Une fois que toutes les parties concernées ont signé les documents, vous recevrez un courrier électronique. En fonction des paramètres de sécurité choisis pour le dossier par son créateur/expéditeur (par exemple, si les options de contrôle d'accès ont été activées ou non), cet e-mail contiendra soit:
- les documents signés sous forme de pièces jointes - qui peuvent être téléchargées directement à partir de l'e-mail;
- un lien permettant d'accéder aux documents signés.
Vous trouverez ci-dessous des instructions pour télécharger les documents signés (s'ils ne sont pas joints à l'e-mail); choisissez la situation qui correspond à la vôtre et suivez les étapes:
Je souhaite télécharger un document signé
Si vous avez signé un document via Penneo, une archive privée a été automatiquement créée pour vous et vous pouvez y accéder en vous connectant à Penneo avec la même méthode que celle utilisée lors de la signature du document.
Pour accéder au document signé et le télécharger, suivez les étapes suivantes:
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Allez sur https://app.penneo.com
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Connectez-vous avec la même méthode que celle que vous avez utilisée pour signer vos documents (si vous avez utilisé votre eID, vous devez utiliser ce même eID pour vous connecter).
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Une fois connecté, vous devriez pouvoir voir vos archives. Vos documents sont probablement enregistrés dans votre dossier standard, qui s'appelle généralement Unsorted. Localisez le dossier contenant les documents que vous souhaitez consulter ou télécharger et cliquez dessus. Si vous ne trouvez pas le document, c'est peut-être parce que le dossier n'a pas encore été finalisé, c'est-à-dire que toutes les parties concernées n'ont pas encore signé les documents. Veuillez vérifier votre courrier électronique pour vous assurer que vous avez reçu une confirmation de finalisation.
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Une fois que vous avez localisé le dossier pertinent, vous pouvez choisir les documents à télécharger:
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Si le dossier contient plusieurs documents, vous pouvez les télécharger tous en même temps sous la forme d'un fichier zip. Pour ce faire, cliquez sur Télécharger tous les documents en haut à droite.
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Pour télécharger un seul document au format PDF, accédez à la liste des documents sur le côté gauche et cliquez sur le document que vous souhaitez télécharger. Le bouton Télécharger en PDF se trouve à côté de la clé du document, au-dessus de l'aperçu.
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Je souhaite télécharger un document signé que j'ai envoyé pour signature
Si vous avez un compte Penneo et que vous avez envoyé des documents à signer, vous pouvez les retrouver dans les archives de votre compte et les télécharger.
- Une fois connecté à votre compte Penneo, accédez à vos archives en cliquant sur Archive dans le menu de gauche.
- Localisez le dossier contenant les documents que vous souhaitez consulter ou télécharger et cliquez dessus.
- Une fois que vous avez localisé le dossier concerné, vous pouvez choisir les documents à télécharger:
- Si le dossier contient plusieurs documents, vous pouvez les télécharger tous en même temps sous la forme d'un fichier zip. Pour ce faire, cliquez sur Télécharger en haut à droite.
- Pour télécharger un seul document au format PDF, accédez à la liste des documents en faisant défiler l'écran vers le bas. Cliquez sur le document que vous souhaitez télécharger. Le bouton Télécharger le PDF se trouve dans le coin supérieur droit, au-dessus de l'aperçu.
- Si le dossier contient plusieurs documents, vous pouvez les télécharger tous en même temps sous la forme d'un fichier zip. Pour ce faire, cliquez sur Télécharger en haut à droite.
Je ne trouve pas un document dans mes archives
Si vous cherchez un document signé dans vos archives et que vous ne le trouvez pas, c'est peut-être parce que le dossier n'a pas encore été finalisé, c'est-à-dire que toutes les parties concernées n'ont pas encore signé les documents.
La première chose à faire est donc de revérifier l'e-mail que vous avez reçu de Penneo pour confirmer que le document a été signé par toutes les parties et qu'il se trouve dans vos archives.
Si vous avez reçu un courriel vous informant que le document a été signé par toutes les parties mais que vous ne le trouvez toujours pas dans vos archives, il se peut que vous cherchiez le document signé dans la mauvaise archive.
Cela peut arriver si vous avez plusieurs archives dans Penneo.
Si vous avez signé plusieurs fois des documents via Penneo en utilisant différents eID, vous aurez plusieurs archives (parce qu'une archive privée est automatiquement créée pour chaque eID et est accessible en se connectant avec l'eID correspondant).
Par conséquent, si vous vous connectez avec un eID et que vous ne trouvez pas le document signé que vous recherchez dans vos archives, cela peut signifier que vous avez signé le document avec un eID différent. Vous devez donc vous déconnecter de Penneo et vous reconnecter avec un autre eID.
Vous êtes un utilisateur de l'entreprise dans Penneo
Si vous avez un compte utilisateur lié à un compte d'entreprise dans Penneo et que vous souhaitez voir un document envoyé pour signature à partir de ce compte, vous devez utiliser les informations d'identification activées pour votre compte utilisateur afin d'accéder à l'archive.
Si vous vous connectez et que vous ne voyez pas le document que vous cherchez dans votre compte utilisateur, il se peut que vous soyez en train de consulter l'archive privée qui a été automatiquement créée pour vous lorsque vous avez utilisé votre eID pour signer des documents personnels via Penneo dans le passé. Par conséquent, vous devez vous déconnecter de Penneo et vous connecter avec les informations d'identification que vous avez utilisées lors de l'activation de votre compte utilisateur. Si vous avez utilisé un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous devez vous connecter avec cette méthode de connexion pour voir vos archives utilisateur.
Si vous souhaitez pouvoir vous connecter à votre compte utilisateur (lié à un compte d'entreprise dans Penneo) avec votre eID, vous devez connecter votre eID à votre compte utilisateur en suivant ce guide.
Pour en savoir plus sur la façon de se connecter à Penneo, cliquez ici.