Gestion des relations terminées

Si l'un de vos clients met fin à sa relation commerciale avec vous, vous devez néanmoins respecter deux obligations concernant ses données :

• La loi sur le blanchiment d'argent (AML) impose une exigence de conservation des dossiers, selon laquelle vous devez conserver les informations concernant les clients résiliés pendant 5 ans à partir de la fin de la relation commerciale.
• Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) établit l'exigence de minimisation des données, ce qui signifie que vous devez supprimer les informations concernant les clients résiliés après 5 ans à partir de la fin de la relation commerciale.

Par conséquent, vous devez vous assurer de conserver les données des clients résiliés pendant 5 ans et de les supprimer après cette période.

Penneo KYC vous permet de répondre facilement à ces exigences. Pour ce faire, vous devez marquer la relation client comme terminée dans le système, et Penneo KYC s'occupera automatiquement du reste.

Pour procéder, naviguez jusqu'à cette relation client et cliquez dessus. En bas de l'onglet, appuyez sur Envoyez aux archives.

Ensuite, définissez la date de désactivation de la relation client. La date de désactivation peut également être antérieure (jours, mois ou années avant le jour où vous l'avez configurée dans le système).

La relation client sera alors déplacée vers le dossier "Relations clients résiliées", où elle sera conservée pendant 5 ans avant d'être automatiquement supprimée.

Les relations clients déplacées vers le dossier "Relations clients résiliées" sont mises en évidence en gris comme montré ci-dessous.

Pour les relations clients déplacées vers le dossier "Relations clients résiliées", vous utiliserez Penneo KYC comme archive de données. Ce service est inclus dans votre abonnement Penneo KYC. Plus précisément, les relations clients que vous avez marquées comme résiliées et stockées dans le système (en attente de suppression automatique) ne sont pas comptées comme des relations clients actives. En d'autres termes, vous ne payez pas pour elles.

Lorsque vous marquez une relation client comme résiliée, vous libérez de la place pour accueillir un nouveau client sans augmenter votre nombre total de clients. Par exemple, supposons que votre abonnement vous permette de créer 50 relations clients, et que vous en ayez utilisé toutes les 50. Lorsque vous marquez une relation client comme résiliée, vous constaterez que votre nombre de relations clients utilisées passe à 49 sur 50. Par conséquent, vous pouvez créer une nouvelle relation client dans le système.