La suppression automatique est une fonction qui vous permet de définir le nombre de jours (ou de mois ou d'années) après lequel les dossiers seront automatiquement déplacés vers la corbeille.
Ce paramètre s'applique à tous les dossiers de l'entreprise, quel que soit l'utilisateur qui les a créés. Par conséquent, cette fonction vous permet de mettre en place des politiques de suppression automatique de tous les dossiers dans le compte de votre entreprise dans Penneo. Il est ainsi plus facile de se conformer aux exigences légales auxquelles votre entreprise est soumise et à vos politiques de sécurité internes.
La suppression automatique affectera les dossiers un par un, en fonction de la date de leur dernière mise à jour:
- Les concepts seront automatiquement supprimés en fonction de leur date de création ou de la date de leur dernière mise à jour.
- Les dossiers finalisés seront également supprimés automatiquement en fonction de leur date de finalisation ou de leur dernière mise à jour, selon ce qui est le plus récent. Il est important de noter que la restauration de dossiers de cas supprimés modifie la date de la dernière mise à jour. Par conséquent, même si ces dossiers sont toujours soumis à une suppression automatique, ils ne seront pas supprimés immédiatement après leur restauration. Par exemple, si la suppression automatique est configurée pour 30 jours, les dossiers de cas restaurés qui ne sont plus mis à jour seront de nouveau supprimés automatiquement 30 jours après leur restauration.
- Les dossiers expirés ou rejetés seront supprimés automatiquement en fonction de leur dernière mise à jour.
- Les dossiers en attente ou planifiés ne seront jamais supprimés automatiquement.
Même après avoir activé l'option Suppression automatique des données, il sera toujours possible de supprimer manuellement des dossiers avant la date fixée pour la suppression automatique.
Seuls les administrateurs de votre compte Penneo peuvent activer, désactiver ou modifier l'option de suppression automatique des données.
Les utilisateurs qui n'ont pas les droits d'administrateur ne peuvent même pas voir les paramètres de l'entreprise (qui s'appliquent à tous les comptes d'utilisateurs liés au compte de l'entreprise; par conséquent, les administrateurs doivent se rappeler de notifier les utilisateurs lorsqu'ils modifient les paramètres de l'entreprise afin d'éviter tout problème.
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Cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, puis sur Entreprise.
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Faites défiler la page jusqu'à la section Traitement des données. Ici, vous pouvez Activer l'option de suppression automatique des données en la cochant. Juste en dessous, vous verrez l'option Vider la corbeille automatiquement. Vous pouvez activer cette option de la même manière (en cochant la case à côté). Tout comme la suppression automatique des données, la suppression permanente affecte les dossiers un par un - en fonction du moment de leur suppression de l'archive et de leur arrivée dans la corbeille. Notez que l'option "suppression automatique des données" et l'option "vider automatiquement la corbeille" sont des paramètres qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise. Il est donc extrêmement important que vous informiez vos utilisateurs lorsque vous activez ou modifiez ces paramètres.
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Après avoir activé l'option de suppression automatique des données, vous pouvez définir le nombre de jours (ou de mois ou d'années) après lesquels les dossiers finalisés seront automatiquement déplacés vers la corbeille. Si vous activez également l'option Vider la corbeille automatiquement, vous pouvez définir le nombre de jours (ou de mois ou d'années) après lequel les dossiers dans la corbeille seront définitivement supprimés.
Dans l'exemple ci-dessous, les dossiers finalisés seront déplacés vers la corbeille après 1 mois (30 jours). Ensuite, après un autre mois, ils seront définitivement supprimés de la corbeille.
Notez que les dossiers définitivement supprimés de la corbeille ne peuvent pas être restaurés.