Suppression automatique des relations

La fonctionnalité de suppression automatique des données a été conçue pour aider à se conformer aux réglementations locales du RGPD, en supprimant automatiquement les relations clients terminées dans un délai sélectionné. Cela facilite également la gestion d'une structure d'aperçu claire en stockant les clients avec lesquels vous travaillez activement sous les relations clients, tandis que ceux sur lesquels vous ne travaillez pas actuellement sont placés dans votre archive. 

• Paramètres
• Rappels 
• Archiver / Désactiver une relation client dans Penneo KYC
• FAQ 

Configurer vos paramètres

Les administrateurs peuvent mettre à jour les paramètres de suppression automatique sous Désactivation des relations clients en bas de la page des paramètres.

En cliquant sur le menu déroulant, les administrateurs peuvent choisir la durée de conservation avant la suppression automatique et configurer le rappel automatique avant la période de suppression automatique. 

Lorsque vous définissez une période de suppression automatique, par exemple 5 ans, le système supprimera automatiquement vos relations clients archivées désactivées après cette période. Ce paramètre s'applique à toutes les relations clients désactivées dans votre compte Penneo KYC.

Les paramètres que vous avez choisis seront appliqués à toutes les relations clients qui ont été désactivées dans votre archive. Cette fonctionnalité n'affectera pas les relations clients actives ou archivées actives. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'archive et les différents statuts des relations clients, veuillez cliquer ici.

Dans le système Penneo KYC, la période de conservation par défaut avant la suppression des données est fixée à 5 ans. Les périodes varient selon l'industrie et le pays, mais se situent généralement entre 3 et 10 ans. 

Rappels

Vous pouvez définir un rappel automatique personnalisé avant la suppression. Cela signifie que si vous avez désactivé une relation client le 1er août 2023 et que vous avez configuré votre rappel personnalisé à 1 mois, vous recevrez une notification le 1er juillet 2028, soit un mois avant la suppression permanente.

Le rappel automatique avant la suppression sera envoyé par e-mail pour vous informer des relations clients désactivées qui sont sur le point d'être définitivement supprimées, conformément à vos paramètres de rappel.

De plus, une notification de 24 heures est par défaut configurée avant que la relation client ne soit définitivement supprimée.

Trouvez la traduction française de l'email ci-dessous:

Vous pourrez voir plus de détails sur une relation client désactivée dans le système KYC en la consultant dans votre archive. Ici, vous pouvez choisir de réactiver la relation client si vous ne souhaitez pas qu'elle soit définitivement supprimée.

Archiver / Désactiver une relation client dans KYC

Si une relation client a été archivée, il est possible de la réactiver ou de la désactiver. Si vous choisissez de la réactiver, elle sera déplacée de l'archive et sera de nouveau visible sous vos relations clients.

Si vous choisissez de désactiver la relation client, elle sera automatiquement supprimée dans le délai que vous avez choisi sous Paramètres. 

Si vous choisissez de désactiver la relation client, une fenêtre contextuelle vous informera du délai après lequel elle sera automatiquement supprimée, basé sur vos paramètres de temps de conservation choisis. Il est nécessaire de choisir la date de désactivation avant de continuer. La date que vous sélectionnez pour désactiver la relation client déclenchera le compte à rebours de la suppression automatique. Si vous avez votre période de suppression automatique fixée à 5 ans et que vous choisissez de la désactiver le 1er août 2023, alors la relation client sera automatiquement supprimée le 1er août 2028, soit 5 ans après la date sélectionnée.

Toutes les actions effectuées sur les relations clients dans l'archive seront visibles dans le journal de bord.

FAQ

Que puis-je faire si j'ai archivé une relation client et que je souhaite reprendre contact avec le client? 

Si vous avez une relation client archivée active, il vous suffit d'accéder à votre archive, de choisir le client que vous souhaitez restaurer et de cliquer sur « Restaurer ». Il sera alors déplacé de votre archive vers le dossier des relations clients.

Si vous souhaitez reprendre contact avec un client archivé désactivé, allez dans l'archive et cliquez sur « Désactivé », localisez la relation client que vous souhaitez réactiver, puis cliquez sur « Réactiver ». Elle sera alors déplacée directement vers l'onglet des relations clients.

Comment puis-je supprimer une relation client avant la date de suppression automatique?

Si vous avez une relation client que vous souhaitez supprimer, vous pouvez simplement cliquer sur « supprimer ». Veuillez garder à l'esprit que cette action supprimera définitivement la relation client avant votre date de conservation choisie. Penneo ne pourra pas vous aider à restaurer les données définitivement supprimées.