Dans la troisième étape de la création de dossier, sous l'onglet intitulé Destinataires, vous pouvez choisir et modifier le contenu de l'e-mail que vos signataires recevront.

Il existe trois types différents d'e-mails qui sont envoyés automatiquement via Penneo :

1. Demande de signature 
2. Rappels
3. E-mails de finalisation

Vous pouvez apporter des modifications au message initial de demande de signature en sélectionnant un modèle d'e-mail par défaut ou en rédigeant un message personnalisé pour vos destinataires pour chaque dossier. Dans la version web de Penneo, il est également possible d'envoyer des e-mails personnalisés à des destinataires individuels.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier les e-mails de rappel ou de finalisation.

Ci-dessous, vous trouverez des instructions pour modifier le contenu des messages e-mail destinés aux signataires et aux destinataires. 

Si vous utilisez l'interface web de Penneo	Si vous utilisez l'application de bureau

Champs de fusion

Lorsque vous personnalisez vos messages, vous pouvez également choisir d'ajouter des champs de fusion. Les champs de fusion suivants sont disponibles dans Penneo : 

• {{recipient.name}} est le nom du signataire.
• {{recipient.email}} est l'e-mail du signataire.
• {{sender.name}} est le nom du créateur/de l'expéditeur du dossier.
• {{sender.email}} est l'e-mail du créateur/de l'expéditeur du dossier. 
• {{casefile.id}} - chaque dossier dans Penneo reçoit un identifiant unique, ce qui peut être utile à inclure si votre signataire rencontre des problèmes et doit contacter le support. 
• {{casefile.name}} est le nom du dossier. 
• {{casefile.expiry}} affichera la date et l'heure à laquelle le dossier ne peut plus être signé. 
• {{signer.roles}} affichera le rôle du signataire recevant l'e-mail. S'ils ont plusieurs rôles, ils seront séparés par une virgule.
• {{signers.list}} affichera une liste séparée par des virgules des noms de tous les signataires.
• {{documents.list}} est une liste séparée par des virgules des noms de tous les documents.

Si vous utilisez l'interface web de Penneo 

Message général 

Dans la troisième étape de la création de dossier, appelée Destinataires, cliquez sur Développer  pour modifier le message général qui sera envoyé à vos signataires.

Vous pouvez modifier le message et créer votre propre e-mail personnalisé unique, ou sélectionner un modèle en cliquant sur Sélectionnez un modèle. Notez que toutes les modifications que vous apportez ici ne seront pas enregistrées dans le modèle. Si vous souhaitez créer un nouveau modèle d'e-mail, consultez ce guide: Comment créer des modèles d'e-mail.

Texte d'e-mail différent par signataire

Lorsque vous créez un nouveau dossier sur app.penneo.com, vous avez la possibilité d'envoyer des textes d'e-mail différents à différents signataires. Cela est utile si, par exemple, vous travaillez avec un acheteur et un vendeur. Ou peut-être avez-vous à la fois des signataires internes et externes, et vous devez leur fournir des informations ou des instructions différentes.

Les paramètres d'e-mail se trouvent sur la page Destinataires dans le processus de création de dossier. Dans l'étape "Destinataires", faites défiler vers le bas de la page pour trouver la section de personnalisation des e-mails. Ici, vous pouvez modifier le message général qui sera envoyé à tous les destinataires, ou vous pouvez choisir d'Ajouter un nouveau message personnalisé, où vous pouvez personnaliser les messages pour le destinataire spécifique.

Veuillez noter que le texte d'e-mail différent pour différents signataires est une fonctionnalité uniquement disponible dans la version web de Penneo et non dans la version de bureau.

Vous pouvez modifier le message et créer votre propre e-mail personnalisé unique, ou sélectionner un modèle en cliquant sur Sélectionnez un modèle.

Choisissez les destinataires que vous souhaitez recevoir ce message spécifique en cliquant sur Sélectionner. Tout destinataire ajouté pour recevoir un message personnalisé ne recevra pas le message général. Veuillez noter que tout destinataire qui a été ajouté à un message personnalisé ne peut pas être ajouté à un autre message personnalisé. Cependant, il n'y a pas de limite au nombre de messages personnalisés que vous pouvez ajouter.

Votre message personnalisé est maintenant complet. Si vous décidez que vous ne souhaitez plus envoyer de message personnalisé, vous pouvez le supprimer, et les destinataires choisis du message personnalisé recevront à la place le message général. Pour supprimer le message personnalisé, cliquez sur Supprimer le message sous le message e-mail personnalisé que vous souhaitez retirer. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer & Continuer, vos mises à jour des messages seront enregistrées.

FAQ

Que puis-je faire si je ne peux pas ajouter un destinataire au message personnalisé?

Si vous ne pouvez pas ajouter un destinataire à votre message personnalisé, cela peut être dû au fait que vous n'avez pas encore ajouté vos destinataires/signataires. Assurez-vous que vous avez inclus les destinataires et qu'ils sont visibles dans la liste en haut de la page.

Il se peut également que le destinataire spécifique ait déjà été ajouté à un message personnalisé et ne puisse donc pas être ajouté à un second. Parcourez la liste des messages personnalisés et examinez les destinataires ajoutés. Une fois que vous cliquez sur X à côté du nom et de l'adresse e-mail du destinataire qui ont été ajoutés au message personnalisé (comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus), ils apparaîtront à nouveau dans la liste, où vous pourrez maintenant ajouter ce destinataire à un autre message personnalisé.

Si vous utilisez l'application de bureau

Après avoir configuré votre dossier, cliquez sur Suivant. Ici, vous pouvez modifier le message et créer votre propre e-mail personnalisé unique ou sélectionner un modèle dans le menu déroulant. Notez que toutes les modifications que vous apportez ici ne seront pas enregistrées dans les modèles. Si vous souhaitez créer un nouveau modèle d'e-mail, consultez ce guide: Comment créer des modèles d'e-mail. Dans l'application de bureau, il est uniquement possible de modifier l'e-mail général de demande de signature. Si vous souhaitez personnaliser les messages e-mail pour des signataires individuels, nous vous recommandons d'utiliser la version web de Penneo.