Le contrôle d'accès est une fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour restreindre l'accès et ajouter des couches de sécurité supplémentaires aux documents que vous envoyez via Penneo. Cette fonctionnalité se compose de plusieurs options (Sensible, Contrôle d'Accès et Numéro de Sécurité Sociale) que vous pouvez combiner pour réguler le niveau de sécurité de vos documents. Il est important de noter que vous ne pouvez pas activer les signatures électroniques simples si vous activez l'une de ces mesures de sécurité.
Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des options et des combinaisons possibles, ainsi que leur emplacement lors de la création d'un dossier.
Options et combinaisons
Les options et combinaisons suivantes sont disponibles:
- Sensible
- Contrôle d'Accès
- Vérification par SMS
- Numéro de Sécurité Sociale (NSS) (pas d'application en Belgique)
- Combinaison de Contrôle d'Accès et Numéro de Sécurité Sociale (pas d'application en Belgique)
- Combinaison de Sensible et Numéro de Sécurité Sociale (pas d'application en Belgique)
Sensible
Lorsque vous activez l'option sensible, chaque personne souhaitant ouvrir le document doit d'abord confirmer son identité en se connectant avec son identifiant électronique. Cependant, cela signifie seulement que vous devez avoir un eID pour ouvrir le document, c'est-à-dire que toute personne disposant d'un eID peut potentiellement consulter les documents. Par conséquent, l'accès au document n'est pas restreint à des personnes spécifiques (par exemple, les signataires du dossier). De plus, avec l'option sensible activée, le document ne sera pas joint à l'e-mail de finalisation. Au lieu de cela, les signataires et l'expéditeur ne pourront y accéder que via app.penneo.com. En outre, vous ne pouvez pas ajouter de destinataires en copie au dossier. Avec l'option Sensible activée, le Contrôle d'Accès est automatiquement activé pour tous les signataires et ne peut pas être désactivé.
Contrôle d'Accès
Si vous activez l'option de contrôle d'accès, chaque personne souhaitant ouvrir le document doit d'abord confirmer son identité en se connectant avec son identifiant électronique. Cependant, cela signifie seulement que vous devez avoir un eID pour ouvrir le document, c'est-à-dire que toute personne disposant d'un eID peut potentiellement consulter les documents. Par conséquent, l'accès au document n'est pas restreint à des personnes spécifiques (par exemple, les signataires du dossier).
À noter que cette option est appelée Privé dans l'application de bureau.
Vérification par SMS
Lorsque l'option de vérification par SMS est activée, le signataire devra confirmer son identité par SMS avant de pouvoir consulter le dossier. Pour en savoir plus sur la vérification des SMS, consultez cet article.
Numéro de Sécurité Sociale (NSS)
Remarque: Cette fonction ne s'applique qu'aux signataires danois, suédois, norvégiens et finlandais et ne peut donc pas être utilisée pour les signataires de nationalité belge.
Si vous activez l'option Numéro de Sécurité Sociale (NSS) en saisissant dans le champ correspondant le Numéro de Sécurité Sociale (NSS) du ou des signataires, toute personne ayant le lien de signature peut consulter le document, mais seule la personne ayant le NSS correspondant peut le signer.
Il est à noter qu'il existe également une option VATIN; cependant, celle-ci ne s'applique qu'aux signataires disposant d'un numéro d'organisation danois. L'option VATIN fonctionne de la même manière que l'option NSS.
Combinaison de Numéro de Sécurité Sociale et Contrôle d'Accès
Remarque: Cette fonction ne s'applique qu'aux signataires danois, suédois, norvégiens et finlandais et ne peut donc pas être utilisée pour les signataires de nationalité belge.
Si vous activez à la fois le Numéro de Sécurité Sociale et le Contrôle d'Accès, seule la personne ayant le NSS correspondant peut consulter et signer les documents.
Combinaison de Numéro de Sécurité Sociale et Sensible
Remarque: Cette fonction ne s'applique qu'aux signataires danois, suédois, norvégiens et finlandais et ne peut donc pas être utilisée pour les signataires de nationalité belge.
Si vous activez à la fois le Numéro de Sécurité Sociale et Sensible, le Contrôle d'Accès est automatiquement activé pour tous les signataires. Par conséquent, la combinaison de ces trois options permettra uniquement à la personne ayant le NSS correspondant de consulter et de signer les documents. De plus, il ne sera pas possible d'ajouter des destinataires en copie dans le dossier, et les documents ne seront pas joints à l'e-mail de finalisation.
Où puis-je trouver ces options?
Les options apparaissent à différents endroits selon l'interface Penneo que vous utilisez. Sélectionnez la version qui vous concerne dans l'aperçu ci-dessous ou faites défiler vers le bas pour en savoir plus sur l'emplacement des options dans chaque version de Penneo.
Si vous utilisez l'interface Web de Penneo | Si vous utilisez l'application de bureau |
Si vous utilisez l'interface Web de Penneo
Vous pouvez trouver l'option Sensible dans la première étape de la création du dossier, sous la sélection de la langue. Pour l'activer, cochez la case Ce dossier contient des informations sensibles.
Le contrôle d'accès, l'option SSN et la vérification par SMS sont disponibles lors de l'ajout d'un nouveau destinataire.
- Vous pouvez sélectionner Non restreint si vous ne souhaitez pas activer les options eID ou SMS
- Vous pouvez sélectionner eID si vous souhaitez ajouter le numéro national des signataires afin que seuls les signataires ayant le numéro national correspondant puissent ouvrir le dossier (uniquement pour les signataires danois, norvégiens, suédois et finlandais).
- Vous pouvez ajouter la vérification par SMS en sélectionnant SMS et en ajoutant l'indicatif de pays et le numéro de téléphone de vos signataires afin que seuls les signataires ayant accès à ces numéros de téléphone puissent ouvrir le dossier.
Vous pouvez choisir si l'identification est obligatoire en cliquant sur Obligatoire ou Non obligatoire sous Exiger une identification pour voir les documents. Si vous avez sélectionné Ce dossier contient des informations sensible lors de la première étape de la création du dossier ou si vous avez ajouté une option de contrôle d'accès au signataire (eID ou SMS), cette option sera automatiquement affichée comme obligatoire.
Si vous n'avez pas ajouté de SSN ou de numéro de téléphone au dossier et que vous sélectionnez Obligatoire ici, l'option contrôle d'accès est activée. Le signataire devra se connecter avec itsme avant de pouvoir consulter les documents. Veuillez noter que toute personne ayant un compte itsme peut voir les documents.
Si vous utilisez l'application de bureau Penneo
L'option Sensible peut être trouvée dans la première étape de la création du dossier, sous la sélection de dossier. Le contrôle d'accès est appelé Privé dans l'application de bureau et peut être trouvé dans la troisième étape à côté des Signatures Électroniques Simples. Le Numéro de Sécurité Sociale est appelé NSS et peut être trouvé à côté du rôle du signataire. Si vous n'êtes pas sûr du format du NSS, lisez ici: Quel est le bon format pour les numéros de sécurité sociale?