Dans l'application de bureau Penneo, il est possible de créer des modèles de dossier.
Un modèle peut contenir un grand nombre d'options que vous pouvez appliquer ultérieurement afin de ne pas devoir remplir les mêmes informations et options à chaque fois.
Notez que cette fonction n'existe que dans l'application de bureau. Si vous ne l'avez pas encore téléchargée, vous pouvez la trouver ici, ainsi que le guide d'introduction: Comment installer, configurer et utiliser l'application de bureau pour créer des dossiers.
Ce qui peut être enregistré dans un modèle
Dans la section 1, appelée Dossier, il est possible de sauvegarder toutes les informations des champs, ainsi que les options disponibles.
Dans la section 2, intitulée Ajouter des documents, il est possible de sauvegarder un document.
Toutefois, cette option ne fonctionnera que si vous utilisez le même fichier et que vous ne l'avez pas déplacé à un autre endroit de votre ordinateur.
De plus, les rôles des signataires ne seront sauvegardés que si vous utilisez le même document.
Dans la section 3, Ajouter un signataire, tout peut être sauvegardé sauf les rôles des signataires.
Comme indiqué, il n'est possible de sauvegarder le rôle du signataire que si vous utilisez le même document chaque fois que vous voulez appliquer un modèle.
Si vous souhaitez enregistrer les destinataires de la copie ou d'autres options sur la deuxième page de la création du dossier dans l'application de bureau, vous devez remplir les champs suivants.
Cliquez ensuite sur Suivant.
Ici, vous pouvez enregistrer tout ce qui se trouve dans le modèle, même les courriels personnalisés.
Comment créer un modèle de dossier
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Pour créer un modèle, la première chose à faire est d'indiquer les paramètres que vous souhaitez enregistrer. Par exemple, vous pouvez choisir un certain nombre de signataires pour votre modèle ou un nom de dossier spécifique. Veuillez noter que vous devez remplir toutes les informations requises sur la première page de la création du dossier (par exemple, le modèle d'e-mail, les destinataires de la copie, etc.).
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Passez à la deuxième page en cliquant sur Suivant.
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Une fois que vous avez ajouté ou modifié ce que vous souhaitez enregistrer sur la deuxième page de l'application de bureau, revenez à la première page en cliquant sur Retour et supprimez tout ce que vous ne souhaitez pas inclure dans votre modèle avant de l'enregistrer.
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Pour enregistrer votre modèle, cliquez sur Options avancées, nommez le modèle et cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Votre nouveau modèle devrait maintenant être enregistré.
Comment utiliser un modèle de dossier
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Avant d'utiliser un modèle, veillez à effacer tous les champs. Vous pouvez facilement le faire en cliquant sur Options avancées, puis sur Effacer les champs.
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Pour appliquer votre modèle, cliquez sur Options avancées et sur Sélectionnez un modèle dans le menu qui s'affiche. Sélectionnez le modèle de votre choix. Si vous n'êtes pas sûr du modèle que vous souhaitez utiliser, vous pouvez toujours cliquer sur Voir plus de détails (sous Utiliser le modèle) pour identifier le modèle que vous recherchez ou qui convient le mieux à votre cas d'utilisation spécifique.
Comment supprimer ou modifier un modèle
Il n'est malheureusement pas possible de modifier un modèle existant.
Si vous souhaitez modifier un modèle, nous vous recommandons d'appliquer le modèle que vous souhaitez modifier, puis d'apporter les modifications souhaitées et de l'enregistrer en tant que nouveau modèle.
Pour supprimer un ancien modèle, allez dans Options avancées, Sélectionnez un modèle, puis Voir plus de détails sur le modèle que vous souhaitez supprimer. Dans le coin inférieur gauche, vous trouverez un bouton Supprimer.
Confirmez votre choix et le modèle sera supprimé.