In Penneo kan elke gebruiker zijn eigen standaard e-mail sjabloon instellen voor het verzenden van berichten naar ondertekenaars, herinneringsberichten en berichten over afgeronde dossiers. Dit zorgt voor consistente communicatie met ondertekenaars.
Houd er rekening mee dat het instellen van een standaard sjabloon een configuratie op gebruikersniveau is en niet op bedrijfsniveau kan worden geconfigureerd door de beheerder, dus elke gebruiker moet deze stappen onafhankelijk doorlopen.
Om uw standaard e-mailsjabloon in te stellen, moet u eerst inloggen op uw Penneo-account. Zodra u bent ingelogd, klikt u op Configureren in het menu aan de linkerkant en vervolgens op E-mailsjablonen.
Als je een nieuwe e-mail sjabloon wilt maken, raadpleeg dan deze handleiding. Als je liever een bestaande sjabloon kiest, selecteer je gewoon de titel in de lijst aan de linkerkant.
Als je tevreden bent met je sjabloon, zoek dan rechtsonder naar de optie Instellen als standaard. Kies nu als welk type standaardsjabloon deze verzonden moet worden.
- Bericht aan ondertekenaars (dossierbestanden): Dit bericht wordt verstuurd naar ondertekenaars met het verzoek de documenten te ondertekenen wanneer het dossier wordt verstuurd.
- Herinneringsbericht (dossierbestanden): Dit bericht wordt verzonden naar ondertekenaars die nog niet hebben ondertekend, om hen eraan te herinneren om te ondertekenen.
- Bericht dossier voltooid (dossierbestanden): Dit bericht wordt verstuurd wanneer alle partijen de documenten hebben ondertekend.
Dit zorgt ervoor dat je geselecteerde sjabloon automatisch wordt toegepast bij het verzenden van documenten in de toekomst, tenzij je handmatig een ander sjabloon kiest tijdens het verzendproces.