Lorsque vous créez un dossier afin d’envoyer des documents pour signature, vous pouvez choisir des modèles d'e-mail prédéfinis lors de la dernière étape de création d’un dossier.
Veuillez noter qu'il n'est possible de créer des modèles d'e-mails uniquement dans la version Web de Penneo et non dans l'application de bureau.
Il existe trois types d'e-mails que vous pouvez personnaliser:
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Les demandes de signature
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Les rappels
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Les e-mails de finalisation
Dans Penneo, il y a deux types de modèles:
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Les modèles d’entreprise, qui ne peuvent être créé que par les administrateurs et qui sont visible pour chaque utilisateur de l’entreprise lors de l’envoi de dossiers;
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Les modèles personnels, que chaque utilisateur peut créer lui-même, mais qui ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui les a créés, afin qu'il puisse les choisir lors de l'envoi de dossiers.
Comment créer un modèle d’entreprise
Vous ne pouvez créer un modèle d'entreprise que si vous avez des droits d'administrateur.
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Pour commencer, vous cliquez sur Configurer dans le menu de gauche, puis sur Entreprise. Cliquez ensuite sur l'onglet Modèles d'e-mails.
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Une fois dans l’onglet Modèles d’e-mails, cliquez sur Créer un nouveau modèle d’entreprise.
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Modifiez le titre, l’objet et le message du modèle selon vos préférences. Le titre du modèle est celui que vous verrez lorsque vous choisirez parmi les modèles d'e-mail au cours de la procédure de création du dossier. Notez que les liens de signature seront insérés automatiquement sous votre message (et ne pourront pas être déplacés). Il est possible de fusionner les champs dans l’objet et le message de votre modèle; afin de toutes les options de fusion disponibles, cliquez sur Fusionner les Informations de champs.
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Une fois que vous avez terminé de modifier votre modèle, cliquez sur Créer un modèle. Vous pouvez toujours revenir pour modifier le modèle; dans ce cas, n’oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder les modifications.
Maintenant, vous pouvez voir le nouveau modèle dans votre liste de modèles. Chaque utilisateur de votre compte d’entreprise peut également voir et choisir ce modèle en créant un nouveau dossier.
En outre, lorsque vous consultez votre liste de modèles, vous pouvez facilement distinguer les modèles d'entreprise des modèles personnels en vérifiant s'il y a une valise à côté du nom du modèle (qui n'est visible que dans le cas des modèles d'entreprise).
Comment créer un modèle personnel
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Cliquez sur Modèles d’e-mails dans le menu à gauche.
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Cliquez sur Créer un nouveau modèle.
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Modifiez le titre, l’objet et le message du modèle selon vos préférences. Le titre du modèle est celui que vous verrez lorsque vous choisirez parmi les modèles d'e-mail au cours de la procédure de création du dossier. Notez que les liens de signature seront insérés automatiquement sous votre message (et ne pourront pas être déplacés). Il est possible de fusionner les champs dans l’objet et le message de votre modèle; pour voir toutes les options de fusion disponibles, cliquez sur Fusionner les Informations de champs.
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Une fois que vous avez terminé de modifier votre modèle, cliquez sur Créer un modèle. Vous pouvez toujours revenir pour modifier le modèle; dans ce cas, n’oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder les modifications.
Maintenant, vous pouvez voir le nouveau modèle dans votre liste de modèles. Vous pouvez voir et choisir le modèle en créant un nouveau dossier.
En outre, lorsque vous consultez votre liste de modèles, vous pouvez facilement distinguer les modèles d'entreprise des modèles personnels en vérifiant s'il y a une valise à côté du nom du modèle (qui n'est visible que dans le cas des modèles d'entreprise).