Penneo Sikkerhedsindstillinger

Overblik over Penneos sikkerhedsindstillinger

Penneo sikrer dine sagsmapper ved hjælp af tre centrale indstillinger: Følsom, Adgangskontrol og Personnummer (CPR) / VATIN. Du kan kombinere disse funktioner efter behov for at opfylde de specifikke sikkerhedskrav for hver sagsmappe.

Hvor du finder sikkerhedsindstillingerne:

• Webgrænseflade: Tilgængelig under oprettelsen af sagsmappen.
• Desktop-applikation: Findes i hovedkonfigurationsvisningen.

SMS-verificering

SMS-verificering tilføjer et ekstra sikkerhedslag ved at kræve, at underskriverne indtaster en engangskode sendt til deres mobiltelefon, før de kan se dokumenterne.

Vigtigt: SMS-verificering er et værktøj til at begrænse visning, ikke en metode til digital signatur. Det er kun tilgængeligt i Penneos webgrænseflade (understøttes ikke i desktop-appen).

Sådan opsætter og bruger du SMS-verificering:

• Aktivering af administrator: En virksomhedsadministrator skal først aktivere SMS under afsnittet Tilladte metoder til underskrift og adgang i virksomhedens indstillinger.
• Opsætning af modtager: Når du tilføjer en modtager til en sagsmappe, indtaster du underskriverens telefonnummer og klikker på Tilføj modtager.
• Underskriverens oplevelse: Når underskriveren klikker på underskriftslinket, ser de de sidste tre cifre af deres telefonnummer. De vælger Send mig koden, modtager SMS'en og indtaster den for at se dokumenterne.
• Endeligt bevis: Når der er underskrevet, viser den endelige signaturside "SMS verificeret" ud for underskriften.

Styring af dokumentsynlighed og underskrift

Penneo giver dig mulighed for at konfigurere sagsmapper, så bestemte underskrivere kun ser de dokumenter, de skal underskrive. Denne begrænsning forbliver gældende, selv efter at underskriftsprocessen er afsluttet.

Du kan styre dokumentsynlighed ved hjælp af tre hovedfunktioner:

1. Indstillingen Følsom

Denne indstilling kræver, at alle, der åbner dokumentlinket, først logger ind med et elektronisk ID (eID).

• Adgang: Alle med et gyldigt eID kan åbne linket; det begrænser ikke adgangen til en bestemt person.
• Begrænsninger for e-mail: Dokumenter vedhæftes ikke afsluttende e-mails. Afsendere og underskrivere skal logge ind på app.penneo.com for at se dem.
• Kopimodtagere: Du kan ikke tilføje kopimodtagere til sagsmapper, når denne indstilling er aktiveret.

Standardindstilling for følsomme data

Kontoadministratorer kan aktivere "Aktivér følsomme data som standard" for hele virksomheden. Når funktionen er aktiv, beskytter den automatisk hver ny sagsmappe fra starten. Opretterne har dog stadig fuld fleksibilitet og kan manuelt slå funktionen fra for individuelle sagsmapper under oprettelsen. Vi anbefaler denne konfiguration, hvis de fleste af virksomhedens sagsmapper indeholder følsomme oplysninger.

2. Indstillingen Adgangskontrol

Denne indstilling kræver, at en bestemt modtager validerer sin identitet med et eID, før vedkommende får adgang til dokumenterne.

• Modtageren skal vælge sit foretrukne eID for at logge ind.

• Hvis adgangen nægtes, kan de vælge "Prøv at få adgang med et andet eID".

  Bemærk: At bekræfte din identitet for at se et dokument er noget andet end faktisk at underskrive det. Da ID Verifier og AusweisApp ikke understøttes til identitetsbekræftelse, når adgangskontrol er slået til, vil underskrivere ikke se disse som anbefalede muligheder.

3. Personnummer (CPR) & VATIN-verificering

Denne indstilling validerer underskriverens unikke identitetsnumre. Du skal sikre dig, at alle numre indtastes i det korrekte format for det pågældende land.

• Kun CPR-nummer: Alle med linket kan se dokumentet, men kun den person, hvis CPR-nummer matcher, kan underskrive det.
• CPR-nummer + adgangskontrol (kombineret): Kun den specifikke person, hvis eID matcher det indtastede CPR-nummer, kan åbne, se og underskrive dokumenterne. Hvis en underskriver får fejlen "Det ser ud til, at du ikke har adgang", skal vedkommende kontakte afsenderen for at få bekræftet sit CPR-nummer.
• VATIN-indstilling: Fungerer på nøjagtig samme måde som CPR-indstillingen, men bruger et dansk organisationsnummer (CVR) til virksomhedsunderskrivere.

Sådan indtaster du CPR-nummer og VATIN:

• Webgrænseflade: CPR-feltet vises under feltet "Begræns, hvem der kan underskrive dokumenterne", når du tilføjer en modtager til sagsmappen. For danske organisationer skal du markere VATIN-feltet for at aktivere det. For at bruge en af delene skal du vælge landet, indtaste nummeret og sikre dig, at funktionen er markeret. Hvis feltet står tomt, forbliver funktionen inaktiv.
• Desktop-app: Feltet hedder CPR og findes lige ved siden af underskriverens rolle.