Trouver le dossier de stockage
Lors de la création d'un modèle de formulaire, vous devez sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez que les formulaires remplis soient stockés. Une fois qu'un formulaire a été rempli et signé avec succès, il apparaît en tant que dossier dans le dossier choisi.
Remarque: vous pouvez désormais sélectionner le dossier de votre choix dans vos archives, car il n'est plus nécessaire de sélectionner le dossier "Diffusion de masse".
Pour trouver le dossier de stockage:
- Cliquez sur Archive dans le menu de gauche et cliquez sur Terminé. Vous verrez alors tous vos dossiers.
- Localisez le dossier que vous avez sélectionné comme dossier de stockage des formulaires remplis.
- Si vous souhaitez visualiser ou télécharger un formulaire rempli et ses pièces jointes, localisez le dossier auquel vous souhaitez accéder dans le dossier de stockage et cliquez dessus.
- Vous pouvez maintenant prévisualiser le formulaire rempli, le télécharger et télécharger ses pièces jointes. Plus d'informations ici: Comment accéder aux modèles de formulaires, aux formulaires remplis et aux pièces jointes.
Partager le dossier de stockage
Après avoir créé un modèle de formulaire et sélectionné le dossier de stockage pour les formulaires remplis, vous êtes le seul à pouvoir accéder à ces formulaires remplis dans le dossier de stockage jusqu'à ce que vous donniez l'accès à d'autres utilisateurs en partageant le dossier.
Si vous voulez que vos collègues puissent accéder aux formulaires remplis, vous devez partager le dossier de stockage avec eux de la même manière que vous partagez n'importe quel autre dossier de cas dans l'archive Penneo.
Pour partager le dossier de stockage:
- Localisez-le parmi vos dossiers.
- Cliquez sur le bouton Dossier de partage à côté du dossier de stockage.
- Saisissez dans le champ le nom ou l'adresse électronique de la personne à qui vous souhaitez donner accès au dossier; le système vous proposera des suggestions en fonction de ce que vous aurez saisi dans le champ.
- Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez accorder à cette personne en choisissant l'une des options du menu déroulant à droite (Voir, Modifier et Gérer).
- Enfin, cliquez sur Accorder l'accès.
-
Sur cette page, vous pourrez également voir une liste des personnes avec lesquelles le dossier est partagé.
Modifier un modèle de formulaire
Tous les utilisateurs de votre entreprise ayant accès aux formulaires peuvent modifier les modèles de formulaire, quel qu'en soit le créateur ou le propriétaire.
Si vous modifiez un formulaire qui ne vous appartient pas, le propriétaire du formulaire restera le même (car vous ne pouvez pas changer le propriétaire du modèle de formulaire à moins d'être un administrateur).
Pour modifier un modèle de formulaire:
- Localisez-le dans votre liste de modèles de formulaires. Pour ce faire, cliquez sur Modèles de formulaires. Vous verrez la liste de vos modèles de formulaires. Localisez le modèle de formulaire que vous souhaitez modifier.
Remarque: il n'est pas nécessaire de révoquer l'accès public au modèle de formulaire pendant que vous le modifiez, car les modifications prennent effet immédiatement. Si vous révoquez l'accès et que vous rendez à nouveau le formulaire public après l'avoir modifié, un nouveau lien sera généré pour le formulaire. - Une fois que vous avez localisé le modèle de formulaire que vous souhaitez modifier, cliquez sur la roue dentée située à côté, puis sur Modifier. N'oubliez pas que lorsque vous avez terminé vos modifications, vous devez faire défiler l'écran vers le bas et cliquer sur Enregistrer et continuer pour que les modifications soient prises en compte.
- Après avoir cliqué sur Modifier, vous verrez les mêmes champs et paramètres que lors de la création du modèle de formulaire. Les seuls paramètres que vous ne verrez pas sont les suivants:
- L'option Sélectionner un dossier (qui ne peut être vue et modifiée que par le propriétaire du modèle). Si vous êtes le propriétaire du modèle et que vous souhaitez modifier le dossier de stockage, suivez les instructions du paragraphe Comment modifier le dossier de stockage.
- Le champ Détenteur du modèle (qui ne peut être vu et modifié que par les administrateurs). Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez modifier la propriété d'un modèle de formulaire, suivez les instructions du paragraphe Propriété du modèle et comment modifier le propriétaire du modèle (uniquement pour les administrateurs).
- Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des champs de modèle, vous devez d'abord modifier le PDF qui servira de corps à votre formulaire. Une fois que vous avez mis à jour votre PDF, téléchargez-le en cliquant sur Sélectionner un fichier PDF et en choisissant votre nouveau PDF.
- Vous pouvez ajouter de nouveaux champs en cliquant sur Ajouter un champ de formulaire au bas de votre liste de champs.
- Vous pouvez modifier les noms, les étiquettes ou les types pour les nouveaux et les anciens champs. Consultez ce guide pour en savoir plus sur les champs des modèles de formulaires: Comment ajouter des champs à un modèle de formulaire (2/3).
- Pour supprimer un champ, il suffit de cliquer sur la croix à droite du champ.
- Pour réorganiser les champs, maintenez les six carrés enfoncés et faites glisser les champs dans l'ordre souhaité.
- Vous pouvez mettre à jour les paramètres avancés en développant l'option Afficher les options avancées. Pour en savoir plus sur les options avancées, consultez cet article: Comment configurer les options avancées pour les modèles de formulaires (3/3).
- Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Enregistrer et continuer pour qu'elles prennent effet.
Comment modifier le dossier de stockage
Vous ne pouvez modifier le dossier de stockage que pour un modèle de formulaire dont vous êtes le propriétaire. Pour en savoir plus sur la propriété des modèles, lisez le paragraphe ci-dessous Propriété des modèles et comment changer le propriétaire du modèle (uniquement pour les administrateurs).
Si vous souhaitez modifier le dossier de stockage d'un modèle de formulaire dont vous êtes propriétaire, cliquez sur la roue dentée située à côté du modèle de formulaire, puis cliquez sur Modifier.
Vous verrez le champ Sélectionner un dossier et pourrez le modifier en cliquant sur Changer.
Si vous n'êtes pas le propriétaire du modèle, vous ne pourrez pas modifier le dossier de stockage dans lequel les formulaires remplis liés au modèle de formulaire sont stockés après avoir été complétés.
Cependant, tout administrateur ayant accès aux formulaires peut modifier la propriété d'un modèle de formulaire et, par conséquent, permettre à une autre personne (qui devient le propriétaire du formulaire) de modifier le dossier de stockage.
Propriété du modèle et comment changer le propriétaire du modèle (uniquement pour les administrateurs)
Lorsqu'un nouveau modèle de formulaire est créé, l'utilisateur qui l'a créé est automatiquement désigné comme son propriétaire.
Le propriétaire du modèle est la seule personne qui
- recevra une notification lorsqu'un formulaire est rempli
- peut sélectionner le dossier dans lequel les formulaires remplis sont stockés
- peut modifier le dossier dans lequel les formulaires remplis sont stockés.
Tout administrateur ayant accès aux formulaires peut modifier la propriété d'un modèle de formulaire. En effet, le propriétaire du modèle a des droits exclusifs sur la gestion du modèle de formulaire - tels que les notifications, la sélection du dossier, le changement de dossier - et des problèmes peuvent survenir en l'absence du propriétaire du modèle si, par exemple, le dossier de stockage doit être modifié (car aucun autre utilisateur ne peut le faire en l'absence de ces droits). Ou bien un autre utilisateur peut avoir besoin d'être directement notifié chaque fois que des formulaires sont remplis - et seul le propriétaire du modèle peut recevoir des notifications.
De même, si le propriétaire du modèle quitte l'entreprise, un autre utilisateur doit reprendre son rôle.
C'est pourquoi, dès que vous avez activé la fonction Formulaires dans votre compte Penneo, nous vous recommandons de créer un nouveau compte d'utilisateur général et de l'utiliser comme propriétaire de modèle pour tous les modèles de formulaires.
Comment changer le propriétaire du modèle (uniquement pour les administrateurs)
Seuls les administrateurs ayant accès aux formulaires peuvent modifier le propriétaire du modèle de formulaire.
Pour modifier le propriétaire d'un modèle de formulaire:
- Si vous êtes administrateur, cliquez sur la roue dentée située à côté du modèle de formulaire dont vous souhaitez modifier la propriété, puis cliquez sur Modifier.
- Vous verrez le champ Détenteur du modèle et pourrez le modifier en tapant le nom de l'utilisateur que vous souhaitez voir devenir le nouveau propriétaire du modèle. Des suggestions du système Penneo apparaîtront sous le champ en fonction de ce que vous aurez saisi. Notez que vous devez sélectionner l'une des suggestions en cliquant dessus. Si vous écrivez manuellement un nom complet ou un courriel et que vous ne sélectionnez pas l'un des utilisateurs suggérés dans le champ, la modification n'aura aucun effet.
- Après avoir sélectionné le nouveau propriétaire du modèle parmi les utilisateurs suggérés, cliquez sur Enregistrer et continuez.
Si vous vous définissez comme propriétaire du modèle de formulaire, vous recevrez des notifications chaque fois qu'un formulaire connexe sera rempli et vous pourrez également modifier le dossier dans lequel les formulaires remplis seront sauvegardés.
Si vous définissez un autre utilisateur comme propriétaire du modèle, vous n'obtiendrez aucune de ces autorisations; par exemple, vous ne pourrez pas sélectionner le dossier de stockage des formulaires remplis. Seul l'utilisateur qui devient propriétaire du modèle pourra choisir le dossier de stockage. Si cet utilisateur ne sélectionne pas un dossier de stockage spécifique pour les formulaires remplis, ils seront automatiquement stockés dans le dossier standard de cet utilisateur.
Note: Penneo n'informe pas les utilisateurs des changements de propriétaire des modèles de formulaires. Par conséquent, si vous changez le propriétaire d'un modèle de formulaire, vous devez le communiquer à cet utilisateur (afin qu'il puisse sélectionner un dossier de stockage et éventuellement le partager avec d'autres collègues qui ont besoin d'accéder aux formulaires remplis).