Envoi massif dans l'application de bureau

Introduction à l'envoi massif dans Penneo

Si vous devez envoyer plusieurs dossiers basés sur le même document à différents signataires (envoi massif), vous pouvez utiliser un processus avancé impliquant l'application de bureau Penneo et l'imprimante Penneo.

Ce processus utilise une feuille Microsoft Excel contenant les informations des destinataires (nom, email et autres données) et un document Microsoft Word comme modèle. Le processus génère un code basé sur des champs de fusion, qui est ensuite collé dans le document. Lorsqu'il est « imprimé » via l'imprimante Penneo, les informations des champs sont automatiquement renseignées selon la feuille Excel.

Méthodes de création du code d'impression

Vous pouvez créer des codes d'impression pour l'application de bureau Penneo de deux manières :

1. Construction manuelle via le schéma URI : Vous pouvez construire le code manuellement en utilisant l'intégration du schéma URI, qui est écrit en JSON.
2. Utilisation de l'utilitaire intégré de code d'intégration : Cette méthode recommandée est disponible dans l'application de bureau Penneo. Elle est particulièrement adaptée aux flux de travail utilisant une feuille Microsoft Excel pour les destinataires et un document modèle Microsoft Word.

Pour utiliser l'utilitaire intégré, assurez-vous d'avoir installé l'application de bureau Penneo et l'imprimante Penneo. Cette méthode nécessite également Microsoft Word et Excel pour supporter la fonction de publipostage.

Génération des codes d'intégration dans l'application de bureau

Suivez ces étapes dans l'application de bureau Penneo pour générer le code d'intégration initial :

1. Ouvrez l'application de bureau.
2. Ajoutez des détails à votre dossier. Vous pouvez insérer du texte statique pour les champs identiques ou des noms de remplacement qui seront remplacés plus tard. Une option hybride est également possible, comme utiliser « Contrat » comme nom statique suivi d'un champ de fusion pour le nom du signataire.
3. Configurez les paramètres de votre dossier comme d'habitude.
4. Ajoutez un document de remplacement. Notez que ce PDF spécifique ne sera pas enregistré ; il sert uniquement à construire la structure du code.
5. Ajoutez un signataire de remplacement avec des valeurs temporaires, telles que « SignerName » pour le nom, mail@mail.com pour l'email, et « 1234567890 » pour le numéro de sécurité sociale. Ces valeurs seront remplacées par des champs de fusion plus tard. Configurez les paramètres du signataire, comme les rappels, selon les besoins.
6. Sélectionnez un modèle d'email spécifique pour les destinataires si désiré.

7. Dans la barre de menu supérieure, cliquez sur Développeur, puis sélectionnez Créer un code d'intégration.
8. Copiez le code généré et collez-le dans le document Word que vous souhaitez envoyer. Vous cacherez ce code à une étape ultérieure en réglant la taille de police au minimum et la couleur en blanc.

Configuration du publipostage Microsoft Word pour Penneo

Après avoir collé le code d'intégration dans votre document Microsoft Word, configurez les paramètres de publipostage :

1. Dans Word, allez à l'onglet Publipostage.
2. Cliquez sur Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante.
3. Sélectionnez votre feuille Excel préparée contenant les détails des signataires.

4. Utilisez l'option Insérer un champ de fusion pour ajouter des espaces réservés dans le corps de votre document où vous souhaitez que les informations du signataire apparaissent.

5. Placez votre curseur aux emplacements spécifiques dans le document et sélectionnez les champs correspondants de votre feuille Excel.

Configuration du code d'intégration avec les champs de fusion

Vous devez modifier le code d'intégration collé dans votre document Word pour le relier aux données Excel :

1. Localisez le code d'intégration dans votre document. Remplacez les valeurs de remplacement par les champs de fusion correspondants. Par exemple, remplacez le substitut « SignerName » par le champ de fusion {"Name"}.

2. Mettez à jour le localPath dans le code. Trouvez le chemin dirigeant vers le document de remplacement (par exemple, « C:\Users[USERNAME]\Documents\Test.pdf ») et remplacez toute la chaîne par #printfile#. Le code doit maintenant lire "localPath":"#printfile#".
3. Cachez le code de la vue en réglant sa taille de police au minimum et sa couleur en blanc.
4. Cliquez sur Aperçu des résultats dans l'onglet Publipostage de Word. Utilisez les flèches pour vérifier que les champs de fusion se mettent à jour correctement pour chaque signataire.

Finalisation et envoi des dossiers d'envoi massif

Une fois le document configuré, suivez ce flux de travail pour envoyer les dossiers :

1. Identifiez le signataire que vous souhaitez traiter en premier en utilisant les flèches d'aperçu dans Word.
2. Assurez-vous que l'application de bureau Penneo est vidée. Cliquez sur Options avancées et sélectionnez Effacer les champs.
3. Dans Word, allez dans Fichier, sélectionnez Imprimer, et choisissez l'imprimante Penneo dans le menu déroulant. Cliquez sur Imprimer.
4. Le document se chargera dans l'application de bureau Penneo. Cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Envoyer les documents.
5. Répétez ce processus pour chaque signataire suivant : utilisez les flèches d'aperçu dans Word pour sélectionner le destinataire suivant, videz les champs dans l'application de bureau, imprimez le document via l'imprimante Penneo, et envoyez le dossier.

Glossaire du code d'intégration : paramètres généraux et dossier

Cette section explique les paramètres généraux présents dans le code d'intégration Penneo :

• Espaces dans le code (%20) : Le code ne doit pas contenir d'espaces. Utilisez %20 pour représenter un espace dans les champs de texte (par exemple, Nom%20Prénom).
• Penneo : Le préfixe requis utilisé au début du code pour appeler l'application Penneo.
• templateId : L'ID unique pour le type spécifique de dossier utilisé.
• name : Lorsqu'il apparaît immédiatement après templateId, cela fait référence au nom du dossier. Des champs de fusion peuvent être utilisés ici.
• language : Définit la langue du dossier. Les options supportées sont en (anglais), da (danois), sv (suédois) et no (norvégien).
• folderId : Spécifie le dossier où le dossier sera enregistré. Si omis, le dossier standard par défaut est utilisé.
• signOnMeeting : Active l'option « Signer les documents lors de la réunion ». Réglez sur true ou false (par défaut).
• sensitiveData : Active l'option « Données sensibles ». Réglez sur true ou false (par défaut). Cela peut être contrôlé à l'échelle de l'entreprise par un administrateur.
• visibilityMode : Contrôle les documents que les signataires peuvent voir. Les options sont all_documents ou certain_documents (par défaut).
• messageTemplate : Le nom du modèle d'email à utiliser pour ce dossier.
• messageSubject : Utilisé pour définir l'objet de l'email si aucun modèle n'est sélectionné.
• messageText : Utilisé pour définir le texte du corps de l'email si aucun modèle n'est sélectionné.

Glossaire du code d'intégration : paramètres des documents et signataires

Les paramètres suivants définissent les documents et signataires inclus dans le dossier Penneo :

• documents : Démarre la section contenant les données des documents.
• name (Document) : Fait référence au nom du document. N'oubliez pas d'utiliser %20 pour les espaces ou d'utiliser un champ de fusion.
• order : Définit la séquence des documents dans l'application, en commençant par 0 pour le premier document.
• typeId : Spécifie le type de document, qui dépend du templateId sélectionné.
• localPath : Le chemin du fichier PDF. Utilisez #printfile# lors de l'impression directe du document Word actif afin que le système identifie correctement le document texte.
• signers : Démarre la section contenant les données des signataires.
• name (Signataire) : Le nom du signataire. Supporte %20 pour les espaces et les champs de fusion.
• email : L'adresse email du signataire. Des champs de fusion peuvent être utilisés ici.
• onBehalfOf : Données pour qui le signataire signe au nom de, si applicable. Supporte %20 et les champs de fusion.
• isPrivate : Active l'option « Privé ». Réglez sur true ou false.
• enableTouch : Active l'option « Signature tactile ». Réglez sur true ou false.
• roles : L'ID du rôle attribué au signataire. Les rôles disponibles dépendent du type de document ; plusieurs IDs sont séparés par des virgules.

Glossaire du code d'intégration : paramètres du flux de travail et des destinataires

Ces paramètres gèrent le timing, les rappels et les destinataires supplémentaires pour le dossier :

• reminderInterval : Définit l'intervalle pour les rappels automatisés. La valeur par défaut est 2 jours sauf configuration différente par l'administrateur de votre entreprise.
• sendAt : Définit la date et l'heure d'activation pour l'envoi des documents. Utilisez le format YYYY-MM-DDTHH:MM:SS+HH:MM (par exemple, 2020-12-31T12:00:00+01:00). Ajustez le décalage pour l'heure d'été (+02:00 si active).
• expireAt : Définit la date et l'heure d'expiration. Ce champ suit le même format que sendAt et doit être postérieur à la date d'activation.
• reference : Un champ personnalisé pour un usage personnel (par exemple, tri) sans effet technique. Supporte %20 et les champs de fusion.
• copyRecipients : Démarre la section pour les destinataires supplémentaires qui reçoivent une copie du document finalisé.
• name (Destinataire en copie) : Le nom du destinataire en copie. Supporte %20 et les champs de fusion.