Med Penneo kan I lynhurtigt udsende dokumenter til digital underskrift.
Du kan se denne video-guide eller læse vores nedenstående guide.
- Log ind på Penneo. Klik på den blå knap 'Opret ny' sidebaren i venstre side, eller klik på "Forsendelse" under "Kom i gang" i dashboardet.
- Tilføj nu detaljer til din forsendelse
- Tilføj en titel til din forsendelse
- Vælg dit Signing Flow i drop down menuen. Klik eventuelt på spørgsmålstegnet for at se detaljer om den valgte forsendelsestype som definerer roller og rækkefølge. Se mer her Forstå signeringsflow.
- Vælg hvilken folder forsendelsen skal placeres i.
- Vælg om underskrivere skal kunne se alle dokumenter, eller kun dem de selv skal underskrive. Du kan læse mere om dette her: Hvad kan underskriver se af dokumenter?.
- Vælg dit sprog for forsendelsen, dette ændrer standard e-mails fra Penneo til det valgte sprog. Det sprog du vælger vil have indflydelse på systemsproget, forsendelsessproget, sproget for underskrivere og email-skabelonerne.
- Vælg om sagen indeholder følsomme data, som du kan læse mere om her: Sådan fungerer adgangskontrol i Penneo.
- Valgfrit: Klik 'Avancerede indstillinger' for ar aktivere 'Underskriv dokumenter på mødet'
- Valgfrit: Klik 'Avancerede indstillinger' for at oprette en reference. Dette er mest brugbart til eget brug, hvis man ønsker ekstra overblik over specifikke sager.
- Klik 'Gem & Fortsæt'
- Tilføj nu de PDF filer der skal være i din forsendelse, enten ved at trykke på 'Upload dokument' knappen eller ved at trække og slippe filerne ind i vinduet. Du kan tilføje flere filer på samme tid. Se denne artikel omkring det anbefalede format og filstørrelse: Hvilke filer kan jeg uploade til Penneo?
- Når du tilføjer filen, vil der poppe en lille boks op hvor du kan redigere titel, samt vælge dokumenttypen, bemærk at du altid skal have minimum et dokument som skal underskrives.
Tilføj alle de dokumenter du skal have med i forsendelsen, og justér eventuelt rækkefølgen ved at trække og slippe i filerne efterfølgende.
- Klik på 'Gem og Fortsæt' knap når du har tilføjet alle de dokumenter der skal med i din forsendelse.
- Du skal nu tilføje dine modtagere som skal underskrive. Rollerne bestemmer hvad og hvornår underskriveren kan se og underskrive dokumenterne. Klik på 'Tilføj modtager'.
- Tilføj nu én modtager af gangen ved at indtaste oplysningerne:
- Tilføj Navn
- Tilføj E-mailadresse
- Tilføj På vegne af
- Vælg en rolle på modtageren. De muligheder du har til rådighed, afhænger af den forsendelsestype du har valgt. Du kan tilpasse navnet på rollen ved at klikke af i Tilpas rollenavne, og derefter indtaste det ønskede navn i pop-up boksen.
- Valgfrit: Klik på 'Sikkerhed og privatliv ' for at tilføje adgangskontrol indstillinger.
- Valgfrit: Klik på 'Avancerede indstillinger' for at tilføje Simple Elektroniske Signaturer eller ændre på påmindelsesinterval.
- Valgfrit: Tilføj Kopimodtager, ved at klikke på fanen 'Modtag en Kopi'.
- Valgfrit: Du kan tilpasse e-mailbeskeden til modtagerne. Hvis du vil vide mere om, hvordan du kan ændre de generelle og individuelle meddelelser, som underskriverne modtager, kan du se denne vejledning. Hvis du vil vide mere om e-mailskabeloner, læs mere om hvordan det fungerer her.
- Klik på 'Tilføj Modtager' når du har tilføjet alle de nødvendige oplysninger.
- Klik Gem & fortsæt
- Fortsæt indtil du har tilføjet samtlige modtagere og underskrivere til forsendelsen. Det er ikke muligt at tilføje underskrivere efter at forsendelsen er afsendt.
- Klik 'Gem & Fortsæt'
- Du er nu på sidste trin, og skal gennemse forsendelsen. Gennemse alle detaljer, og bemærk om der er noget der skal rettes. Hvis det skal rettes kan du gå tilbage i processen ved at klikke på de forskellige trin øverst.
- Under konfiguration kan du tilføje Send senere dato og/eller Udløbsdato.
- Bemærk, at en udløbsdato ikke muligvis vises, men den er stadig aktiveret efter udsendelse. Dette er på grund af en standard indstilling, som din virksomhed har valgt i alle forsendelser, og denne indstilling besluttes af din administrator.
- Når du har verificeret at alt er som det skal være, så klik på knappen: 'Send Dokumenter'.
Jeg har problemer med at afsende:
Hvis du har problemer med at afsende, eller der er fejl i din forsendelse vil Penneo markere det med gult. Læs anmærkningerne og gå tilbage i processen for at ændre din forsendelse: