I denne artikel får du en kort introduktion til arkivet og dets mest basale funktioner. Arkivet indeholder alle de forsendelser du har oprettet, underskrevet eller som er blevet delt med dig.
- Dashboardet
- Opfølgning på forsendelser
- Opfølgning på slettede forsendelser
- Opfølgning på KYC
- Opfølgning på webformularer
- Skift dine profilindstillinger
Dashboardet
Du vil se Penneo dashboardet som det første når du logger ind på Penneo.
Ved at klikke på en af kategorierne i Oversigt sektionen vil du kunne se forsendelser med den respektive status.
- Udkast er forsendelser du er begyndt at oprette og besluttet at gemme, men ikke sende afsted. Forsendelser som du har sendt ud, men anvendt funktionen send senere gemmes også her, indtil de automatisk sendes ud i henhold til den besluttede dato og klokkeslæt. Se mere her: Genoptag forsendelse.
- Afventer er forsendelser der er sendt ud til underskrift, men som endnu ikke er underskrevet af alle parter i sagen. Først når alle underskrivere har underskrevet, flyttes det til Afsluttet.
- Afsluttet er forsendelser som er underskrevet af alle underskrivere, og de kan derfor ikke ændres eller redigeres, når deres status er nået så langt.
- Afvist indeholder alle forsendelser der er blevet afvist af mindst én underskriver. Med andre ord, selvom nogle underskrivere har underskrevet, vil forsendelsen ikke blive gennemført på grund af afvisningen. Den eneste måde, statussen på disse sagsfiler kan ændres til afsluttet, er, hvis den underskriver der afviste forsendelsen fjernes fra sagen, eller hvis du giver dem endnu en chance for at underskrive ved at tilbagekalde afvisningen. I øjeblikket gemmes udløbne sagsfiler også under Afvist.
I dashboardet finder du genveje til at oprette en ny forsendelse eller en ny blanket skabelon, samt finder du en list af
- forsendelser der snart udløber - så kan du reagere på dem (f.eks. ved at forlænge udløbsdatoen)
- nylig afsluttede forsendelser
- "Pending signatures" - forsendelser der afventer
- og 'My pending signature', som viser forsendelser, hvor du selv er en af underskrivere. Forsendelser, der venter på din underskrift, vil vises i denne liste.
Opfølgning på forsendelser
Du finder alle dine forsendelser i dit arkiv. For at navigere til dit arkiv skal du klikke på Administrer i menuen i venstre side og derefter på forsendelser. Her vil du se dine hovedmapper. Mappen med en stjerne ved siden af er din standardmappe. Det betyder, at det som standard er den valgte mappe for alle forsendelser du opretter. Du kan også oprette undermapper. Bemærk, at hvis du søger efter en forsendelse eller mappe, skal du være i den mappe, den er placeret i. Med andre ord når søgefunktionen ikke i hele arkivet, kun til din aktuelle visning.
Se mere her: Hvordan man håndterer og følger op på forsendelser.
Hvert Penneo-arkiv er som standard privat og personligt. Det betyder, at du som bruger er den eneste, der kan se dine mapper og sager, indtil de eksplicit deles med andre brugere. Hvis andre brugere på kontoen har brug for adgang, skal du dele mappen med dem.
Ved at klikke på en forsendelsei dit arkiv, vil du kunne gennemgå dens indhold. Her kan du finde underskriverne, deres roller, dokumenterne, hændelsesloggen for forsendelsen, reference, afsendelsesdato, udløbsdato og hvilke sikkerhedsindstillinger du valgte for den specifikke sag. Du kan også redigere forsendelsen, hvis dens status er afventer, se mere her: Sådan ændrer du indstillingerne for en underskriver efter udsendelse.
Opfølgning på slettede forsendelser
Du finder alle dine slettede forsendelser i din papirkurv. For at navigere hertil skal du klikke på Administrer i menuen i venstre side og derefter papirkurven.
Bemærk, at de virksomhedsindstillinger dine administratorer administrerer, muligvis er indstillet til automatisk at slette forsendelser og tømme papirkurven, efter et bestemt tidspunkt er gået.
Vi anbefaler at kontakte din administrator angående virksomhedsindstillinger for at undgå fejl og ulykker i sletningsprocessen.
Se Hvordan sletter jeg forsendelser eller mapper?, hvis du ønsker at slette en forsendelse. På den anden side, hvis du ønsker at gendanne en slettet forsendelse, kan du se Sådan genskaber du en forsendelse fra papirkurven.
Opfølgning på KYC
For at finde KYC-anmodninger*, du selv har sendt ud, skal du klikke på Administrer i menuen til venstre og derefter på KYC.Her finder du afventende og afsluttede KYC-anmodninger.
Hvis du ikke kan se KYC-arkivet, skal din administrator aktivere det på din bruger, se Aktiver visning af KYC arkivet.
*KYC-validering er en betalt funktion i Penneo. Det kræver et abonnement. Kontakt os.
Opfølgning på webformularer
Udfyldte webformularer** gemmes samme sted som forsendelser. I webformens indstillinger, som du kun kan få adgang til, hvis din bruger har adgang til webformularer, kan du under Automatiser og formularskabeloner se hvilken mappe de udfyldte webformularer er gemt i.
Normalt gemmes de i en delt mappe, som flere brugere på din virksomhedskonto har adgang til.
Hvis du mangler adgang til denne mappe, skal du kontakte ejeren af webformularskabelonen.
Bemærk, at du ikke har brug for adgang til webformularer for at bruge dette produkt, så længe du har linket til webformen, du ønsker at bruge, og adgang til den mappe, de er gemt i. På den anden side, hvis du skal redigere webformularen, skal du have adgang. Dette er imidlertid en virksomhedsdækkende funktion, og en adgang til webformularer skal indsendes til support af en administrator på din konto.
Webforms er en betalt funktion i Penneo. Det kræver et abonnement.
Skift dine profilindstillinger
Se mere her: Sådan opdaterer du din profil i Penneo.
Under Konfigurer og Profil finder du dine brugeroplysninger. Her kan du ændre dit navn, email-adresse og sprog i produktet. Hvis du er administrator vil du også kunne ændre dine rettigheder og login-metoder der er tilladt for dig selv.
På den anden fane, Administrer loginoplysninger, kan du opdatere og tilføje nye loginmetoder.
Bemærk, at du kun kan tilføje bestemte login-metoder hvis din administrator har tilladt dem.
Kontakt din administrator, hvis du mangler dit foretrukne login.
Se mere her: Sådan tilføjer/fjerner du loginmetoder for brugere.