Signer avec la signature électronique simple (SES) signifie dessiner votre signature sur une tablette ou un ordinateur, télécharger une image de votre signature ou créer une signature textuelle. Si vous souhaitez examiner de plus près le processus de signature à l'aide de la signature électronique simple, consultez ce guide: Comment signer un document.
Qu'est-ce qu'une signature électronique simple?
Une signature électronique simple réalisée avec Penneo est beaucoup plus sûre qu'une signature traditionnelle réalisée au stylo, car l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de la signature sont enregistrées et font partie intégrante du document numérique final. L'intégrité du contenu et la non-altération sont donc assurées. Toutefois, une signature électronique simple n'est pas aussi sûre qu'une signature réalisée à l'aide d'une carte d'identité électronique et ne répond pas non plus à toutes les exigences du règlement eIDAS. Par conséquent, nous recommandons de ne l'utiliser qu'en dernier recours, lorsque vous avez besoin de la signature d'une personne qui ne possède pas d'identifiant électronique ou qui ne peut pas y accéder.
Où trouver l'option signatures électroniques simples?
Si vous voulez envoyer un document pour signature et que vous souhaitez permettre à vos signataires de signer en utilisant les signatures électroniques simples, vous devez activer l'option pour eux lors de la création du dossier.
Notez que l'option Signatures électroniques simples ne peut être activée que si les administrateurs de votre compte d'entreprise Penneo l'ont activée comme méthode de signature autorisée dans les paramètres du compte de l'entreprise.
Si vous ne trouvez pas l'option Signatures électroniques simples lors de la création du dossier (en suivant les instructions ci-dessous), cela signifie probablement que les Signatures électroniques simples ne sont pas une méthode de signature autorisée selon les paramètres du compte de votre entreprise. Par conséquent, pour activer la signature électronique simple, vous devrez d'abord contacter l'un des administrateurs de votre compte Penneo et lui demander de l'activer comme méthode de signature autorisée - veuillez le renvoyer à ce guide: Comment consulter et modifier les paramètres de votre compte d'entreprise.
Si la signature électronique simple est l'une des méthodes de signature autorisées selon les paramètres du compte de votre entreprise, vous pouvez permettre à votre/vos signataire(s) de l'utiliser en suivant les étapes ci-dessous.
Comment activer les signatures électroniques simples pour vos signataires?
Lors de la création du dossier, après avoir choisi les paramètres de votre dossier et téléchargé le(s) document(s), vous ajouterez les destinataires de la signature.
Pour chaque signataire, vous devrez ajouter un nom et une adresse et vous pourrez choisir un rôle, personnaliser le nom de ce rôle et activer des paramètres facultatifs. L'option Signatures électroniques simples sera visible à cette étape pour que vous puissiez l'activer (en outre, il est possible d'autoriser les signatures électroniques simples après avoir envoyé le dossier en modifiant les paramètres du signataire).
N'oubliez pas que les options que vous choisissez pour un signataire ne s'appliquent qu'à ce signataire spécifique (et non à tous les signataires inclus dans le dossier). Par conséquent, si vous souhaitez permettre à plusieurs signataires de signer à l'aide d'une signature électronique simple, vous devrez activer l'option pour chacun d'entre eux séparément.
Choisissez l'interface Penneo que vous utilisez pour savoir comment activer l'option Signatures électroniques simples.
Si vous utilisez l'interface web de Penneo
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Créez un dossier comme vous le feriez normalement jusqu'à ce que vous arriviez à l'étape où vous pouvez ajouter des signataires. Cliquez ensuite sur Ajouter un destinataire et saisissez dans les champs les détails concernant votre signataire.
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Cliquez sur Autoriser les signatures électroniques simples.
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Cochez une ou plusieurs alternatives de signature électronique simple pour les mettre à la disposition de votre signataire. Notez que vous devrez répéter ce processus pour chaque signataire pour lequel vous souhaitez activer l'option de signature électronique simple.
Si vous ne trouvez pas cette option, c'est peut-être parce qu'elle n'est pas une méthode de signature autorisée selon les paramètres du compte de votre entreprise Penneo (vous devez donc contacter l'un des administrateurs de votre compte Penneo et lui demander de l'activer en tant que méthode de signature autorisée).
Si vous voyez l'option mais que vous ne pouvez pas la cocher, c'est peut-être parce que vous avez activé l'un des paramètres de contrôle d'accès (Sensible ou Contrôle d'accès). Vous ne pouvez pas activer la signature électronique simple si vous avez activé l'une de ces mesures de sécurité; par conséquent, si vous souhaitez activer la signature électronique simple, vous devez d'abord désactiver ces options de contrôle d'accès. -
Une fois que vous avez activé les signatures électroniques simples en cochant la case située à côté de l'option, cliquez sur Ajouter un destinataire.
Le destinataire de la signature pourra alors signer via la signature électronique simple lorsqu'il recevra le(s) document(s).
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Dessiner une signature sur une tablette, un ordinateur ou un appareil similaire
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Télécharger une image d'une signature manuscrite (l'image ne doit pas dépasser 2 MB)
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Créer une signature textuelle (en tapant le nom sur un clavier)
Si vous utilisez l'application de bureau
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Créez un dossier comme vous le feriez normalement jusqu'à ce que vous arriviez à l'étape où vous pouvez ajouter des signataires. Saisissez ensuite dans les champs les informations relatives à votre signataire.
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Sur le côté droit des détails de votre signataire, vous verrez une option appelée Signatures électroniques simples. Cochez la/les case(s) que vous souhaitez autoriser pour activer les signatures électroniques simples pour le signataire.
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Si vous ne trouvez pas cette option, c'est peut-être parce qu'il ne s'agit pas d'une méthode de signature autorisée selon les paramètres du compte de votre entreprise Penneo (vous devez donc contacter l'un des administrateurs de votre compte Penneo et lui demander de l'activer en tant que méthode de signature autorisée).
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Si vous voyez l'option mais que vous ne pouvez pas la cocher, c'est peut-être parce que vous avez activé l'un des paramètres de contrôle d'accès (Sensible ou Contrôle d'accès). Vous ne pouvez pas activer la signature électronique simple si vous avez activé l'une de ces mesures de sécurité; par conséquent, si vous souhaitez activer la signature électronique simple, vous devez d'abord désactiver ces options de contrôle d'accès.
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Une fois que vous avez activé les signatures électroniques simples en cochant la case sous l'option, cliquez sur Suivant.
Le destinataire de la signature pourra désormais signer à l'aide de la/des signature(s) électronique(s) simple(s) lorsqu'il recevra le/les document(s).
Notez que vous devrez répéter ce processus pour chaque signataire individuel pour lequel vous souhaitez activer l'option Signatures électroniques simples.
Remarque: s'il est normalement possible d'autoriser les signatures électroniques simples après l'envoi de votre dossier, cette opération doit être effectuée par le biais de votre archive - c'est-à-dire qu'il n'est pas possible de le faire dans l'application de bureau.