Le déroulement de la signature est la première chose que vous sélectionnez en créant un nouveau fichier.
Le concept du déroulement de la signature comprend:
- Les rôles des signataires
- Les types de documents
- L’ordre dans lequel les signataires reçoivent la demande de signature et signent le document.
En cliquant sur ce lien, vous obtiendrez plus d'informations sur le déroulement de la signature: https://www.youtube.com/watch?v=r9N8SDwQpeM
Qu'est-ce qu'un déroulement de signature et comment fonctionne-t-il?
Le déroulement de la signature détermine quels signataires (en fonction de leur rôle) doivent signer quels types de documents et dans quel ordre.
En d'autres termes, un déroulement de la signature consiste en une combinaison de rôles, de types de documents et de cycles.
Notez qu'il n'est pas obligatoire d'utiliser tous les types de documents et tous les rôles des signataires. Cependant, vous devez choisir au moins un type de document signable pour votre dossier avec un signataire approprié. Chaque dossier doit comporter au moins un document à signer et au moins un destinataire avec un rôle de signataire.
Voici une explication de la signification des termes utilisés jusqu'à présent:
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Les rôles sont attribués aux signataires. Ils déterminent quels documents les signataires vont signer et dans quel cycle de signature. Vous pouvez attribuer plusieurs rôles au même signataire; cependant, si les différents rôles attribués à une personne impliquent la signature lors de différents cycles, la même personne peut être amenée à signer plusieurs fois. Vous pouvez renommer les rôles comme indiqué dans ce guide: Comment modifier le nom du rôle d'un signataire. Notez que si vous changez le nom d'un rôle, son "comportement" ne change pas, c'est-à-dire les règles qui s'appliquent à ce rôle en termes de documents à signer et d'ordre de signature.
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Les types de documents sont simplement destinés à vous aider à mettre en place le déroulement de la signature et à attribuer des documents à signer à chaque signataire. Les types de documents ne sont visibles que pour vous - les signataires ne les verront pas. Par conséquent, si vous trouvez un type de document approprié dont le nom par défaut ne correspond pas à votre document spécifique, vous pouvez toujours l'utiliser sans affecter le résultat final (c'est-à-dire les personnes qui le signeront et l'ordre des signatures).
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Les cycles déterminent l'ordre dans lequel les documents sont signés. Lors de la visualisation d'un déroulement de la signature, les chiffres de l'onglet font référence aux cycles, c'est-à-dire à la séquence/l'ordre dans lequel les rôles des signataires correspondants signeront les documents. En outre, ils indiquent également la relation entre les rôles de signature et les types de documents. En d'autres termes, si une cellule du tableau est vide (sans numéro), cela signifie que le signataire de la colonne correspondante ne signera pas le document de la ligne correspondante.
Ici vous trouverez un exemple du déroulement de la signature simple:
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Les colonnes correspondent aux rôles des signataires,
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les lignes correspondent aux types de documents,
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les numéros ont la double fonction d'indiquer qu'un certain signataire doit signer un certain document et dans quel tour la signature doit avoir lieu.
Dans cet exemple, un document doit être signé par tous les signataires (voir première ligne) dans l'ordre séquentiel (le signataire 1 doit signer en premier, le signataire 2 doit signer en second, etc.).
Par conséquent, le processus de signature se déroulera comme suit: Le signataire 1 recevra la demande de signature pour le document qu'il doit signer ; après avoir signé, le signataire 2 recevra la demande de signature pour ce même document ; enfin, le signataire 3 recevra la demande de signature pour ce même document.
En raison des cycles, le signataire 2 ne recevra pas de demande de signature tant que le signataire 1 n'aura pas signé, et ainsi de suite.
S'il y a deux signataires ayant le rôle du signataire 1, ils doivent tous les deux signer pour que le premier tour soit terminé et que le deuxième tour commence.
Comme vous pouvez voir dans le tableau, les trois autres documents ne doivent pas être signés par tous les signataires, mais par un seul signataire par document (le signataire 1 doit signer le document 1, le signataire 2 doit signer le document 2, etc.).
Quelques déroulements de la signature sont plus complexes, comme le déroulement de la signature d'un rapport annuel que vous pouvez voir ci-dessous:
Dans cet exemple (le déroulement de la signature d’un rapport annuel), les signataires ayant le rôle de comptable doivent signer au cours du deuxième tour; ils ne recevront donc pas de lien de signature tant que tous les signataires devant signer au cours du premier tour n'auront pas signé.
Si votre entreprise a besoin d'un nouveau déroulement de la signature qui réponde à vos besoins spécifiques, n'hésitez pas à nous contacter en soumettant une demande à notre équipe d'assistance, et nous vous aiderons à trouver un déroulement de la signature qui vous convient.
Notez que la demande d'un nouveau déroulement de la signature doit être faite par un administrateur. En fonction de votre accord avec Penneo, des frais supplémentaires pour l'exécution de cette tâche peuvent être dus.
En cliquant sur ce lien, vous obtiendrez plus d'informations sur les structures du déroulement de la signature: https://www.youtube.com/watch?v=mtXAszJ_1g8
Où puis-je trouver des déroulements de la signature?
Si vous utilisez l’interface web de Penneo
Sur la première page de la création d'un nouveau dossier, vous pouvez voir le champ Déroulement de la signature juste en dessous du champ Title. Pour afficher le déroulement de la signature:
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Sélectionnez un type de dossier.
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Une fois sélectionné, cliquez sur le point d'interrogation situé à côté du déroulement de la signature. Un onglet similaire aux exemples de cet article s'affiche, expliquant le fonctionnement de ce flux de signature spécifique (c'est-à-dire reliant les rôles des signataires aux documents qu'ils doivent signer et indiquant le tour de chaque signature).
Si vous utilisez l'application de bureau de Penneo
Sur la première page de la création d'un nouveau dossier, vous pouvez voir le champ Type de dossier juste en dessous du nom du dossier. Pour visualiser le processus de signature:
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Sélectionnez un type de dossier.
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Une fois sélectionné, cliquez sur le point d'interrogation situé à côté de Choisir le type de dossier. Un onglet similaire aux exemples de cet article s'affiche, expliquant le fonctionnement de ce déroulement de la signature spécifique (c'est-à-dire reliant les rôles des signataires aux documents qu'ils doivent signer et indiquant le tour de chaque signature).
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