Oversigt og politikomfang
Penneo tilbyder en funktion til automatisk sletning af data, som gør det muligt for administratorer at angive antallet af dage, måneder eller år, hvorefter sagsfiler automatisk flyttes til papirkurven. Denne indstilling gælder for alle sagsfiler inden for virksomheds-kontoen, uanset hvilken bruger der har oprettet dem. Implementering af disse politikker på tværs af kontoen gør det lettere at overholde de lovmæssige krav, som din virksomhed er underlagt, og stemmer overens med interne sikkerhedspolitikker.
Administratorer og brugere kan stadig manuelt slette sagsfiler, selv efter at den automatiske sletningsfunktion er aktiveret. Da brugere uden administratorrettigheder ikke kan se virksomhedens indstillinger, skal administratorer underrette brugerne ved ændringer i kontoens overordnede indstillinger for at forhindre uventet datatab.
Regler for autosletning baseret på sagsfilstatus
Automatisk sletning i Penneo påvirker sagsfiler individuelt baseret på deres specifikke status og aktivitet:
- Konceptfiler: Autoslettes baseret på deres oprettelsesdato eller datoen for deres seneste opdatering.
- Færdigbehandlede sagsfiler: Autoslettes baseret på deres færdiggørelsesdato eller deres seneste opdatering, alt efter hvad der er senest. Genoprettelse af en slettet sagsfil opdaterer dens ’sidste opdatering’-tidsstempel, hvilket forhindrer, at den straks slettes igen. For eksempel, hvis autosletning er sat til 30 dage, vil en genoprettet sagsfil blive autoslettet 30 dage efter genoprettelsesdatoen, medmindre den opdateres igen.
- Udløbne eller afviste sagsfiler: Autoslettes baseret på datoen for deres seneste opdatering.
- Afventende eller planlagte sagsfiler: Disse filer er aldrig omfattet af automatisk sletning.
I et typisk scenarie kan færdigbehandlede sagsfiler flyttes til papirkurven efter 30 dage og derefter permanent fjernes fra systemet efter yderligere 30 dage.
Konfigurering af automatisk datahåndtering
For at opsætte automatisk sletning af sagsfiler skal du følge disse trin i Penneo-grænsefladen:
- Klik på Konfigurer i venstremenuen, og vælg derefter Virksomhed.
- Rul ned til afsnittet Datahåndtering.
- Aktivér automatisk sletning af data ved at sætte flueben i boksen. Når det er aktiveret, angiv antallet af dage, måneder eller år, efter hvilke færdigbehandlede sagsfiler skal flyttes til papirkurven.
- Aktivér Tøm papirkurven automatisk ved at sætte flueben i boksen. Angiv varigheden, efter hvilken sagsfiler i papirkurven vil blive permanent slettet.
Permanent sletning påvirker sagsfiler én ad gangen baseret på det tidspunkt, de ankom til papirkurven fra arkivet. Det er stadig muligt at slette sagsfiler permanent manuelt fra papirkurven før den planlagte automatiske sletningsdato.
Håndtering af papirkurven
Papirkurven findes i venstremenuen på Penneo-dashboardet. Inde i papirkurven kan brugere se præcis, hvornår hver sagsfil blev slettet. Denne synlighed hjælper med at følge op på opbevaringsperioden, før indstillingen ’Tøm papirkurven automatisk’ udløser permanent fjernelse.