Der er tre forskellige typer af emails der automatisk sendes ud via Penneo.
-
Underskriftsanmodning.
-
Påmindelses e-mails
-
Afsluttende e-mails.
Du kan vælge mellem et sæt standardskabeloner, oprette din egen eller skrive din egen tilpassede besked til dine modtagere for hver forsendelse. I Penneo applikationen er det kun muligt at ændre emailen til den generelle underskriftsanmodningen.
| Hvis du bruger Penneo Web Interface | Hvis du bruger Desktop Applikationen |
Flettefelter
Når du tilpasser dine e-mails, kan du også vælge at tilføje flettefelter. Følgende flettefelter er tilgængelige i Penneo:
- {{recipient.name}} er navnet på underskriveren.
- {{recipient.email}} er underskriverens e-mail.
- {{sender.name}} er navnet på afsenderen.
- {{sender.email}} er e-mailen på afsenderen.
- {{casefile.id}} - hvar forsendelse i Penneo har et unikt case file ID. Dette kan være nyttigt at inkludere, hvis dine underskrivere har problemer og du derfor skal kontakte support.
- {{casefile.navn}} er navnet på forsendelsen.
- {{casefile.expiry}} viser dato og tid, herefter vil forsendelsen ikke længere kunne underskrives.
- {{signer.roles}} viser rollen på underskriveren, der modtager e-mailen. Hvis de har flere roller, adskilles de med et komma.
- {{signers.list}} viser en kommaseparert liste over navnene på alle underskrivere.
- {{documents.list}} er en kommasepareret liste over navnene på alle dokumenter.
Hvis du bruger Penneo Web Interface
Generelle beskeder
I det tredje trin af oprettelsen af sagen, som kaldes Modtagere, skal du klikke på Åbn for at redigere den generelle besked, der går ud til dine underskrivere.
Du kan redigere beskeden og oprette din egen engangs-e-mail eller vælge en skabelon ved at klikke på vælg skabelon. Bemærk, at eventuelle redigeringer, du foretager her, ikke bliver gemt i skabelonen. Hvis du vil oprette en ny e-mail-skabelon, se denne vejledning: Sådan opretter du e-mail-skabeloner.
Når du klikker på Gem og fortsæt, gemmes dine opdateringer, og du går videre til det sidste trin i oprettelsen af din case-file
Forskel i tekst i e-mail
Når du opretter en ny case-file i app.penneo.com, har du mulighed for at differentiere i e-mail-teksten til de forskellige underskrivere. Dette er nyttigt, hvis du for eksempel arbejder med en køber og en sælger. Eller måske har du både interne og eksterne underskrivere, og du skal give dem forskellige oplysninger eller instruktioner.
E-mail-indstillingerne kan findes på siden Modtagere i processen for oprettelse af en ny case-file. Nederst på siden, finder du afsnittet om tilpasning af e-mail. Her kan du ændre den generelle besked, der går ud til alle modtagere, eller du kan vælge at tilføje en ny brugerdefineret besked, hvor du kan tilpasse beskederne til den specifikke modtager.
Bemærk venligst, at forskellig e-mail-tekst for underskrivere er en funktion, der kun er tilgængelig i webversionen af Penneo og ikke desktopversionen.
Vælg de modtagere, der skal modtage denne specifikke besked ved at klikke på Vælg. Vælg de modtagere, de skal modtage denne specifikke besked ved at klikke på Vælg. Enhver modtager, der tilføjes for at modtage en tilpasset besked, vil ikke modtage den generelle besked. Bemærk venligst, at enhver modtager, der er blevet tilføjet til en tilpasset besked, ikke kan tilføjes til en anden tilpasset besked. Der er dog ingen grænse for, hvor mange tilpasset beskeder du kan tilføje.
Din tilpassede besked er nu færdig. Hvis du beslutter dig for, at du ikke længere vil sende en tilpassede besked, kan du fjerne den, og de valgte modtagere af den tilpassede besked vil i stedet få tilsendt den generelle besked. For at fjerne den tilpassede meddelelse, skal du klikke på Fjern besked under den besked, du ønsker at fjerne.
FAQ
Hvad kan jeg gøre, hvis jeg ikke kan tilføje en modtager til min tilpassede besked?
Hvis du ikke kan tilføje en modtager til din tilpassede besked, kan det være, at du ikke har tilføjet dine modtagere/underskrivere endnu. Sørg for, at du har inkluderet modtagerne, og at de er synlige på listen øverst på siden.
Det kan også være, at den specifikke modtager allerede er blevet tilføjet til en tilpasset besked og derfor ikke kan tilføjes til en anden. Gå gennem listen over tilpassede beskeder, og gennemgå de tilføjede modtagere. Når du klikker på X ved siden af modtagerens navn og e-mailadresse, som er blevet tilføjet til den tilpassede besked (som du kan se på skærmbilledet ovenfor), vil de dukke op på listen igen, hvor du nu kan tilføje denne modtager til en anden tilpasset besked.
Hvis du bruger Desktop Applikationen
Efter opsætning af din forsendelse går du til side 2 og her kan du vælge en anden skabelon eller lave din egen tilpassede email til den ene forsendelse du er igang med. Hvis du ønsker at oprette en ny skabelon så kan du tilgå denne guide: Sådan oprettes email skabeloner. I Penneo Applikationen er det kun muligt at ændre i underskriftsanmodningen.
Du kan redigere beskeden, oprette din egen "one-time" email eller vælge en af skabelonerne i menuen. Husk, at ændringerne du laver her ikke vil blive gemt i skabelonerne.