Regardez ce tutoriel vidéo pour apprendre à créer votre propre modèle de formulaire, ou défilez vers le bas pour lire plus d'instructions.
Trouver les formulaires
Une fois connecté à app.penneo.com, cliquez sur Formulaire web dans le menu de gauche.
Comment créer un nouveau modèle de formulaire
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Pour créer un nouveau modèle de formulaire, cliquez sur Créer un nouveau modèle dans le coin supérieur droit.
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Donnez un nom au modèle. Nous vous conseillons de choisir un nom unique en rapport avec l'objectif du modèle de formulaire, afin qu'il soit plus facile à reconnaître et à réutiliser en cas de besoin.
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Sélectionnez la langue du modèle. Penneo utilisera la langue choisie pour le destinataire du formulaire lorsqu'il remplira le formulaire (par exemple, le bouton "Enregistrer et continuer" sera affiché dans la langue sélectionnée). Veuillez noter que la sélection de la langue n'affecte pas le formulaire proprement dit (c'est-à-dire le contenu du PDF utilisé comme modèle pour le formulaire). Si vous souhaitez que le PDF soit rédigé dans une langue spécifique, vous devrez le traduire vous-même (c'est-à-dire utiliser un PDF rédigé dans la langue de votre destinataire).
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Sélectionnez un dossier dans lequel le formulaire sera sauvegardé. Une fois le formulaire rempli et signé, il apparaîtra sous la forme d'un dossier dans le dossier choisi. Le dossier contient un document, qui est le formulaire rempli, et éventuellement des pièces jointes.
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Ajoutez un fichier PDF qui servira de corps à votre modèle de formulaire en cliquant sur Sélectionner un fichier PDF et en téléchargeant le document depuis votre ordinateur. Notez que vous ne pouvez utiliser que des fichiers PDF comme modèles (les autres formats de fichiers ne sont pas pris en charge).
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Dans la section Champs du modèle de formulaire, vous pouvez sélectionner les champs qui apparaîtront dans le formulaire pour que le destinataire y inscrive ses informations. Deux champs doivent toujours être présents dans un formulaire: Nom du destinataire et l’adresse e-mail du destinataire. Vous pouvez néanmoins ajouter d'autres champs en cliquant sur le bouton Ajouter un champ de formulaire. Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment ajouter des champs à un modèle de formulaire (2/3).
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Si vous souhaitez ajouter des options plus avancées, vous pouvez les trouver et les activer sous Montrer les options avancées. Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment configurer les options avancées pour les modèles de formulaires (3/3).
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Une fois que vous avez ajouté les champs du formulaire, vous pouvez cliquer sur Enregistrez et continuez pour passer à l'étape suivante de la construction de votre modèle de formulaire. Vous verrez maintenant le PDF que vous avez choisi comme corps de votre modèle de formulaire.
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Vous pouvez maintenant insérer les champs du modèle dans votre PDF, comme indiqué à l'étape précédente. Placez les champs dans le PDF en les faisant glisser et en les déposant aux bons endroits, de manière à ce qu'ils correspondent au contenu du document. Pour vous aider à placer les champs avec plus de précision et dans le bon ordre, vous pouvez également activer les options Afficher les lignes de la grille et Afficher l'ordre des champs en cochant les cases situées à côté de ces options dans le menu en haut à droite.
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Après avoir placé tous les champs et défini leur taille, cliquez sur C’est fait pour enregistrer les modifications et pouvoir publier le modèle de formulaire.
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Localisez votre nouveau modèle de formulaire dans la liste des modèles. Cliquez sur le bouton Rendre public à côté du modèle. Vous verrez un lien apparaître dans le champ de droite. Cet URL/lien correspond à votre formulaire nouvellement créé. Vous pouvez maintenant copier-coller le lien dans un navigateur pour vérifier votre nouveau formulaire. Si tout semble correct, vous pouvez commencer à utiliser votre nouveau formulaire et à collecter des données en toute sécurité via Penneo.
Pour utiliser votre nouveau formulaire, vous devez utiliser son URL. Vous pouvez l'installer sur votre site web ou l'envoyer aux destinataires dans un e-mail, par exemple.
Notez que tous les utilisateurs de votre entreprise ayant accès aux formulaires peuvent utiliser les modèles de formulaires, quel que soit leur créateur.
Chaque fois qu'une personne remplit le formulaire, vous trouverez le formulaire rempli en tant que dossier dans le dossier sélectionné comme dossier de stockage lors de la création du modèle de formulaire. De plus, la personne qui remplit le formulaire recevra une copie du formulaire rempli à l'adresse électronique qu'elle a saisie dans le formulaire.
Pour en savoir plus, cliquez ici: Comment accéder aux modèles de formulaires, aux formulaires remplis et aux pièces jointes.
Modifier et mettre à jour un modèle de formulaire
Si vous souhaitez modifier et mettre à jour un modèle de formulaire, cliquez sur la roue dentée située à côté du modèle de formulaire que vous souhaitez modifier et cliquez sur Modifier.
Notez que tous les utilisateurs de votre entreprise ayant accès aux formulaires peuvent modifier les modèles de formulaires, quels que soient leur créateur et leur propriétaire.
Si vous modifiez un formulaire qui ne vous appartient pas, le propriétaire du formulaire restera le même (car vous ne pouvez pas changer le propriétaire du modèle de formulaire à moins d'être un administrateur). Pour en savoir plus sur l'accès aux formulaires et la propriété des modèles, cliquez ici.
Il n'est pas nécessaire de révoquer l'accès public au formulaire pendant que vous le modifiez, car les changements prendront effet immédiatement. Si vous révoquez l'accès et que vous rendez à nouveau le formulaire public après l'avoir modifié, un nouveau lien sera généré pour le formulaire.
Consultez cet article pour en savoir plus sur la gestion et la modification des modèles de formulaires ou regardez cette vidéo.