Lorsque vous envoyez des dossiers et créez des signataires, vous pouvez obtenir des suggestions de votre carnet de contacts en fonction de ce que vous tapez dans le champ correspondant.
Notez que seuls les administrateurs peuvent accéder au carnet de contacts pour créer, mettre à jour et supprimer des contacts conservés dans le carnet de contacts. Le carnet de contacts est partagé par tous les utilisateurs de l'entreprise. Cela signifie que si un utilisateur ajoute un contact, celui-ci peut également être utilisé par tous les autres utilisateurs.
Paramètres de stockage des contacts
En tant qu'administrateur, vous pouvez activer l'option de stockage des contacts. Sous Configurer, puis Entreprise, il est possible d'activer l'option Autoriser les utilisateurs à conserver des contacts. Ce paramètre s'applique à tous les utilisateurs de votre compte, sans distinction entre les droits d'utilisateur et d'administrateur.
Une fois cette option activée, les utilisateurs pourront la voir apparaître lorsqu'ils ajoutent un nouveau destinataire lors de la création d'un nouveau dossier.
Attention: si un utilisateur enregistre un nouveau contact, celui-ci sera visible par les administrateurs du compte et pourra être suggéré à d'autres utilisateurs lors de la création d'un nouveau dossier.
Si vous avez autorisé les utilisateurs à enregistrer des contacts, tous les utilisateurs de votre compte auront la possibilité d'enregistrer des contacts par défaut dans leurs propres paramètres de profil.
Si vous choisissez de désactiver cette fonction dans les paramètres de votre entreprise, l'option Stocker dans le carnet de contacts ne sera plus disponible lors de la création d'un nouveau dossier.
En tant qu'administrateur, vous pouvez toutefois continuer à gérer et à ajouter des contacts à votre carnet de contacts.
Comment ajouter, modifier et supprimer un contact
Seuls les administrateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des contacts dans le carnet de contacts. Vous pouvez trouver le carnet de contacts en allant dans Configurer, puis dans Contacts.
- Dans le carnet de contacts, cliquez sur le bouton Ajouter un contact. Saisissez un nom et une adresse électronique. Vous avez également la possibilité de saisir un nom de société, mais ce champ n'est pas obligatoire.
- Pour modifier un contact, cliquez sur le symbole du crayon à côté du contact que vous souhaitez mettre à jour.
- Pour supprimer un contact, cliquez sur le symbole de la corbeille et choisissez Oui, Supprimer.
FAQ
Qui peut enregistrer des contacts?
Si un administrateur a autorisé les utilisateurs à enregistrer des contacts sur le compte, tout le monde pourra choisir d'enregistrer un nouveau contact lors de l'ajout d'un destinataire pendant la création d'un nouveau dossier. Si cette option n'a pas été activée, ni les utilisateurs ni les utilisateurs ayant des droits d'administrateur ne pourront enregistrer des contacts sur le compte de l'entreprise.
Lorsque j'accède à la configuration, je n'ai pas accès au carnet de contacts - pourquoi?
Si vous n'êtes pas administrateur du compte, vous ne pourrez pas consulter le carnet de contacts. Sous Profil, vous pouvez voir le rôle et les droits d'accès dont vous disposez. Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à contacter directement votre administrateur.