Lorsque vous envoyez un document pour signature avec Penneo, nous expédions un e-mail au signataire contenant le lien de signature. Dans le journal des événements, vous pouvez vérifier qu'un e-mail a bien été envoyé au signataire (et vous pouvez également voir si le signataire l'a lu et a cliqué sur le lien). Cependant, il peut parfois arriver que nous ne puissions pas confirmer que le serveur de messagerie du signataire a bien reçu l'e-mail. Dans ce cas, Penneo vous enverra un e-mail (vous, l'expéditeur) pour vous informer que nous ne pouvons pas confirmer la livraison de l'e-mail et que vous devez contacter personnellement le destinataire pour obtenir une confirmation.
Raisons possibles pour lesquelles l'e-mail n'a pas été livré:
- Le destinataire a activé une réponse automatique, et nous ne pouvons pas confirmer que l'e-mail est bien arrivé. Cela peut se produire lorsque le destinataire est en congé ou indisponible, et que son serveur de messagerie renvoie une réponse automatique. Dans ces cas, il est préférable d'attendre le retour du destinataire avant de renvoyer l'e-mail.
- L'e-mail a été détecté comme spam par le destinataire. Les filtres anti-spam peuvent parfois bloquer des e-mails légitimes, il est donc conseillé de demander au destinataire de vérifier son dossier de spam ou de courriers indésirables.
- L'adresse e-mail n'est pas trouvée. Cela peut se produire si l'adresse a été mal saisie ou si le compte n'existe plus. Avant d'envoyer un document, il est important de vérifier l'exactitude de l'adresse e-mail du signataire.
- Le fournisseur du destinataire rencontre des problèmes de DNS et ne peut pas recevoir l'e-mail. Des problèmes techniques au niveau du fournisseur de services Internet peuvent empêcher la réception d'e-mails, et cela peut nécessiter une intervention de leur part.
- Si votre entreprise utilise une intégration avec Penneo, le problème pourrait provenir du fait que l'e-mail n'a pas de sujet ou de contenu textuel. Chaque e-mail envoyé via Penneo doit impérativement comporter un sujet et un contenu textuel pour être correctement traité par les serveurs de messagerie.
Nous vous recommandons de contacter le destinataire pour vérifier si l'e-mail est bien arrivé. Pour résoudre ce problème, veuillez suivre ce guide Mon signataire n'a pas reçu d'e-mail avec la demande de signature - que puis-je faire?. Pour renvoyer une demande de signature, vous pouvez suivre ce guide: Comment annuler un refus et renvoyer la demande de signature. Si vous rencontrez toujours des problèmes, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support client.