Dette er en funktion, der giver dig mulighed for at angive antallet af dage (eller måneder eller år), hvorefter sagsfilerne automatisk vil blive flyttet til papirkurven.
Denne indstilling gælder for alle sagsfiler i virksomhedens konto, uanset hvilken bruger der har oprettet dem. Derfor kan du med denne funktion etablere politikker på tværs af kontoen for den automatiske sletning af alle sagsfiler i din virksomhedskonto i Penneo. Dette gør det lettere at overholde de juridiske krav, som din virksomhed er underlagt, samt dine interne sikkerhedspolitikker.
Den automatiske sletning vil påvirke sagsfiler én ad gangen, baseret på tidspunktet for deres seneste opdatering:
- Udkast vil blive automatisk slettet baseret på deres oprettelsesdato eller baseret på datoen for deres seneste opdatering.
- Afsluttede sagsfiler vil blive automatisk slettet baseret på deres afslutningsdato eller deres seneste opdatering, alt efter hvad der er senere. Gendannelse af slettede sagsfiler ændrer den seneste opdatering, så de ikke vil blive slettet straks igen, selvom de stadig er underlagt automatisk sletning. Hvis den automatiske sletning er indstillet til 30 dage, vil de gendannede sagsfiler, hvis de ikke længere opdateres, blive automatisk slettet igen 30 dage efter gendannelsen.
- Udløbet eller afviste sagsfiler vil blive automatisk slettet baseret på deres seneste opdatering.
- Afventende eller planlagte sagsfiler vil aldrig blive automatisk slettet.
Selv efter at have aktiveret muligheden for Automatisk databehandling, vil det stadig være muligt at slette sagsfiler manuelt før den dato, der er angivet for automatisk sletning.
Kun administratorerne af din Penneo virksomhedskonto kan aktivere, deaktivere eller redigere indstillingen for automatisk databehandling.
Brugere uden administratorrettigheder kan ikke engang se de virksomhedsomspændende indstillinger (som gælder for alle brugerprofiler, der er relateret til virksomhedskontoen); derfor skal administratorer huske at informere brugerne, når de ændrer indstillinger på kontoniveau for at undgå eventuelle problemer.
- Klik på Konfigurer i menuen til venstre, og vælg derefter Virksomhed.
- Rul ned til sektionen Databehandling. Her kan du aktivere indstillingen for automatisk databehandling ved at sætte flueben i den. Lige nedenunder vil du se muligheden for Automatisk tømning af papirkurv. Du kan aktivere denne mulighed på samme måde (ved at sætte flueben i boksen ved siden af den). Ligesom den automatiske databehandling vil den permanente sletning påvirke sagsfiler én ad gangen - baseret på tidspunktet for deres sletning fra arkivet og ankomsten til papirkurven. Bemærk, at både indstillingen for 'automatisk databehandling' og indstillingen for 'automatisk tømning af papirkurv' er virksomhedsomspændende indstillinger. Derfor er det ekstremt vigtigt, at du informerer dine brugere, hvis du aktiverer eller redigerer disse indstillinger.
- Efter aktivering af indstillingen for automatisk databehandling kan du angive antallet af dage (eller måneder eller år), hvorefter de afsluttede sagsfiler automatisk vil blive flyttet til papirkurven. Hvis du også aktiverer muligheden for Automatisk tømning af papirkurv, kan du angive antallet af dage (eller måneder eller år), hvorefter sagsfilerne i papirkurven vil blive permanent slettet.
I eksemplet nedenfor vil de afsluttede sagsfiler blive flyttet til papirkurven efter 1 måned (30 dage). Derefter, efter endnu en måned, vil de blive permanent fjernet fra papirkurven.
Bemærk, at sagsfiler, der permanent er slettet fra papirkurven, ikke kan gendannes.