Massesending i Desktop-appen

Introduktion til massesending i Penneo

Hvis du har brug for at sende flere sagsmapper baseret på det samme dokument til forskellige underskrivere (massessending), kan du bruge en avanceret proces, der involverer Penneo Desktop-applikationen og Penneo Printeren.

Denne proces bruger et Microsoft Excel-ark indeholdende modtagerinformation (navn, e-mail og andre data) og et Microsoft Word-dokument som skabelon. Processen genererer en kode baseret på fletfelter, som derefter indsættes i dokumentet. Når det “printes” via Penneo Printeren, udfyldes oplysningerne i felterne automatisk i henhold til Excel-arket.

Metoder til oprettelse af printkode

Du kan oprette printkoder til Penneo Desktop-applikationen på to måder:

1. Manuel opbygning via URI-skema: Du kan konstruere koden manuelt ved hjælp af URI-skema integration, som er skrevet i JSON.
2. Brug af den indbyggede Integration Code-funktion: Denne anbefalede metode er tilgængelig i Penneo Desktop-applikationen. Den er bedst egnet til workflows, der bruger et Microsoft Excel-ark til modtagere og et Microsoft Word-skabelondokument.

For at bruge den indbyggede funktion skal du sikre, at du har installeret Penneo Desktop-applikationen og Penneo Printeren. Denne metode kræver også Microsoft Word og Excel til at understøtte funktionen til brevfletning.

Generering af integrationskoder i Desktop-applikationen

Følg disse trin i Penneo Desktop-applikationen for at generere den oprindelige integrationskode:

1. Åbn Desktop-applikationen.
2. Tilføj detaljer til din sagsmappe. Du kan indsætte statisk tekst for ens felter eller pladsholdernavne, som senere erstattes. En hybrid mulighed er også mulig, for eksempel at bruge “Kontrakt” som et statisk navn efterfulgt af et fletfelt til underskriverens navn.
3. Konfigurer dine sagsmappeindstillinger som normalt.
4. Tilføj et pladsholderdokument. Bemærk, at denne specifikke PDF ikke vil blive gemt; det tjener kun til at opbygge kodestrukturen.
5. Tilføj en pladsholderunderskriver med midlertidige værdier, såsom “SignerName” for navnet, mail@mail.com for e-mailen og “1234567890” for CPR-nummer. Disse værdier vil senere blive erstattet af fletfelter. Konfigurer underskriverindstillingerne, såsom påmindelser, efter behov.
6. Vælg en specifik e-mail-skabelon til modtagerne, hvis ønsket.

7. I topmenuen klik på Udvikler, og vælg derefter Opret integrationskode.
8. Kopiér den genererede kode og indsæt den i det Word-dokument, du agter at sende. Du vil skjule denne kode i et senere trin ved at sætte skriftstørrelsen til minimum og farven til hvid.

Opsætning af Microsoft Word brevfletning til Penneo

Efter indsættelse af integrationskoden i dit Microsoft Word-dokument skal du konfigurere brevfletningsindstillingerne:

1. I Word skal du navigere til fanen Forsendelser.
2. Klik på Vælg modtagere og vælg Brug en eksisterende liste.
3. Vælg dit forberedte Excel-ark, der indeholder underskriveroplysningerne.

4. Brug Indsæt fletfelt for at tilføje pladsholdere i dokumentets brødtekst, hvor du ønsker, at underskriveroplysninger skal vises.

5. Placer markøren på de specifikke steder i dokumentet, og vælg de tilsvarende felter fra dit Excel-ark.

Konfigurering af integrationskoden med fletfelter

Du skal redigere integrationskoden, der er indsat i dit Word-dokument, for at forbinde den med Excel-dataene:

1. Find integrationskoden i dit dokument. Erstat pladsholderværdierne med de tilsvarende fletfelter. For eksempel erstattes pladsholderen “SignerName” med fletfeltet {"Name"}.

2. Opdater localPath i koden. Find stien, der peger på pladsholderdokumentet (f.eks. “C:\Users[USERNAME]\Documents\Test.pdf”) og erstat hele strengen med #printfile#. Koden skal nu læses "localPath":"#printfile#".
3. Skjul koden fra visning ved at sætte skriftstørrelsen til minimum og farven til hvid.
4. Klik på Vis resultater i Word-fanen Forsendelser. Brug pilene for at bekræfte, at fletfelterne opdateres korrekt for hver underskriver.

Afslutning og afsendelse af massesendte sagsmapper

Når dokumentet er konfigureret, følg denne arbejdsgang for at sende sagsmapperne:

1. Identificer den underskriver, du vil behandle først, ved hjælp af forhåndsvisningspilene i Word.
2. Sørg for, at Penneo Desktop-applikationen er ryddet. Klik på Avancerede indstillinger og vælg Ryd felter.
3. I Word, gå til Filer, vælg Udskriv, og vælg Penneo Printer fra dropdown-menuen. Klik på Udskriv.
4. Dokumentet indlæses i Penneo Desktop-applikationen. Klik på Næste, og klik derefter på Send dokumenter.
5. Gentag denne proces for hver efterfølgende underskriver: brug forhåndsvisningspilene i Word til at vælge den næste modtager, ryd felter i Desktop-appen, print dokumentet via Penneo Printeren og send sagsmappen.

Ordliste for integrationskode: Sagsmappe- og generelle parametre

Denne sektion forklarer de generelle parametre, der findes i Penneo integrationskoden:

• Mellemrum i kode (%20): Koden må ikke indeholde mellemrum. Brug %20 til at repræsentere et mellemrum i tekstfelter (f.eks. Name%20Surname).
• Penneo: Det krævede præfiks, der bruges i begyndelsen af koden til at kalde Penneo-applikationen.
• templateId: Den unikke ID for den specifikke sagstype, der anvendes.
• name: Når det optræder umiddelbart efter templateId, refererer det til navnet på sagsmappen. Her kan der anvendes fletfelter.
• language: Angiver sagsmappens sprog. Understøttede muligheder er en (engelsk), da (dansk), sv (svensk) og no (norsk).
• folderId: Angiver mappen, hvor sagsmappen vil blive gemt. Hvis udeladt, bruges standardmappen.
• signOnMeeting: Aktiverer muligheden “Signér dokumenter ved mødet”. Sættes til true eller false (standard).
• sensitiveData: Aktiverer muligheden “Følsomme data”. Sættes til true eller false (standard). Dette kan styres virksomhedsomfattende af en administrator.
• visibilityMode: Kontrollerer, hvilke dokumenter underskrivere kan se. Mulighederne er all_documents eller certain_documents (standard).
• messageTemplate: Navnet på den e-mail-skabelon, der skal bruges til denne sagsmappe.
• messageSubject: Bruges til at sætte emnet for e-mailen, hvis der ikke er valgt en skabelon.
• messageText: Bruges til at sætte brødteksten i e-mailen, hvis der ikke er valgt en skabelon.

Ordliste for integrationskode: Dokument- og underskriverparametre

Følgende parametre definerer dokumenterne og underskriverne, der indgår i Penneo-sagsmappen:

• documents: Initierer sektionen, der indeholder dokumentdata.
• name (Dokument): Refererer til navnet på dokumentet. Husk at bruge %20 for mellemrum eller anvende et fletfelt.
• order: Angiver rækkefølgen af dokumenter i applikationen, startende fra 0 for det første dokument.
• typeId: Angiver dokumenttypen, som afhænger af den valgte templateId.
• localPath: Stien til PDF-filen. Brug #printfile#, når det aktive Word-dokument printes direkte, så systemet korrekt identificerer tekst-dokumentet.
• signers: Initierer sektionen, der indeholder underskriverdata.
• name (Underskriver): Navnet på underskriveren. Understøtter %20 for mellemrum og fletfelter.
• email: Underskriverens e-mailadresse. Der kan anvendes fletfelter her.
• onBehalfOf: Data for hvem underskriveren underskriver på vegne af, hvis relevant. Understøtter %20 og fletfelter.
• isPrivate: Aktiverer muligheden “Privat”. Sættes til true eller false.
• enableTouch: Aktiverer muligheden “Touch-signatur”. Sættes til true eller false.
• roles: ID’et for den rolle, der er tildelt underskriveren. Tilgængelige roller afhænger af dokumenttypen; flere ID’er adskilles med komma.

Ordliste for integrationskode: Workflow- og modtagerparametre

Disse parametre styrer timing, påmindelser og yderligere modtagere for sagsmappen:

• reminderInterval: Angiver intervallet for automatiske påmindelser. Standard er 2 dage, medmindre andet er konfigureret af din virksomhedsadministrator.
• sendAt: Angiver aktiveringsdato og -tidspunkt for afsendelse af dokumenter. Brug formatet YYYY-MM-DDTHH:MM:SS+HH:MM (f.eks. 2020-12-31T12:00:00+01:00). Juster offset for sommertid (+02:00 hvis aktiv).
• expireAt: Angiver udløbsdato og -tidspunkt. Følger samme format som sendAt og skal være senere end aktiveringsdatoen.
• reference: Et brugerdefineret felt til personlig brug (f.eks. sortering) uden teknisk effekt. Understøtter %20 og fletfelter.
• copyRecipients: Initierer sektionen for yderligere modtagere, som modtager en kopi af det færdige dokument.
• name (Kopi-modtager): Navnet på kopi-modtageren. Understøtter %20 og fletfelter.