Cet article vous donne un aperçu de votre tableau de bord/archive, ce qu'il contient et comment vous pouvez l’utiliser.
Votre archive contient tous les dossiers que vous avez créés, signés, ou les dossiers qui ont été partagés avec vous.
- Le tableau de bord
- Suivi des dossiers
- Suivi des dossiers supprimés
- Suivi d’une demande de validation d'identité
- Suivi d’un formulaire web
- Modifier vos paramètres de profil
Le Tableau de bord
Lorsque vous vous connectez à Penneo, le tableau de bord sera la première chose que vous verrez.
En haut à gauche du tableau de bord, vous verrez une section d’aperçu avec quatre catégories. En cliquant sur l’une des catégories, vous verrez les dossiers appartenant à cette catégorie ainsi que leur statut. Les vues d’ensemble des statuts sont limitées à vos propres dossiers, ce qui signifie que vous ne pouvez pas voir les vues d’ensemble des statuts des dossiers qui sont accessibles via des dossiers partagés.
Les quatre catégories que vous verrez dans la section d'aperçu sont:
-
Brouillons: dans cette catégorie, vous verrez:
- Les dossiers que vous avez créés et que vous avez sauvegardés, mais que vous n'avez pas envoyés.
- Les dossiers auxquels vous avez appliqué l'option Envoyer plus tard; ces dossiers seront conservés ici jusqu’à leur envoi automatique selon la date et l’heure décidée.
- En attente: dans cette catégorie, vous verrez les dossiers qui ont été envoyés pour signature mais n’ont pas encore été signés par toutes les parties dans le dossier. Ces dossiers seront automatiquement déplacés à la catégorie Terminé une fois que tous les signataires ont signé.
- Terminé: vous trouverez ici tous les dossiers qui ont été signés par tous les signataires. Les dossiers terminés ne peuvent pas être modifiés une fois que leur statut a progressé jusqu’à cette catégorie.
-
Rejeté: dans cette catégorie, vous trouverez tous les dossiers qui ont été rejetés par au moins l’un des signataires. Même si certains signataires ont signé, le dossier ne sera pas considéré comme Terminé : le dossier sera sauvegardé dans la catégorie Rejeté, même si un seul des signataires a rejeté la signature des documents. Le statut peut changer son statut à Terminé si le signataire qui a rejeté de signer est:
- Supprimé du dossier, ou
- S’il lui a été donné une nouvelle chance de signer en annulant le rejet.
Enfin, les dossiers expirés sont aussi sauvegardés dans la catégorie Rejeté.
Sur le tableau de bord, vous trouverez les raccourcis pour créer un nouveau dossier ou un Formulaire web.
Vous trouverez également une liste de:
- Dossiers expirant bientôt - afin que vous puissiez agir sur ces dossiers (ex. Repousser leur date d’expiration),
- Les dossiers récemment terminés,
- Les signatures en attente,
-
Ainsi que “Mes signatures en attente”, qui sont les dossiers pour lesquels une signature vous a été demandée et que vous n'avez pas encore signé. A côté du nom du dossier, vous trouverez un lien qui vous dirige vers la page de signature, immédiatement depuis votre archive Penneo.
Suivi des dossiers
Tous vos dossiers sont conservés dans votre archive. Lisez cet article pour apprendre comment gérer et assurer le suivi des dossiers.
Pour naviguer vers votre archive, cliquez sur Archive dans le menu de gauche.
Vous verrez vos dossiers principaux. Vous avez également la possibilité de créer des sous-dossiers.
Le dossier avec une icône étoile à côté de son nom est votre dossier standard. Cela signifie que, par défaut, vos documents seront conservés dans ce dossier.
Si vous souhaitez rechercher un dossier ou un sous-dossier, vous ne pouvez le faire que dans le dossier correspondant, autrement dit, dans le dossier dans lequel vous avez stocké les dossiers. La fonction de recherche ne fonctionne que lors de votre vue actuelle de l’archive.
Chaque archive Penneo est privée et personnelle par défaut.
Cela signifie que, en tant qu’utilisateur, vous êtes le seul à pouvoir consulter vos dossiers jusqu’à ce qu’ils soient explicitement partagés avec d’autres utilisateurs. Si d’autres utilisateurs ont besoin d’un accès, vous devez partager votre dossier avec eux.
En cliquant sur un dossier dans votre archive, vous pourrez examiner ses détails (les signataires, leurs fonctions, les documents, le journal d'évènements associés, le numéro de référence, la date d'envoi, la date d’expiration et les paramètres de sécurité que vous avez choisi pour ce dossier spécifique).
Vous pouvez également modifier un dossier si son statut est en attente (Plus d’information dans cet article: Comment modifier les paramètres/détails d’un signataire après l’envoi du dossier).
Suivi des dossiers supprimés
Vous trouverez tous vos dossiers supprimés dans votre corbeille.
Vous trouverez la corbeille en cliquant sur Corbeille dans votre menu à gauche.
Votre compte d’entreprise (les paramètres sont gérés par ses administrateurs) peut être configuré afin de supprimer automatiquement les dossiers et de vider la corbeille après un certain temps.
Nous vous recommandons de contacter votre administrateur concernant les paramètres de votre compte d’entreprise afin d’éviter tout incident ou problème dans le processus de suppression.
Si vous souhaitez supprimer un dossier, voyez Comment supprimer vos fichiers et dossiers.
Si vous souhaitez restaurer un dossier supprimé, voyez Comment restaurer des dossiers depuis la corbeille. Si vous supprimez un dossier depuis la corbeille, le dossier sera supprimé définitivement et ne pourra plus être restauré.
Suivi d’une Demande de validation d'identité*
Vous trouverez les Demandes de validation d'identité que vous avez envoyées en cliquant sur Validation d'identité dans le menu à gauche.
Ici, vous trouverez les Demandes de validation d'identité en attente et terminées.
Si vous ne voyez pas l’archive de demandes de validation d’identité, votre administrateur devra l’activer pour votre espace utilisateur.
*La validation d'identité est une fonctionnalité payante nécessitant un abonnement séparé - n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus.
Suivi d’un Formulaire web**
Les formulaires remplis sont sauvegardés dans la même archive que les dossiers.
Vous pouvez connaître dans quel dossier votre formulaire rempli est sauvegardé en vérifiant ses paramètres sous Formulaires web (notez que vous ne pouvez pas accéder aux paramètres de Formulaires web si votre compte utilisateur n’a pas accès à la fonctionnalité Formulaire Web).
Les Formulaires web sont normalement sauvegardés dans un dossier partagé auquel plusieurs utilisateurs de votre entreprise peuvent accéder.
Si vous n’avez pas accès à un tel dossier, contactez le propriétaire du modèle de formulaire.
Si vous souhaitez utiliser un modèle de Formulaire, vous n’avez pas besoin d'accès; vous avez seulement besoin du lien vers le formulaire que vous souhaitez utiliser et l’accès au dossier où les formulaires remplis sont conservés.
Tant que vous avez le lien vers le modèle et l’accès au dossier correspondant, vous pouvez utiliser les Formulaires web.
Cependant, si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire web (ou accéder à ses paramètres), la fonction doit être activée pour votre compte utilisateur. Pour activer la fonction formulaires sur votre compte utilisateur, un administrateur de votre compte Penneo doit soumettre une demande “accès aux formulaires” au support Penneo.
** L’accès aux formulaires est une fonctionnalité payante nécessitant un abonnement séparé - n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus.
Modifier vos paramètres de profil
Lisez cet article pour savoir comment modifier votre compte utilisateur, détails et paramètres.
Vous trouverez les détails utilisateur en cliquant sur Profil sous Configurer.
Ici vous pouvez modifier votre nom, adresse e-mail ainsi que la langue de l’interface Penneo.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez aussi modifier les droits et procédures de connexion.
Dans le deuxième onglet, gérer les informations d’identification, vous pouvez mettre à jour et ajouter de nouveaux fournisseurs d'identité électronique.
Notez que vous ne pouvez utiliser que les identifiants de connexion que votre administrateur a activé pour votre compte utilisateur. Si vous ne pouvez pas utiliser un fournisseur d’identité électronique (ou si vous ne pouvez pas ajouter un nouvel utilisateur lorsque vous gérez vos identifiants), vous devez contacter votre administrateur afin de lui demander de les activer pour votre compte utilisateur.