Comment créer un fichier pour envoyer des documents à la signature électronique

Pour envoyer des documents à la signature électronique, vous devez créer un fichier. Vous trouverez ci-dessous des instructions pour vous guider dans le processus de création d'un fichier.

Pour savoir comment créer un fichier, vous pouvez suivre les instructions de la vidéo en anglais ou lire notre guide ci-dessous: https://www.youtube.com/watch?v=vDdH_O5hbDI&embeds_euri=https%3A%2F%2Fpenneo.force.com%2F&feature=emb_logo

1. Lorsque vous êtes connecté à Penneo, cliquez sur Créer un nouveau dans le menu de gauche et choisissez Dossier ou cliquez sur Dossier dans votre tableau de bord.
   
2. Ajoutez les détails dans votre dossier:
   • Commencez par ajouter un titre à votre dossier.
   • Sélectionnez votre Déroulement de la signature dans le menu déroulant. Le déroulement de la signature que vous choisissez détermine les rôles des signataires et l'ordre de signature. Vous pouvez cliquer sur le point d'interrogation pour voir les détails du déroulement. Consultez cet article pour en savoir plus sur les déroulements de la signature de Penneo: Comment fonctionnent les déroulements de la signature.
   • Sélectionnez le dossier  dans lequel votre fichier doit être stocké.
   • Choisissez si les signataires doivent pouvoir visualiser tous les documents ou seulement ceux qu'ils doivent signer. Pour en savoir plus sur ce paramètre, cliquez ici: Quels documents les signataires peuvent-ils voir?
   • Sélectionnez la langue des signataires. La langue sélectionnée sera affichée comme langue du système lorsque les signataires ouvriront les documents et sera utilisée pour les modèles d'e-mail par défaut de Penneo.
   • Indiquez si le dossier contient des informations sensibles.
   • Facultatif: Vous pouvez cliquer sur Options avancées pour activer l'option ‘Signer les documents au cours d'une réunion’ si vous prévoyez que les signataires signent le document lors d'une réunion physique. En activant cette option, les demandes de signature ne seront pas envoyées séparément à chaque signataire. Dans ce cas, vous (le créateur du dossier) recevrez un seul courriel contenant tous les liens de signature.
   • Facultatif: Sous Options avancées, vous pouvez créer une référence. La référence n'a pas d'effet technique dans le dossier; elle est uniquement destinée à votre usage personnel en termes de tri, par exemple.
3. Cliquez sur Enregistrer et continuer.
4. Ajoutez maintenant les fichiers PDF souhaités au dossier. Pour ajouter des PDF, cliquez sur le bouton Charger un document ou faites glisser les fichiers dans la fenêtre. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois. Consultez l'article suivant pour connaître le format et la taille de fichier recommandés: Quels sont les fichiers que je peux télécharger dans Penneo? (types et tailles).
   
5. Une fois que vous avez téléchargé vos documents, vous pouvez modifier leurs titres et sélectionner leurs types. Si vous devez apporter des modifications aux documents ou les supprimer après le téléchargement, vous pouvez le faire en cliquant sur le stylo situé à côté du document. Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel les documents doivent être visualisés par les signataires/bénéficiaires. Pour modifier l'ordre, survolez les six carrés situés à gauche du nom du document et faites glisser les fichiers. Notez que vous devez toujours avoir au moins un document à signer pour pouvoir créer un dossier.
   
6. Cliquez sur Enregistrer et continuer lorsque vous avez ajouté tous les documents dans votre dossier.
   
7. Vous devez maintenant ajouter les signataires et leurs rôles. Les rôles déterminent quel document le signataire peut signer et à quel moment. Cliquez sur Ajouter un destinataire.
   
8. Ajoutez maintenant un destinataire à la fois en saisissant les informations requises:
   • Ajouter le nom
   • Ajouter l'adresse électronique
   • Facultatif: ajouter Au nom de
   • Sélectionnez une fonction pour le destinataire. Les options disponibles dépendent du type de dossier que vous avez choisi. Vous pouvez personnaliser le nom de la fonction en cochant la case Personnaliser les noms de fonction et en saisissant le nouveau nom de la fonction dans le champ qui s'affiche.
   • Facultatif: vous pouvez cliquer sur Sécurité et confidentialité pour ajouter le Contrôle d'accès.
   • Facultatif: vous pouvez cliquer sur Montrer les options avancées pour autoriser Les signatures électroniques simple et modifier l'Intervalle de rappel.
   • Facultatif: vous pouvez ajouter des destinataires de copies - qui ne seront pas impliqués dans le processus de signature mais recevront les documents signés une fois finalisés. Ajoutez un destinataire de copie en cliquant sur l'onglet Recevoir une copie en haut de votre fenêtre pop-up.
9. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Ajouter un destinataire en bas de la fenêtre.
10. Cliquez sur Enregistrer et continuer.
    
11. C’est la dernière étape du processus de création d'un dossier, et vous devez à présent examiner le dossier. Parcourez tous les détails pour déterminer s'il y a quelque chose à changer. Si vous souhaitez apporter des modifications ou des corrections, vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur les différentes étapes en haut de la page.
    • Facultatif: vous pouvez choisir le contenu des e-mails que vos signataires/destinataires recevront. Le plus souvent, les signataires reçoivent trois types d'e-mails différents: Message aux signataires (demande de signature), Dossier terminé et Rappels. Pour choisir le contenu de l'e-mail, cliquez sur le bouton Personnalisez les messages pour les destinataires. Vous pouvez soit sélectionner un modèle d'e-mail, soit modifier un modèle d'e-mail, soit écrire votre propre e-mail sur place. Vous pouvez également créer vos propres modèles d'e-mail (pour les réutiliser pour d'autres dossiers); voir comment ici: Comment créer des modèles d'e-mail. Les modèles par défaut de Penneo sont automatiquement traduits dans la langue que vous avez choisie lors de la première étape.
    • Sous Configuration, vous pouvez ajouter une Date d'envoi ultérieur et/ou une Date d'expiration.
    • Notez qu'une date d'expiration peut ne pas s'afficher, mais être appliquée après l'envoi. Cela est dû au fait que votre entreprise a défini une date d'expiration par défaut pour tous les dossiers, par décision de vos administrateurs.
12. Lorsque vous avez revu le dossier et que vous avez effectué les modifications nécessaires, cliquez sur Envoyer des documents.
    

Je n'arrive pas à créer mon dossier

S'il y a une erreur dans votre dossier, Penneo la signalera en jaune. Lisez les notes et revenez en arrière dans le processus afin de modifier votre dossier:

Si vous utilisez l'application Penneo Desktop, consultez ce guide pour savoir comment créer un nouveau dossier: Comment installer, configurer et utiliser l'application de bureau pour créer des dossiers.