Activation de l’abonnement Penneo Forms
Penneo Forms est une fonctionnalité payante nécessitant un abonnement distinct. Si la fonctionnalité Forms n’est pas activée dans votre compte entreprise Penneo, il est probable que votre plan d’abonnement actuel ne l’inclut pas. Pour activer Forms sur votre compte, contactez l’équipe commerciale de Penneo à l’adresse sales@penneo.com.
Une fois la fonctionnalité Forms ajoutée à votre abonnement, l’équipe de support Penneo activera la fonction pour les utilisateurs spécifiques de votre entreprise qui en ont besoin. Vous pouvez demander cette activation pour ces utilisateurs en contactant le support Penneo.
Accès utilisateur et configuration du compte
Penneo recommande de créer un compte utilisateur général dédié (par exemple, infomail@votreentreprise.com) pour créer et gérer tous les modèles de formulaire de l’entreprise. Cette méthode est avantageuse car le créateur ou propriétaire d’un modèle de formulaire est le principal destinataire des notifications à chaque fois qu’un formulaire est complété.
Tous les utilisateurs ayant accès à Penneo Forms peuvent utiliser les modèles de formulaire créés par n’importe quel utilisateur.
Propriété et droits des modèles de formulaire
Chaque utilisateur avec accès à Forms a l’autorité de créer de nouveaux modèles de formulaire, qui sont ensuite visibles et disponibles pour tous les autres utilisateurs autorisés. Ces utilisateurs peuvent également modifier n’importe quel modèle de formulaire existant, quel que soit son créateur ou propriétaire actuel. Il est important de noter que modifier un modèle appartenant à une autre personne ne transfère pas la propriété ; le propriétaire original reste inchangé, car seul un administrateur dispose de la permission de réaffecter la propriété. Bien que tous les utilisateurs puissent utiliser n’importe quel modèle disponible dans le système, des privilèges administratifs spécifiques sont réservés uniquement au créateur ou propriétaire du modèle. Plus précisément, seul le propriétaire recevra les notifications lors de la complétion d’un formulaire, et lui seul conserve le droit exclusif de sélectionner ou modifier le dossier de stockage où les données soumises sont enregistrées.
Création étape par étape d’un modèle de formulaire
Pour commencer à créer un modèle de formulaire, connectez-vous sur app.penneo.com et cliquez sur Forms dans le menu latéral gauche. Voici les instructions détaillées pour l’assistant de création de modèle de formulaire :
- Cliquez sur Créer un nouveau modèle en haut à droite.
- Nommer le modèle : Choisissez un nom unique et descriptif pour faciliter sa reconnaissance et sa réutilisation.
- Sélectionner la langue : Choisissez la langue du destinataire du formulaire. Ce choix affecte les boutons (par exemple, « Enregistrer et continuer ») mais ne traduit pas le contenu de votre modèle PDF téléchargé.
- Sélectionner un dossier de stockage : Choisissez le dossier où les formulaires remplis et leurs pièces jointes seront sauvegardés en tant que dossiers de cas.
- Ajouter un PDF : Cliquez sur Sélectionner un fichier PDF pour télécharger le PDF qui servira de corps à votre modèle. Seuls les fichiers PDF sont pris en charge.
- Configurer les champs du modèle de formulaire : Définissez les champs pour le destinataire. Le nom du destinataire et l’email du destinataire sont obligatoires. Vous pouvez en ajouter davantage via le bouton « Ajouter un champ de formulaire ».
- Afficher les options avancées : Activez les paramètres spécialisés comme décrit dans le guide « Options avancées pour les modèles de formulaire ».
- Enregistrer et continuer : Passez à la visualisation du PDF téléchargé pour placer les champs.
- Insérer les champs dans le PDF : Glissez-déposez vos champs sur le document PDF. Vous pouvez utiliser « Afficher les lignes de la grille » et « Afficher l’ordre des champs » pour plus de précision. En savoir plus sur l’insertion des champs de modèle dans votre PDF.
- Finaliser : Cliquez sur Terminé pour enregistrer la configuration et préparer la publication.
- Rendre public : Trouvez le modèle dans votre liste et cliquez sur Rendre public. Une URL/lien unique apparaîtra à droite, représentant votre formulaire actif.
Utilisation et distribution des liens publics des formulaires
Les formulaires Penneo fonctionnent via des URL publiques uniques. Vous pouvez copier ce lien pour votre site web ou l’envoyer aux destinataires par email. Lorsqu’un destinataire remplit le formulaire, le résultat est automatiquement sauvegardé en tant que dossier de cas dans le dossier sélectionné. Le destinataire recevra également une copie par email.
Gestion du stockage et du partage des formulaires complétés
Chaque formulaire complété est stocké en tant que dossier de cas dans le dossier choisi lors de la création du modèle. Ce dossier de cas inclut le formulaire rempli et toutes les pièces jointes fournies par le destinataire. Vous pouvez les retrouver en allant dans Gérer dans le menu de gauche et en sélectionnant Dossiers de cas. Notez qu’il n’est plus nécessaire d’utiliser le dossier « Masseudsendelse » ; vous pouvez sélectionner n’importe quel dossier dans votre archive.
Par défaut, seul le propriétaire du modèle peut accéder au dossier de stockage. Pour permettre à des collègues de consulter les formulaires complétés, vous devez partager le dossier :
- Localisez le dossier de stockage dans votre archive Penneo.
- Cliquez sur le bouton Partager le dossier.
- Saisissez le nom ou l’email du collègue.
- Sélectionnez le niveau d’accès (Voir, Modifier ou Gérer) et cliquez sur Accorder l’accès.
Modification et mise à jour des modèles de formulaire
Tout utilisateur ayant accès à Forms peut modifier les modèles en cliquant sur la roue dentée à côté d’un modèle et en sélectionnant Modifier. Les changements prennent effet immédiatement ; vous n’avez pas besoin de révoquer l’accès public pendant la modification. Toutefois, sachez que révoquer puis réappliquer l’accès public générera une nouvelle URL unique pour le formulaire.
Si vous devez mettre à jour les champs du formulaire, vous devez d’abord modifier le PDF de base sur votre ordinateur, puis le télécharger à nouveau via le bouton Sélectionner un fichier PDF dans l’éditeur. Vous pouvez ensuite ajouter, supprimer (en utilisant l’icône croix) ou réorganiser (en utilisant l’icône six carrés) les champs.
Notez que bien que tout utilisateur ayant accès puisse modifier les noms ou types de champs, seul le propriétaire du modèle peut voir ou changer le paramètre Sélectionner un dossier. Si vous devez changer le dossier de stockage mais que vous n’êtes pas propriétaire du modèle, un administrateur doit d’abord mettre à jour la propriété.
Changement de la propriété d’un modèle de formulaire
Les administrateurs peuvent transférer la propriété d’un modèle pour permettre à différents utilisateurs de recevoir les notifications ou gérer les dossiers de stockage. Pour changer la propriété :
- Cliquez sur la roue dentée à côté du modèle de formulaire et sélectionnez Modifier.
- Localisez le champ Propriétaire du modèle.
- Tapez le nom du nouveau propriétaire et cliquez sur l’utilisateur spécifique suggéré par le système. Les entrées manuelles sans sélection d’une suggestion ne seront pas prises en compte.
- Cliquez sur Enregistrer et continuer.
Penneo ne notifie pas automatiquement les utilisateurs des changements de propriété. Les administrateurs doivent informer manuellement le nouveau propriétaire afin qu’il puisse gérer le partage du dossier ou les paramètres de stockage selon les besoins. Pour plus de contexte, consultez l’ancre concernant la propriété des modèles et comment changer le propriétaire du modèle.