L'accès client est une fonctionnalité de KYC qui permet aux utilisateurs de contrôler quels utilisateurs peuvent accéder à une relation client spécifique. En activant et en configurant l'accès client dans KYC, les utilisateurs ne pourront voir que les informations qui les concernent.
Cet article vous donne un aperçu de :
- Comment activer l'accès client (pour les administrateurs) ?
- Comment donner accès à des utilisateurs ?
- Comment demander l'accès ?
- Comment retirer l'accès aux utilisateurs ?
Comment activer l'accès client (pour les administrateurs) ?
Pour activer l'accès client, rendez-vous dans Relations clients, sélectionnez Accès client et activez l'option Gérer l'accès des utilisateurs aux clients. Une fois activée, aucun changement immédiat ne se produira concernant l'accès aux dossiers existants des utilisateurs. Les administrateurs et les propriétaires de dossiers peuvent progressivement attribuer ou restreindre l'accès selon les besoins. Sous Options avancées, vous pouvez également activer deux options supplémentaires :
- Autoriser la demande d'accès : Les utilisateurs peuvent demander l'accès à une relation client existante lorsque cette option est activée.
- Autoriser les options de partage : chaque utilisateur ayant accès à un dossier peut partager l'accès avec un autre utilisateur si cette option est activée. Si cette option est désactivée, seuls les administrateurs du compte de l'entreprise peuvent partager l'accès.
Remarque importante : L'activation de l'accès client aura un impact sur les notifications quotidiennes reçues par vos utilisateurs. Une fois l'accès client activé, tous les utilisateurs auront accès à toutes les relations clients et recevront des notifications quotidiennes à leur sujet. Pour arrêter de recevoir des notifications pour des relations clients spécifiques, les utilisateurs peuvent naviguer vers ces relations, cliquer sur Options de partage, et décocher la case Recevoir le résumé quotidien.
Comment donner accès à des utilisateurs ?
Créer un groupe
Vous pouvez créer des groupes pour accorder à plusieurs utilisateurs l'accès aux relations clients simultanément.
Pour créer un groupe, accédez à Relations clients, sélectionnez Accès client et cliquez sur Créer un nouveau groupe. Vous pourrez donner un nom au groupe et rechercher des utilisateurs à ajouter au groupe. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
Donner à un groupe ou à un utilisateur l'accès à une relation client
Ensuite, vous pouvez ouvrir votre relation client et cliquer sur Options de partage. Vous pouvez choisir si vous souhaitez partager la relation client avec un utilisateur, un groupe ou l'ensemble de l'entreprise.
Donner à un utilisateur l'accès à toutes les relations clients
Vous pouvez accorder à un utilisateur l'accès à toutes les relations clients en cliquant sur Utilisateurs et en sélectionnant l'utilisateur à qui vous souhaitez donner accès. Une fois l'utilisateur sélectionné, activez l'option Partager tous les clients avec cet utilisateur.
Comment demander l'accès ?
Les utilisateurs qui n'ont pas accès à un dossier pourront toujours voir la relation client dans la liste de toutes les relations clients, mais ils ne pourront pas consulter d'informations.
Si l'option Autoriser la demande d'accès est activée
Si l'option Autoriser la demande d'accès est activée dans les paramètres de l'entreprise, les utilisateurs peuvent accéder à une relation client à laquelle ils n'ont pas accès et cliquer sur Options de partage.
L'utilisateur pourra voir les personnes ayant accès à la relation client et cliquer sur Demander l'accès. L'utilisateur pourra voir quels groupes ont accès à la relation client, mais pas quels utilisateurs font partie de ce groupe. Les utilisateurs qui demandent l'accès à la relation client peuvent cependant voir les noms des utilisateurs individuels, qui ne font pas partie d'un groupe, ayant accès à la relation client. Ils peuvent cliquer sur Demander l'accès. Les utilisateurs ayant le droit de partager l'accès avec vous recevront une notification par email afin d'accorder l'accès.
Si l'option Autoriser la demande d'accès est désactivée
Si l'option Autoriser la demande d'accès est désactivée dans les paramètres de l'entreprise, les utilisateurs ne peuvent pas demander l'accès à la relation client via Penneo KYC. Ils verront l'écran suivant et ne pourront pas cliquer sur le Demander l'accès bouton :
Les utilisateurs peuvent voir quels groupes et quels utilisateurs individuels, qui ne sont pas ajoutés à un groupe, ont accès à la relation client et peuvent demander manuellement l'accès auprès d'eux.
Comment retirer l'accès aux utilisateurs ?
Supprimer un groupe
Pour supprimer un groupe, allez dans Paramètres de l'entreprise, cliquez sur Relations clients, puis sur Accès client. Ouvrez le groupe que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Supprimer le groupe.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous informant que la suppression du groupe révoquera l'accès aux relations clients pour tous les utilisateurs du groupe. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Supprimer un utilisateur d'un groupe
Pour supprimer un utilisateur d'un groupe, allez dans Paramètres de l'entreprise, cliquez sur Relations clients, puis sur Accès client. Ouvrez le groupe dont vous souhaitez supprimer l'utilisateur et cliquez sur Supprimer.
Supprimer un utilisateur ou un groupe d'une relation client
Les administrateurs (ou les utilisateurs, selon les paramètres des options de partage) peuvent choisir de retirer l'accès d'un groupe ou d'un utilisateur d'une relation client. Naviguez vers la relation client, cliquez sur Options de partage et sur le bouton Supprimer.