Présentation et portée
Penneo propose une fonctionnalité de suppression automatique permettant aux administrateurs de définir un délai (en jours, mois ou années) après lequel les dossiers de signature sont automatiquement déplacés vers la corbeille.
Application globale : Ce paramètre s'applique à tous les dossiers du compte de l'entreprise, quel que soit leur créateur. Cela facilite votre conformité légale et le respect de vos politiques de sécurité internes. (Link need to be added)
Suppression manuelle : Les utilisateurs conservent la possibilité de supprimer manuellement un dossier à tout moment.
Communication interne : Les réglages de l'entreprise n'étant pas visibles par les utilisateurs standards, nous recommandons aux administrateurs d'informer leurs équipes de la mise en place de cette politique afin d'éviter toute surprise.
Règles de suppression selon le statut du dossier
L'automatisation traite chaque dossier de signature de manière individuelle, en fonction de son statut et de sa dernière activité :
Brouillons : Supprimés en fonction de leur date de création ou de leur dernière mise à jour. (Link need to be added)
Dossiers finalisés : Supprimés selon la date de finalisation ou de la dernière mise à jour (la plus récente des deux). Note : La restauration d'un dossier depuis la corbeille réinitialise son délai. Par exemple, si la politique est de 30 jours, un dossier restauré sera de nouveau supprimé 30 jours après sa restauration, sauf s'il est à nouveau modifié.
Dossiers expirés ou rejetés : Supprimés en fonction de la date de leur dernière mise à jour.
Dossiers en attente ou programmés : Les dossiers en cours de tournée de signature ou en attente d'envoi ne sont jamais soumis à la suppression automatique.
Scénario typique : Configuration d'un déplacement des dossiers finalisés vers la corbeille au bout de 30 jours, suivi d'une suppression définitive du système 30 jours plus tard.
Configurer la gestion automatique des données
Pour automatiser le nettoyage de votre environnement, suivez ces étapes depuis votre interface Penneo :
Cliquez sur Configurer dans le menu latéral gauche, puis sélectionnez Entreprise.
Faites défiler la page jusqu'à la section Gestion des données.
Cochez Suppression automatique des données, puis définissez le délai (jours, mois ou années) après lequel les dossiers finalisés doivent rejoindre la corbeille.
Cochez Vider automatiquement la corbeille, puis définissez la durée de rétention avant la suppression définitive. (Link need to be added)
Note : La suppression définitive s'applique dossier par dossier, en fonction de leur date d'entrée dans la corbeille. Vous pouvez toujours supprimer définitivement des dossiers de manière manuelle avant l'échéance programmée.
Gestion de la corbeille
La Corbeille est accessible directement depuis le menu latéral gauche de votre tableau de bord. À l'intérieur, vous pouvez visualiser la date exacte à laquelle chaque dossier y a été déplacé. Cette visibilité vous aide à suivre la période de rétention restante avant que la purge automatique ne s'active. (Link need to be added)