Les paramètres de votre compte d'entreprise ne peuvent être consultés et modifiés que par les administrateurs.
Les utilisateurs qui n'ont pas de droits d'administrateur ne peuvent ni consulter ni modifier les paramètres du compte. Par conséquent, les administrateurs doivent avertir les utilisateurs lorsqu'ils modifient les paramètres d'un compte (par exemple, lorsqu'ils activent la suppression automatique des dossiers).
Vous trouverez ci-dessous des instructions sur chacun des paramètres du compte de l'entreprise.
Trouver les paramètres de l'entreprise
Vous trouverez les paramètres de l'entreprise dans le menu de gauche en cliquant sur Configurer, puis sur Entreprise.
Notez que seuls les administrateurs peuvent voir et modifier ces paramètres.
Détails de l'entreprise
Tout en haut de la page, vous trouverez les coordonnées de votre entreprise : nom, adresse et VATIN.
Vous pouvez modifier ces données en cliquant sur le bouton Modifier les données. Toutefois, il n'est pas possible de modifier le VAT. Si le VAT de votre entreprise a changé ou est incorrect, vous devez contacter votre gestionnaire de compte ou le service commercial de Penneo à l'adresse sales@penneo.com. Suite à la demande, une déclaration de changement de VATIN sera envoyée à toutes les parties concernées pour signature.
Langue par défaut
Ce paramètre détermine la langue de l'interface Penneo pour votre entreprise.
Cependant, chaque utilisateur individuel peut modifier le paramètre de langue dans son compte utilisateur sous Paramètres du profil.
Sécurité et confidentialité
Cette section comprend trois paramètres :
- Autoriser le transfert de propriété des données lors de la suppression de l'utilisateur : Penneo recommande d'activer cette option. Si cette fonction n'est pas activée et que vous supprimez un utilisateur, toutes ses données seront également supprimées. Dans la plupart des cas, il n'est pas possible de récupérer ces données. Vous pouvez en savoir plus sur le fonctionnement de cette option dans ce guide: Comment supprimer un utilisateur et transférer ses données.
- Activer les données sensibles par défaut pour tous les dossiers : Si vous activez cette option, la fonction Données sensibles sera activée par défaut dans tous les dossiers. Toutefois, il est toujours possible de désactiver ce paramètre lors de la création du dossier pour chaque utilisateur. En d'autres termes, l'activation de cette option n'active pas automatiquement la fonction Sensible pour tous les dossiers; elle signifie simplement que l'option Sensible sera automatiquement cochée par défaut, mais que l'utilisateur qui crée le dossier pourra toujours la décocher. Penneo recommande d'utiliser cette option si vous savez d'avance que la plupart des dossiers contiendront des données sensibles.
- Les demandes de signature des dossiers expirent après: Vous pouvez choisir ici le nombre de jours (ou de mois, ou d'années) après lequel les demandes de signature expirent. Le paramètre que vous choisissez ici sera le paramètre par défaut pour chaque dossier créé par n'importe quel utilisateur au sein de votre entreprise. Toutefois, tout comme l'option Sensible décrite ci-dessus, la date d'expiration peut toujours être modifiée au cours du processus de création du dossier.
Traitement des données
Vous pouvez activer (ou désactiver) l'option de suppression automatique des données et définir le nombre de jours (ou de mois ou d'années) après lequel les dossiers finalisés seront automatiquement déplacés vers la corbeille. Ce paramètre s'appliquera à tous les dossiers de l'entreprise, quel que soit l'utilisateur qui les a créés.
La suppression automatique affectera les dossiers un par un, en fonction du moment de leur finalisation.
Après avoir activé l'option "suppression automatique des données", il est toujours possible de supprimer manuellement des dossiers avant la date fixée pour la suppression automatique.
De même, vous pouvez activer (ou désactiver) l'option Vider la corbeille automatiquement et fixer le nombre de jours (ou de mois ou d'années) après lequel les dossiers contenus dans la corbeille seront définitivement supprimés. La suppression permanente affecte les dossiers un par un, en fonction du moment de leur suppression de l'archive et de leur arrivée dans la corbeille. Dans la corbeille, vous pouvez voir quand chaque dossier a été supprimé.
Vous trouverez la corbeille dans le menu de gauche.
Après avoir activé l'option Vider la corbeille automatiquement, il est encore possible de supprimer définitivement des dossiers manuellement avant la date fixée pour la suppression définitive.
Paramètres des dossiers
Le paramètre Intervalle de rappel par défaut permet de déterminer la fréquence à laquelle un signataire qui n'a pas encore signé reçoit des rappels.
Toutefois, chaque utilisateur créant un dossier pourra modifier ce paramètre pour ce dossier. En d'autres termes, si vous définissez un intervalle de rappel par défaut, cet intervalle de rappel sera défini à l'avance pour tous les dossiers, mais l'utilisateur qui crée un dossier pourra toujours le modifier lors de la création du dossier.
Domaine
Le champ domaine est lié à Microsoft Azure Active Directory. Cette fonctionnalité garantit que les utilisateurs de votre entreprise seront dirigés vers le bon compte de l'entreprise dans Penneo, au cas où votre entreprise en aurait plusieurs.
Microsoft Azure tenant ID
Dans ce champ, vous pouvez saisir votre identifiant de locataire.
Qu'est-ce que l'identifiant du locataire et à quoi sert-il?
Si votre entreprise souhaite utiliser le SSO, vous pouvez configurer Penneo et votre Active Directory Azure pour permettre aux employés de se connecter directement à Penneo sans avoir à être invités au préalable.
Chaque Active Directory dans Azure est identifié par une chaîne unique appelée Tenant ID. L'identifiant du locataire est un nombre hexagonal au format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx.
Vous pouvez trouver l'identifiant du locataire dans Azure Active Directory, dans Propriétés, puis dans Identifiant de l'annuaire.
Méthodes de signature autorisées
À ne pas confondre avec les méthodes de connexion - les méthodes de signature autorisées sont les méthodes de signature que vos signataires peuvent choisir lors de la signature (identifiants électroniques nationaux, signatures électroniques simples).
Si un signataire vous signale qu'il n'a pas la possibilité de signer avec la méthode de signature qu'il préfère (un identifiant électronique national spécifique, par exemple), cela peut signifier que la méthode de signature ne figure pas parmi les méthodes autorisées dans les paramètres de votre entreprise.
Par conséquent, pour leur permettre de signer avec leur méthode de signature préférée, vous devrez modifier ce paramètre (en cochant la méthode de signature que vous souhaitez activer). Vous trouverez ce paramètre sous Entreprise, Détails, en bas de la page (Paramètres de Signature).