Vous pouvez envoyer des documents à signer rapidement et facilement avec votre plateforme de messagerie habituelle en utilisant le plugin Outlook de Penneo.
Ceci est particulièrement utile si votre système de gestion de documents ne peut exporter les fichiers que directement vers Outlook.
Notez que ce plugin n'est compatible qu'avec Windows.
Comment installer le plugin Outlook
Assurez-vous que l'application Desktop est déjà installée (v. 1.1.4 ou ultérieure).
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Tout d'abord, assurez-vous que Outlook est fermé pendant le processus d'installation (et pas seulement minimisé).
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Téléchargez Penneo pour Outlook et installez le plugin.
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Ouvrez Outlook. Lors de la création d'un nouvel e-mail, le bouton Send to Penneo doit se trouver dans la barre d'outils supérieure, sous l'onglet Message. Si vous ne voyez pas le bouton Send til Penneo dans Outlook, veuillez consulter ce guide.
Penneo Outlook Plugin est construit sur Visual Studio 2010 pour Office et nécessite VSTO pour Office. Dans la grande majorité des cas, ce programme devrait déjà être installé sur votre ordinateur.
Vous serez informé si votre ordinateur ne dispose pas de VSTO 2010 lors de l'installation du plugin Outlook. Dans ce cas, vous pouvez le télécharger ici.
Pour les administrateurs Citrix et de terminaux, voir le paragraphe ci-dessous : Comment installer le plugin Outlook si vous utilisez Outlook dans un environnement Citrix/Terminal.
Comment envoyer un dossier avec Outlook
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Créez un nouvel e-mail dans Outlook:
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Les destinataires de cet e-mail seront les signataires du dossier, et les destinataires CC seront les destinataires en copie du dossier.
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L'objet du courriel sera le nom du dossier.
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Joignez des documents (seuls les fichiers PDF peuvent être utilisés).
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Cliquez sur le bouton Send to Penneo dans la barre d'outils sous l'onglet Message.
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L'application Penneo Desktop s'ouvre alors. Créez le dossier comme vous le feriez normalement en sélectionnant le type de dossier, le type de document et les rôles des signataires.
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Une fois les paramètres réglés, envoyez le dossier par l'intermédiaire de l'application de bureau en cliquant sur Suivant, puis sur Envoyer les documents. Pour en savoir plus, cliquez ici. Vous n'aurez plus besoin de l'e-mail que vous avez créé dans Outlook; il vous suffit donc de le fermer sans l'envoyer.
Comment installer le plugin Outlook si vous utilisez Outlook dans un environnement Citrix/Terminal
Le plugin Outlook de Penneo ajoute des clés d'enregistrement pendant l'installation sous HKEY Current User, qui doivent être appliquées via la stratégie de groupe lorsque le plugin est installé dans un environnement Citrix.
- Commencez par vous connecter au contrôleur de domaine de l'environnement Citrix.
- Ouvrez la console de gestion des stratégies de groupe et sélectionnez le GPO (ou créez-en un nouveau) auquel les clés doivent être ajoutées.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nouveau GPO et sélectionnez Modifier.
- Sous Configuration de l'utilisateur -> Préférences -> Paramètres Windows, sélectionnez Registre.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris, développez Nouveau et sélectionnez Élément de registre.
- Ajoutez les clés suivantes (voir la capture d'écran pour référence):
Action: Update
Hive: HKEY_CURRENT_USER
Key Path: Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\PenneoOutlookPlugin
Value name: FriendlyName
Value type: REG_SZ
Value data: Penneo Outlook Plugin
Value name: Description
Value type: REG_SZ
Value data: Send documents for signing through Penneo
Value name: Manifest
Value type: REG_SZ
Value data: C:\Program Files (x86)\PenneoOutlookPlugin\PenneoOutlook.vsto|vstolocal
Value name: LoadBehavior
Value type: REG_DWORD
Value data: 3
Base: Hexadecimal
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Close the editor and assign the GPO to the OU containing the users who should be able to open the Penneo plugin in Outlook.