Funktionen automatisk sletning af data hjælper med at overholde lokale GDPR-regler ved automatisk at slette afsluttede klientforhold inden for den valgte tidsperiode. Dette er med til at opretholde struktur og overblik, ved at gemme kunder, som du arbejder aktivt med, under klientforhold og dem, du ikke arbejder med i øjeblikket, i dit arkiv.
Konfigurér dine indstillinger
Administrator(erne) kan opdatere indstillingerne for automatisk sletning under Deaktivering af klientforhold nederst på siden under indstillinger.
Ved at klikke på rullemenuen kan administratoren(erne) vælge opbevaringstiden før automatisk sletning og indstille den automatiske påmindelse før den automatiske sletning. Når du indstiller en tidsperiode for automatisk sletning, f.eks. 5 år, vil systemet automatisk slette dine Deaktiverede arkiverede klientforhold efter denne tidsperiode. Denne indstilling gælder for alle deaktiverede klientforhold på din Penneo KYC-konto.
De indstillinger, du vælger, vil blive anvendt på alle klientforhold, der er blevet deaktiveret i dit arkiv. Denne funktion vil ikke påvirke aktive eller aktive arkiverede klientforhold. Læs mere om, hvordan arkivet fungerer, og de forskellige statusser for klientforhold her.
I Penneo KYC-systemet er standard opbevaringstiden før sletning af data sat til 5 år. Tidsperioderne varierer afhængigt af hvilken branche og hvilket land, men ligger generelt mellem 3 og 10 år.
Påmindelser
Det er muligt at indstille en automatisk brugerdefineret påmindelse før sletning. Dette betyder, at hvis du har et deaktiveret klientforhold d. 1. august 2023, og har din brugerdefinerede påmindelse sat til 1 måned, så vil du få en påmindelse d. 1. Juli 2028. En måned før den bliver slettet permanent.
Den automatiske påmindelse før sletning vil blive sendt via. e-mail og vil informere dig om, at det deaktiverede klientforhold vil blive slettet permanent i henhold til det, du har valgt i påmindelsesindstillinger.
Desuden er der som standard indstillet en 24 timers notifikation, før klientforholdet slettes permanent.
De automatiske påmindelser før sletning vil blive sendt via e-mail og informere dig om de klientforhold, der er ved at blive slettet permanent i henhold til, hvad du har angivet i indstillinger under påmindelser. Desuden er der som standard indstillet en 24 timers påmindelse, før klientforholdet slettes permanent. Det er muligt at se flere detaljer om et deaktiveret klientforhold i KYC-systemet i dit arkiv. Her kan du vælge at genaktivere klientforholdet, hvis du ikke ønsker, at det skal slettes permanent.
Arkiver / Deaktiver et klientforhold i KYC
Hvis et klientforhold er blevet arkiveret, er det muligt enten at gendanne eller deaktivere det. Hvis du vælger at gendanne det, vil det blive flyttet fra arkivet og være synligt under dine klientforhold igen.
Hvis du vælger at deaktivere klientforholdet, vil det automatisk blive slettet inden for den tidsperiode, du har valgt under Indstillinger.
Hvis du vælger at deaktivere klientforholdet, vil du blive præsenteret for en pop-up, der angiver, efter hvor lang tid det automatisk vil blive slettet baseret på dine valgte indstillinger for opbevaringstiden. Det er nødvendigt at vælge deaktiveringsdatoen, før du fortsætter. Den dato, du vælger til at deaktivere klientforholdet, vil starte timeren for automatisk sletning. Så hvis du har indstillet din sletningsperiode til 5 år, og vælger at deaktivere den d. 1 august 2023, vil klientforholdet automatisk blive slettet d. 1 august 2028, 5 år fra den valgte dato.
Alle handlinger, som foretages på klientforholdet i arkivet, vil være synlige i aktivitetsloggen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad kan jeg gøre, hvis jeg har arkiveret et klientforhold og gerne vil fortsætte arbejdet med klienten
Hvis du har et aktivt arkiveret klientforhold, skal du blot gå ind i dit arkiv og vælge den kunde, du gerne vil gendanne, og klikke på "Gendan". Så bliver den flyttet fra dit arkiv til mappen med klientforhold.
Hvis du gerne vil genoptage arbejdet med en deaktiveret arkiveret klient, skal du gå til arkivet og klikke på "Deaktiveret", og derefter finde det klientforhold, du gerne vil genaktivere og klikke på "Genaktiver". Den vil derefter blive flyttet direkte til fanen for klientforhold.
Hvordan sletter jeg et klientforhold før den automatiske sletningsdato?
Hvis du har et klientforhold, som du ønsker at slette, skal du blot klikke på “slet”. Vær opmærksom på, at denne hændelse vil slette kundeforholdet permanent før den valgte opbevaringsdato. Penneo kan ikke hjælpe dig med at gendanne permanent slettet data.