Accès aux modèles de formulaires
Après avoir activé la fonction Formulaires pour votre compte Penneo, notre équipe d'assistance activera la fonction Formulaires pour les utilisateurs de votre compte Penneo qui doivent l'utiliser. Nous vous recommandons également de créer un nouveau compte utilisateur (par exemple, infomail@yourcompanyname.com) qui sera utilisé pour créer tous les modèles de formulaires de votre société. La raison de la création d'un compte utilisateur ad-hoc pour la création de modèles de formulaires est que le créateur/propriétaire du modèle de formulaire sera celui qui recevra des notifications chaque fois qu'un formulaire sera rempli.
Tous les utilisateurs ayant accès aux formulaires peuvent:
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créer de nouveaux modèles de formulaires (que tous les autres utilisateurs ayant accès aux formulaires pourront voir et utiliser)
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modifier des modèles de formulaires existants, quels que soient leur créateur et leur propriétaire.
Si vous modifiez un formulaire qui ne vous appartient pas, le propriétaire du formulaire restera le même (car vous ne pouvez pas changer le propriétaire du modèle de formulaire à moins d'être un administrateur). -
Vous pouvez utiliser des modèles de formulaires, quel que soit leur créateur.
Cependant, le créateur/propriétaire d'un modèle de formulaire est la seule personne qui
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recevra une notification lorsqu'un formulaire sera rempli
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peut sélectionner le dossier dans lequel les formulaires remplis sont stockés
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peut modifier le dossier dans lequel les formulaires remplis sont stockés.
C'est pourquoi nous recommandons de créer un nouveau compte d'utilisateur général et de l'utiliser pour créer tous les modèles de formulaires.
Lors de la création d'un nouveau modèle de formulaire avec ce compte général, tous les autres utilisateurs pourront voir et utiliser le nouveau modèle de formulaire.
Cependant, le dossier sélectionné comme dossier de stockage pour les formulaires remplis devra être partagé par tous les utilisateurs qui ont besoin d'accéder aux formulaires remplis.
Accès aux formulaires remplis
Lors de la création du modèle de formulaire, vous devez sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez que les formulaires remplis soient stockés. Une fois qu'une personne a rempli le formulaire, celui-ci se retrouve dans le dossier sélectionné comme dossier de stockage. Le dossier contient un document, qui est le formulaire rempli, et éventuellement des pièces jointes.
Par conséquent, le dossier de stockage doit être partagé avec tous les utilisateurs qui ont besoin d'accéder aux formulaires remplis.
Le propriétaire du modèle de formulaire (qui est généralement son créateur) est celui qui sélectionne le dossier de stockage lors de la création du modèle de formulaire et il est le seul à pouvoir modifier le dossier de stockage.
Cependant, tout administrateur ayant accès aux formulaires peut modifier la propriété d'un modèle de formulaire et, par conséquent, permettre à une autre personne (qui devient le propriétaire du formulaire) de modifier le dossier de stockage.
Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment trouver, gérer et modifier les modèles de formulaires.
Comment retrouver les formulaires remplis et les pièces jointes
Chaque fois qu'un formulaire est rempli et signé avec succès, il apparaît sous la forme d'un dossier dans le dossier de stockage choisi.
Le dossier contient un document, qui est le formulaire rempli, et éventuellement des pièces jointes.
Voici les instructions pour trouver, visualiser et télécharger un formulaire rempli (et ses pièces jointes, le cas échéant).
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Connectez-vous sur https://app.penneo.com
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Cliquez sur Archive dans le menu de gauche.
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Localisez le dossier dans lequel sont stockés vos formulaires remplis. Notez que le dossier de stockage de chaque modèle de formulaire est choisi par le créateur du modèle de formulaire lors de la création du modèle de formulaire et ne peut être modifié que par le propriétaire du modèle de formulaire. Pour que les autres utilisateurs ayant accès aux formulaires puissent y accéder, le dossier doit être partagé avec eux.
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Dans le dossier de stockage, localisez le dossier auquel vous souhaitez accéder et cliquez dessus. Vous pouvez maintenant prévisualiser le formulaire rempli, le télécharger et télécharger ses pièces jointes.