Når du sender forsendelser ud, kan du vælge forhåndsdefinerede email-skabeloner i det sidste trin i oprettelsen. Der er tre slags emails som du kan tilpasse Besked til underskriver, Sag afsluttet og Påmindelser. Der er to typer skabeloner i Penneo. Den ene er personlige email-skabeloner, du opretter, disse er kun tilgængelige for dig at vælge imellem, når du opretter forsendelser. Den anden er en virksomheds email-skabeloner, disse er tilgængelige for alle i din virksomhed at vælge imellem, når de sender forsendelser. Virksomhedens email-skabeloner kan kun oprettes af administratorer.

Sådan opretter du en virksomhedsskabelon

Du kan kun oprette en virksomhedsskabelon, hvis du har administratorrettigheder.

1. Klik på Automatiser i menuen til venstre, og derefter på Email skabeloner.
2. Klik på Administrer virksomhedsskabeloner, du er nu blevet sendt til dine virksomhedsindstillinger og fanen Email skabeloner. Du kan også navigere her ved blot at springe det første trin over, klikke på Konfigurer efterfulgt af virksomhed og vælge fanen Email skabeloner.
3. Vælg Opret ny virksomhedsskabelon. Rediger skabelonernes titel, emne og besked efter dine præferencer. Skabelontitlen er, hvad der vises, når du vælger mellem email skabeloner i processen med oprettelse af sager. Bemærk, at underskrivelseslinkene indsættes automatisk under din besked og ikke kan flyttes. Det er muligt at udnytte flettefelter i emnet og beskeden i din skabelon, for at se alle de tilgængelige flettefelter, klik på Fletfeltsinformation.
4. Klik på Opret skabelon, når du er færdig. Du kan altid komme tilbage for at ændre skabelonen. Husk at gemme ændringer, hvis du laver nogen.

Sådan opretter du en personlig skabelon

1. Klik på Automatiser i menuen til venstre, og derefter på Email skabeloner.
2. Klik på Opret ny skabelon. Rediger skabelonernes titel, emne og besked efter dine præferencer. Skabelontitlen er, hvad du vil se, når du vælger mellem email skabeloner i processen med oprettelse af sager. Bemærk, at underskrivelseslinkene indsættes automatisk under din besked og ikke kan flyttes. Det er muligt at udnytte flettefelter i emnet og beskeden i din skabelon, for at se alle de tilgængelige flettefelter, klik på Fletfeltsinformation.
3. Klik på Opret skabelon, når du er færdig. Du kan altid komme tilbage for at ændre skabelonen. Husk at klikke Gem ændringer, hvis du gør det.
4. Du vil nu kunne se skabelonen i din skabelonliste. Desuden kan du let skelne om det er en virksomhedsskabelon eller ej ved at kigge efter en `kuffert´ ved siden af ​​skabelonnavnet. Denne skabelon bør ikke have en kuffert ved siden af. Skabelonen vil også være tilgængelig at vælge imellem, når du opretter en ny sagsfil.