekfunctie werkt enkel in jouw huidige weergave in het archief. 

Elk Penneo archief is standaard privé en persoonlijk. 

Dit betekent dat je als gebruiker de enige bent die jouw mappen en dossiers kan bekijken, tot ze expliciet gedeeld worden met andere gebruikers. Indien andere gebruikers op het account toegang nodig hebben, moet je de map met hen delen. 

Als je klikt op een dossierbestand in jouw archief, kan je de details bekijken (b.v. de ondertekenaars, hun rol, de documenten, het logboek, het referentienummer, de verzenddatum, de vervaldatum en de instellingen betreffende veiligheid en privacy).

Je kan een dossierbestand ook wijzigen als de status in afwachting is (bekijk hoe je dit kan doen via deze handleiding: Hoe instellingen/details van een ondertekenaar wijzigen na het verzenden van een dossierbestand). 

Opvolging van verwijderde dossierbestanden

Alle verwijderde dossierbestanden kan je terugvinden in jouw prullenbak.

Je kan de Prullenbak terugvinden in het linkermenu. 

Jouw bedrijfsaccount (instellingen hiervan worden beheerd door de beheerders) kan mogelijk automatisch dossierbestanden verwijderen en jouw prullenbak leeghalen na een bepaalde tijd. 

We raden je aan jouw beheerders te contacteren i.v.m. instellingen van het bedrijfsaccount om incidenten of problemen met verwijderen van documenten te voorkomen.

Neem een kijkje op Hoe dossierbestanden en mappen verwijderen als je een dossierbestand wenst te verwijderen.

Als je een verwijderd dossierbestand wenst te herstellen, neem dan een kijkje op Hoe dossierbestanden herstellen vanuit de prullenbak. Als een dossierbestand uit de prullenbak verwijderd wordt, is deze permanent verwijderd. Het dossierbestand kan dan niet meer hersteld worden.

Opvolging van webformulieren *

Ingevulde webformulieren worden opgeslagen in hetzelfde archief als dossierbestanden. 

Je kan erachter komen in welke map een ingevuld webformulier opgeslagen wordt door de instellingen te bekijken onder Webformulieren (je kan de instellingen van webformulieren enkel bekijken als jouw gebruikersaccount toegang heeft tot de functie van webformulieren). 

Webformulieren worden doorgaans opgeslagen in gedeelde mappen waar meerdere gebruikers in jouw bedrijfsaccount toegang tot hebben. Als je geen toegang hebt tot zo een gedeelde map, contacteer dan de eigenaar van het sjabloon van het formulier.

Als je een sjabloon van een webformulier wenst te gebruiken, heb je geen toegang tot het webformulier zelf nodig; je hebt enkel de link naar het formulier en toegang tot de map waar de ingevulde formulieren bewaard worden nodig. 

Zolang je de link hebt naar het sjabloon en toegang hebt tot de map waar deze opgeslagen worden, kan je webformulieren gebruiken. 

Echter, als je een sjabloon van een webformulier wenst de wijzigen (of toegang wilt tot de instellingen van het formulier), zal deze functie ingeschakeld moeten worden op jouw gebruikersaccount. Om de functie webformulieren in te schakelen op jouw gebruikersaccount, moet een beheerder van jouw Penneo account een ‘Toegang tot webformulieren’ aanvraag indienen bij Penneo Support. 

* Webformulieren is een betaalde functie waar je een afzonderlijk abonnement voor nodig hebt - aarzel niet om ons te contacteren als je hier meer over te weten wilt komen.

Verander de instellingen van jouw profiel 

Lees dit artikel om te leren hoe je jouw gebruikersprofiel, gegevens en instellingen moet updaten.

Je kan jouw gebruikersdetails terugvinden op jouw Profiel onder Configureren. 

Hier kan je jouw naam, e-mailadres en taal van jouw Penneo interface wijzigen. 

Als je een beheerder bent, kan je ook jouw rechten en aanmeldmethodes beheren. 

Op het tweede tabblad, Inloggegevens beheren, kan je Klassieke inloggegevens bewerken. 

Je kan enkel inloggegevens gebruiken die jouw beheerder voor jou ingeschakeld heeft. Als het niet mogelijk is bepaalde inloggegevens te gebruiken (of een nieuwe methode toe te voegen wanneer je inloggegevens beheert), moet je jouw beheerder contacteren en hen vragen dit in te schakelen voor jouw gebruikersaccount (door deze handleiding te volgen Hoe aanmeldmethoden inschakelen/uitschakelen (voor beheerders)).