Lorsque vous créez un nouveau modèle de formulaire, vous pouvez ajouter des options avancées.
Dans cet article, nous allons passer en revue les différents paramètres et options que vous pouvez activer sur votre modèle de formulaire.
Où trouver les options avancées?
Vous pouvez les trouver et les activer juste après la section Champs du modèle de formulaire, sous les boutons Ajouter un champ de formulaire et Enregistrez et continuez.
Cliquez sur Montrer les options avancées, et d'autres paramètres disponibles apparaîtront.
Options avancées
Après avoir cliqué sur Montrer les options avancées, les options disponibles apparaissent.
Vous verrez deux catégories d'options supplémentaires qui peuvent être configurées ici (Paramètres du modèle et Options de signature) et une dernière section où vous pouvez Définir un titre de document personnalisé et Définir un titre de dossier personnalisé pour faciliter la recherche des formulaires remplis dans vos archives.
Paramètres du modèle
Sous Paramètres du modèle, vous trouverez les éléments suivants:
- Autoriser le cosignataire: Si vous activez cette option en cochant la case correspondante, le formulaire final comportera une option permettant de définir un cosignataire. Cette option sera visible pour la personne qui remplit le formulaire dans le menu de droite. Cette personne pourra définir les champs Nom et Adresse électronique du cosignataire, qui signera également le formulaire. Si vous activez l'option Autoriser le cosignataire, une nouvelle option apparaît, intitulée Exiger un cosignataire. Si vous cochez la case située à côté, la présence d'un cosignataire sera obligatoire pour remplir le formulaire avec succès. Par conséquent, la personne qui remplit le formulaire ne pourra pas le compléter et le signer sans avoir configuré les champs Nom et Adresse électronique pour le cosignataire requis.
- Autoriser les pièces jointes: Si vous activez cette option en cochant la case correspondante, la personne qui remplit le formulaire pourra télécharger un ou plusieurs fichiers facultatifs en tant que pièces jointes au formulaire (les fichiers joints ne doivent pas dépasser 2 MB chacun). Vous trouverez ensuite les pièces jointes au formulaire dans le dossier contenant le formulaire rempli, dans le dossier sélectionné comme dossier de stockage. Si vous activez l'option Autoriser les pièces jointes, une nouvelle option apparaît, intitulée Exiger des pièces jointes. Si vous cochez la case à côté, le téléchargement d'une pièce jointe sera obligatoire. Par conséquent, la personne qui remplit le formulaire ne pourra pas le compléter et le signer sans y joindre un fichier.
- Informations sensibles: Si vous activez cette option en cochant la case correspondante, le formulaire rempli et signé ne sera pas joint à l'e-mail de finalisation envoyé aux parties (le propriétaire du formulaire et la personne qui l'a rempli) après sa signature. Le propriétaire du formulaire pourra y accéder dans son compte. La personne qui l'a rempli pourra y accéder dans l'archive privée qui est automatiquement créée lors de la signature d'un document via Penneo (si vous avez rempli un formulaire Penneo et l'avez signé via eID, vous pouvez accéder au document en vous connectant à https://app.penneo.com/ avec le même eID que celui utilisé lors de la signature). Notez que vous ne pouvez pas activer l'option Signatures électroniques simples (voir ci-dessous) si vous activez l'option Informations sensibles, car les deux options s'excluent mutuellement.
Options de signature
Sous Options de signature, vous verrez l'option Activer la signature électronique simple. Si vous activez cette option en cochant la case correspondante, le signataire sera autorisé à signer le document à l'aide de la méthode de signature électronique simple.
Notez toutefois que vous ne pouvez pas activer l'option Activer les signatures électroniques simples si vous activez l'option Informations sensibles, car les deux options s'excluent mutuellement.
Définir un titre de document personnalisé et Définir un titre de dossier personnalisé
Après avoir cliqué sur Montrer les options avancées, la dernière section vous permet de définir un titre de document personnalisé et un titre de dossier personnalisé.
La personnalisation des titres des documents et des dossiers est importante pour faciliter la recherche des formulaires remplis dans vos archives.
Une fois que le formulaire a été rempli et signé avec succès, il apparaît en tant que dossier dans le dossier choisi (le dossier de stockage que vous avez sélectionné lors de la création du modèle de formulaire).
Le dossier contient un document, qui est le formulaire rempli, et éventuellement des pièces jointes.
Le nom donné au dossier et au document qu'il contient (le formulaire rempli) dépend des paramètres que vous choisissez ici. Si vous ne modifiez pas ces paramètres avancés, le dossier sera automatiquement nommé d'après la personne qui l'a rempli et signé.
Vous pouvez personnaliser ces paramètres en tapant dans les champs situés en dessous, là où vous voyez Saisir le modèle de titre (ou sélectionnez des variables avec le bouton Ajouter un champ).
Dans ces champs, vous pouvez insérer du texte statique et/ou un champ de fusion (qui reproduit l'un des champs que vous avez créés pour votre modèle de formulaire); si vous ajoutez un champ de fusion, la valeur changera en fonction de ce qui est tapé dans le champ correspondant du modèle.
Le menu déroulant situé à côté du champ de saisie de texte répertorie tous les champs disponibles du modèle, c'est-à-dire ceux que vous avez créés pour le modèle de formulaire (si vous n'avez pas créé de champs supplémentaires, vous ne verrez que les deux champs obligatoires dans le menu déroulant - le nom du destinataire et l'adresse électronique du destinataire).
Pour ajouter un champ de fusion, il suffit de sélectionner un champ dans le menu déroulant et de cliquer sur Ajouter un champ. Vous verrez maintenant le champ de fusion sélectionné dans le titre personnalisé qui ressemblera à {{NOM_DU_CHAMP_DE_TEMPLATE}}.
Par conséquent, le titre du dossier dépendra des informations que la personne qui remplit le formulaire saisira dans ce champ spécifique du modèle. L'image ci-dessous illustre le fonctionnement de ce paramètre:
Dans l'exemple présenté dans l'image ci-dessus, le titre personnalisé du dossier a été défini comme Informations sur l'employé pour {{RECIPIENT_NAME}}.
Les informations sur l'employé pour sont le texte statique qui sera inclus dans tous les titres de fichiers cas, tandis que {{RECIPIENT_NAME}} est le champ de fusion qui variera en fonction du nom du destinataire (tel qu'il a été saisi par le destinataire dans le champ correspondant). Par conséquent, tous les dossiers contenant les formulaires remplis sur la base de ce modèle de formulaire auront un titre commençant par "Informations sur l'employé pour". Ainsi, il sera facile de rassembler tous les dossiers contenant des informations sur les employés.
En outre, le titre comprend le nom de la personne qui a rempli le formulaire, c'est-à-dire l'employé dont les informations peuvent être trouvées dans le formulaire. Il sera donc également facile de trouver le dossier contenant les informations relatives à un employé spécifique.
Nous vous recommandons de personnaliser au moins le titre du dossier et d'ajouter au moins un champ de fusion pour faciliter la recherche du dossier nécessaire dans les archives.
Si vous n'ajoutez pas de champs de fusion dans le titre personnalisé et que vous n'utilisez qu'un titre général tel que Informations sur l'employé, vous vous retrouverez avec un grand nombre de dossiers portant le même nom et vous n'aurez aucun moyen de savoir qui a rempli et signé le formulaire sans l'ouvrir et le consulter.